电子成长档案在医院人力资源管理中的应用与创新

张佳佳

(秦皇岛市第一医院 河北 秦皇岛 066000)

电子成长档案在医院人力资源管理中的应用与创新

张佳佳

(秦皇岛市第一医院 河北 秦皇岛 066000)

人力资源对于医院来说是绝对的核心竞争力，因此人事档案作为医院人力资源管理中的一项不可或缺的资源就显得尤为重要。但是现在医院人事档案多为纸质材料，检索、利用人事档案时极不便利，造成工作效率低、准确率难以保证等不良后果。在新医改形势下，建立电子成长档案，提高档案材料的利用率，为医院人力资源的管理与创新打下了夯实的基础。

电子成长档案；人事档案管理；人力资源

在现代残酷的竞争环境中，人力资源在现代医院的战略生存资源中的地位不可替代，与此同时它也是关系到医院能否进一步发展的关键因素。人事档案作为人力资源管理中的最不可或缺的组成部分，将人事档案通过电子信息录入形成电子成长档案，能够让医院更加便捷地获取真实性、可靠性高的材料，以便使用和选拔人才，则变得极为重要。

一、以往医院人事档案管理现状

(一)医院人事档案管理相对落后

随着医院人事管理制度不断改革与创新，医院在使用与选拔人才时在手续上则更加简化、便捷。但是由于现在人事档案的管理方式比较落后，人事档案管理的相关制度既不够完善、更新也不及时，这就很大地束缚了人才合理流动。医院在人事档案管理上面临这一现状，当医院急需一位高级专业技术人员时，却因为其单位人事档案管理制度比较刻板，无法及时转递人事档案，这就导致医院无法对引进的这位高级专业技术人员进行资质审核、核定工资等，这对引进工作来说则带来很大困难，极大限制了人才流动。

(二)医院人事档案存放及保管相对落后

医院人事档案作为一种具有极强的专业性、政治性、机密性的档案材料，单独存放并且由专人保管是不容置疑的[1]。随着医院的规模和人员不断发展与壮大下，相关的档案材料越来越多。面临的挑战就是由于档案管理人员对信息化的认识不足，导致信息化管理水平显得极度缺乏，在档案管理工作中总是依据原有的、古板的思维模式，建档不齐备、不具系统性、工作程序不够严谨。很多档案管理人员从未经过专业化培训，临时兼任就去管理档案，不懂档案归类、入档原则；不熟悉档案如何进行信息化管理，从而导致工作效率低下，人事档案存放及保管相对落后。时常发生档案材料不全，却未及时通知补充等现象，导致档案材料不完整。

(三)医院人事档案管理人员紧缺与素质低下

现在医院普遍面临从事人力资源管理人员短缺这一现象，又由于人事工作琐碎、工作量大，无法安排专人来管理人事档案。医院人事档案管理人员的紧缺直接造成材料无法及时入档，人事档案无法及时更新，医院在选用和提拔人才时不能够获得最新、最可靠的材料。档案管理人员素质低下主要在如下两个方面体现：一是思想不够重视。如果档案管理人员缺乏责任心，就很可能使长期积累下来未及时入档的材料流失；另一方面是文化知识的不足。现在我们所处的社会信息化程度越来越高，电子档案正逐步在某些方面替代手写档案。这就要求从事档案管理的人员必须具有相当的信息化处理能力。“ 未接受过专业培训，缺乏必备的职业素质使档案管理者对于电子档案的整理排序、信息安全保护、计算机病毒防治等缺乏足够的应对能力[2]。”

二、电子成长档案在人力资源管理中的应用与创新

(一)建立电子成长档案

为更便捷的为医院选用和提拔人才提供真实、可靠的材料，实现档案信息化建设，医院根据自己的实际情况为每位在编人员建立电子成长档案(非在编人员档案人事代理，无法考究档案信息，又考虑到人员紧缺、时间紧、任务重等因素暂未完成非在编人员电子成长档案的建立)。电子成长档案主要包括人员基本信息、学历信息、工作经历、获奖情况、科研立项、年度考核、人员调动、职务变动等信息。电子成长档案的建立即方便快速查找人员信息，同时还保证了档案材料保存的永久，使得人事档案的管理系统化、科学化的程度更高。“ 引进或研制出能够适合本院档案管理的信息化管理系统，建立起人事档案的信息存储和检索系统”[3]，从而更好地为人力资源调配服务。

(二)电子成长档案在人力资源管理中的应用与创新

医院建立了电子成长档案后，可以实现人事信息共享，加强了医院各部门之间的联系与合作，有效的提高医院人事档案管理的使用价值，使管理工作更好的进行。对于不同部门开通不同的共享权限，实现资源共享、信息无纸化办公，极大地提高了人事管理效率。在需要更改或添加新的人事档案时，能够节省人工查询相应档案的时间，运用信息化的方式进行检索，在更加便捷同时，同样能够保证人事档案的真实性与时效性。

电子成长档案的建立，在人力资源管理中是一大创新，推翻了原来纸质材料传输、记载，迅速、高效地检索出所需人员信息，这在人力资源管理、人才选拔与任命、信息统计、各科室间信息共享、实现无纸化办公中都是一重大突破，很大程度上提高了人事管理的工作效率。

档案人员也要积极学习，不断提高自己的管理水平与技能，满足医院对档案管理工作的需要，提高医院档案管理工作的质量，以便为医院人力资源提供更好的服务[4-5]。总之，档案信息化建设既是当今社会发展的必然趋势，也对医院发展有着深远的影响。建立电子成长档案，完善在编人员档案电子信息，在医院合理配置人员、开发人才资源，促进医院快速发展等方面起着重要的作用。

[1]孙凤娟.小议医院人事档案管理的现状.中国实用医药，2010，5(22)：258-259.

[2]石青.医院人事档案管理存在的问题与对策.中国医院，2009，(1)：112.

[3]成芳.现阶段高校档案管理工作存在的问题及应对措施.开封教育学院报，2007，(4)：49-50.

[4]李秋霞.试论绩效考核在医院人力资源管理中的运用.企业改革与管理,2014，(10):58-59.

[5]邓俞.基于人事档案在医院人力资源管理中的思路探索.兰台世界,2014，(3):116.

张佳佳(1989.01-)，女，汉族，秦皇岛市第一医院人力资源处。