浅谈机关事业单位档案管理工作的难点及解决对策

刘丹丹

摘 要：档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。在机关事业单位档案管理工作中，档案管理人员的敬业精神和工作态度、档案管理制度和流程、档案管理的信息化水平是档案管理工作的难点。要解决这些问题，需要提高人员素质，完善制度，加强信息化建设。

关键词：机关事业单位 档案管理 难点 解決对策

中图分类号：G271 文献标识码：A

1、引言

随着中国经济社会的快速发展，档案的价值变得越来越大，用途越来越多，档案管理工作变得愈发重要。然而，在机关事业单位档案管理中还存在一些不可忽视的问题。

2 、机关事业单位档案管理工作的难点

2.1 对档案管理工作的重要性认识不够

个别机关事业单位对档案管理工作不重视，没有安排专职人员负责档案管理工作。有的档案管理人员对档案管理工作缺乏正确认识，忽视档案管理工作的重要性，态度不端正，工作不用心，有的档案该存档的不存档，该保密的不保密，档案没有及时整理、归档、移交，造成了单位档案缺失、不完整的严重后果。

2.2 缺乏规范化的档案管理体系

现阶段，部分机关事业单位的档案管理混乱，缺乏规范的管理体系和管理制度，档案管理工作杂乱散漫，没有制定工作标准，甚至没有进行统一的存档制度。档案管理制度的不完善，使得很多优质资料和数据丢失，严重阻碍了机关事业单位的发展，机关事业单位的信息管理和档案管理存在严重的脱节问题，失去了档案和信息的统一性，更影响了档案的完整性，进而阻碍了机关事业单位跟随时代发展的需要。

2.3 管理人员专业素质不高

一些机关事业单位不重视档案管理人员素质的提升，有的单位甚至运用一些年纪大的、快退休的老同志进行档案管理，认为档案管理是一份无关紧要的工作，还有的单位没有专职的档案管理人员，档案管理工作往往由其他科室的工作人员兼职或代劳，或者有的单位频繁地更换档案管理人员，使得档案管理工作得不到专业的、科学的管理，造成了机关事业单位档案管理工作的混乱瘫痪或者丢失文件等事件发生。

2.4 档案信息化管理程度不高

据统计，我国目前已存在信息档案数据库大约四千余个，其管理也十分成功，但不足之处是内容不够丰富，重复的情况较多，也就是说信息化资源的质量还有待提高。而且，开放性的综合档案资料还不到总量的25%，数量极少。因此，信息化档案管理质量还较低，还有很多空间和资源可以开发。同时，信息化档案管理主要依存计算机技术，检索的效率、速度和精准率都依赖于计算机的检索技术。可是，大多数的机关事业单位虽然引进了档案管理的信息化，可工作人员依旧运用手工检索式的管理模式，不熟悉或不习惯使用信息技术，导致无法运用计算机检索技术来提升检索效率和准确性。

3、机关事业单位档案管理工作的解决对策

3.1 提高对档案管理工作的认知度

在档案管理的过程中，必须认清其职责，提高档案管理的重视程度，建立健全档案管理机制。档案管理人员不仅要更新档案管理知识和技能，还要提高档案管理意识，认真履行职责，不断学习，增强工作技能和工作效率。单位还应通过相关管理部门制定相关的管理规定，有针对性地培训档案管理人员，增强对档案管理的认识和了解，使他们明白自己的职责。

3.2 完善档案管理体制

从实践来看，在机关事业单位中，任何一项工作形成制度后，效率都会有很大提高，档案管理工作也应该形成相应的规章制度。单位应根据自身实际情况，建立健全档案管理制度，并坚持落实制度，切实提高档案管理工作质量。可以想象，机关事业单位只有建立健全档案管理制度，才能把实际工作的方针政策落实到实践中，才能从根本上改变混乱局面，使档案管理质量得到提高。

3.3 加大档案管理资金投入

机关事业单位应根据自身实际，投入资金建设标准规范的档案室，以保证室存档案的安全性，方便档案的存放和查找使用。由于档案管理人员的工作任务较重，工作人员不仅要对档案系统的进行管理，还要对大量的档案信息进行分类和存储。所以，单位应购买先进的技术设备，做这些工作会变得容易得多。此外，档案管理部门还应该投入资金开发一个文件管理软件，通过使用这种专门的软件，提高档案的使用效率，把档案的作用发挥到极致。

3.4 提升档案管理人员的专业技能

现阶段，机关事业单位档案管理工作的最大困难就是工作人员的素质较低，档案管理工作得不到单位重视，档案管理部门不注重新鲜血液的引进，缺少一定的专业性人才。因此，相关部门应该注重档案管理人员专业素质的培养，定期进行专业的培训和学习，提升工作效率，与时俱进。提高其对档案管理工作的认识，提高其对本职工作的重视和热爱，提升计算机技术管理能力以及档案管理工作中的突发事件处理能力，进而提高机关事业单位档案管理的工作效率。

3.5 提高档案管理信息化水平

随着科技的发展，信息化技术已经被人们运用到生活的各个领域中，信息化的使用使人们的工作生活更加便捷，机关事业单位的档案管理工作也不例外。需要注意的是，机关事业单位档案管理工作的信息化建设，要结合自身的工作特点，科学地实施信息化档案管理工作，以数字化的管理方式促进机关事业单位档案管理的高效率。档案管理人员首先要掌握过硬的技术，处理好网站的管理工作，单位相关部门也要做好设备的维护以及网络技术的应用，充分利用先进的信息技术手段，提高档案管理的成效。

4、结束语

总之，随着社会的发展进步，机关事业单位的档案管理观念和制度也急需更新。档案管理过程中，工作人员的专业素养和工作态度，档案管理工作的制度和流程，以及档案管理的信息化水平都是机关事业单位档案管理工作的难点所在。针对以上问题，需要从提高人员素养、完善制度规定以及加强信息化建设等方面来完善。

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