浅谈如何在网上报销系统中加强科研事业单位的内部控制

彭生

摘要：2013年轰动一时的段振豪事件，给我国科研经费管理敲响了警钟。在科研活动频繁的当下，既要加强科研事业单位经费管理，又要从容应对海量的财务报销业务，许多单位都采用了网上报销手段。本文基于网上报销系统的特点和科研事业单位内部控制的要求，提出了一系列的有针对性的内控手段和方法，以保障资金使用安全，保证科研事业单位内部控制的有效实施。

关键词：科研事业单位 网上报销 内部控制

事业单位尤其是科研事业单位，经费主要来源于财政拨款资金。如何最大限度的防范经费管理和使用中的风险，用好纳税人的钱，使其夯实我国科研实力，是科研事业单位管理者和财务人员一直探索的问题。

随着我国科学事业的蓬勃发展，国家用于支持的科研经费数额也呈逐年递增态势。2013年轰动一时的段振豪事件，给我国科研经费管理敲响了警钟。在科研活动频繁的当下，如何加强科学事业单位经费管理，从容应对海量的财务报销业务，保证资金使用安全，规范科研课题核算流程，保证科研事业单位内部控制的有效实施，成为本文研究的主题。

一、网上报销较传统手工报销的优点

网上报销系统具有可延展性、可移动性和可交互性的特点。即网上报销系统可根据单位的工作特点和业务需求进行功能扩展和模块外挂；领导审核不再受时空的限制，只要借助于网络平台，就可实现网上审阅；系统间可实现数据共享，信息交互沟通。

网上报销系统与总账、应付、资产模块均有接口，对数据归口规范管理，保证了数据传输的准确性。同时，在网上进行借款报销单填写和领导审核，避免了领导签字在前金额填写在后和伪造领导签字等内控风险。

二、在网上报销系统中加强内部控制的几个方面

在网上报销系统为我们提供高效便捷的工作平台的同时，系统搭建和运行的复杂性，也使内部控制的难度提升、范畴扩大。科研事业单位业务层面内部控制主要包括预算业务控制、收支业务控制、资产控制、合同控制等，这些业务涵盖了科研事业单位主要的经济活动，下面就从以上四方面探讨网上报销系统与内部控制的结合。

（一）预算业务控制

科研事业单位的预算包括基本科研支出预算， 基本运行支出预算，横向课题预算，单位人员支出、政采支出预算等，涵盖单位所有的经济活动。

网上报销系统的预算业务控制主要着眼于预算的执行和查询环节。目前大多数科研单位都实行课题管理。分管课题经费的部门会根据每个课题的任务书将预算数提前录入网上报销系统，该课题的所有借款、报销以及核销金额都将被准确统计，一旦预算总金额超支，系统就会弹出对话框，显示预算总额数和余额不足数。但系统也非一刀切，如果该课题仍有后续来款，则在系统中设定为提示控制；若课题总额固定，不再增减，辄设定强制控制，一旦课题超支便锁定网上审批流程使其无法提请审核。预算总额的提示预警实现了内部控制的事前控制，提示单位领导和科研人员及时发现课题支出超预算情况，建立了预算执行动态监控与反馈报告机制。系统统计的数据可以定期分析预算执行差异，研究、解决预算执行中存在的问题，提出改进措施，协助科研人员和科研单位做好经费管理调配工作。

（二）收支业务控制

收支业务内部控制的前提是所有收支必须全部纳入部门预算范围，统一核算和管理。各项收入应当由财务处统一收取，其他部門和个人未经批准不得办理收款业务。收入账项与网上报销系统相连，报销人可在网上报销系统中查询经费到位情况，如果报销时系统提示余额不足，可以追查收入是否及时入账。这种双重查询保证了资金的安全。

所有往来账在借款时都在网上报销系统录入，核销借款时，报销人从系统中可以准确定位往来款，填写本次核销金额，已核销和未核销金额系统会再次分别统计，未核销的往来款一目了然，无论报销人自查还是财务部门催报催收都有据可查。对于科研单位内部控制来说，加强往来款管理，建立并落实清收制度和责任追究制度，对于有效防范呆坏账具有举足轻重的作用。

领导在进行借款单审批时，网上报销系统可以根据课题当前可用资金余额校验借款金额，如余额不足会自动提示；在报销单审批时，网上报销系统可根据报销单据记录自动计算报销合计，根据报销合计数和核销借款金额自动计算应领款或退款金额。

将网上报销系统与网上银行系统关联，在网上报销系统中，报销人通过模板对个人银行卡和付款单位的相关信息进行批量导入，在网上报销系统实现付款信息的整体提取。如此一来，不仅可以避免假币的收支和手工录入账号的错误率，还可以实现批量化支付，大大提高支付效率。

（三）资产控制

科研单位的所有资产也一并纳入系统统一管理。在网上报销系统中，设置专门的资产管理模块，负责材料设备等固定资产管理。报销人在系统中录入资产信息，提交资产管理部门审核，同时办理资产的验收入库，再由资产部门提交财务部门，财务审核通过后进行资产的转固处理，将资产数据与资产模块进行交互，这样保证了资产与账目的一致性，实现了资产内部控制的要求，也大大减少了财务部门和资产管理部门匹配核对固定资产的工作量。 同时，每名职工名下的固定资产都在系统中登记在册，一旦职工调动、退休，都要在系统中进行资产的清查，完成转移交接手续，方可放行。如此一来，有效防止了国有资产的流失。

（四）合同控制

在网上报销系统中外挂合同管理模块，包含合同录入、审批、查询等功能。科研人员先录入合同名称，收款单位相关信息，合同起止时间，付款明细和条件等基本内容，随后将纸质合同提交财务，财务人员结合纸质合同进行网上审核，着重审核合同总金额、分次付款金额和必要的付款条件，审核通过则在系统中生成唯一的合同编号。科研人员此后无论借款报销凡涉及此合同的，只要在系统中找到该合同编号并进行关联再提交财务审核即可。财务人员、经手人以及课题负责人、每级领导都可以查看合同付款进度，有效避免多付、重付、不按合同付款条件支付的现象发生。

三、针对网上报销特点的内部控制措施

（一）授权代理业务

由于科研人员工作的特殊性，许多借款报销工作常常是委托授权给他人代办，如果未把好内控这道关，很容易出现问题。所以在网上报销系统中，科研人员作为委托人填写授权申请单，指定代理人，在授权范围内为其进行借款报销；委托人对每一条授权信息均可查询代理人执行的单据操作及操作记录信息，委托人也可随时撤销和恢复对代理人的授权。

（二）原始单据的线上线下审核

单纯的网上报销审核，领导只能看见报销人自己填写的报销事由和金额，如果报销事由填写不准确或与事实出入很大，就会给领导的审核判断造成困扰。根据这一特征，网上报销模式借助扫描仪、相机、手机等设备将纸质原始单据进行数字化处理，作为电子附件上传系统；报销系统将网填的借款报销单和电子附件同步提交给领导审批，能够使领导在第一时间审阅原始单据，掌握借款报销实际情况，为领导的审批判断提供最真实的信息参考。

四、网上报销内部控制措施的展望

第一，希望未来能实现网上报销系统与税务发票查验系统的对接，有效规避假发票、阴阳票。第二，通过进一步的程序控制，在网上报销系统中实现一人当月多笔劳务费领取的个人劳务所得税合并计算功能，加强税款收缴的内控管理。

五、结束语

通过网上报销系统的使用，避免了领导干预， 人情审核等内控风险，基本实现了财务制度面前人人平等的内控氛围。但是加强科研事业单位的内部控制，不能仅仅依靠系统控制管理，还需要提升单位负责人，财务人员，科研人员共同的内部控制认识，将人治与系统管控结合起来，使每一笔科研经费都能得到合理合法的使用。

参考文献：

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[2]杨承瑛.浅谈事业单位网上报销[J].行政事业资产与财务，2015

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