档案管理信息化建设问题的探讨

周庆涛

(昭通市昭阳区环境卫生监督管理所 云南 昭通 657000)

档案管理信息化建设问题的探讨

周庆涛

(昭通市昭阳区环境卫生监督管理所 云南 昭通 657000)

最近几年，随着科学技术的发展，信息技术已经在当代人们的生活中占据了重要地位，成为现代社会不可或缺的元素。为了方便管理，许多人和事都需要留下档案，传统的纸质档案翻阅不方便，储存时占地太多，因此对档案管理进行信息化建设十分有必要。本文通过调研，发现了当代档案管理信息化建设并不是一帆风顺的，还存在一定的问题，笔者根据自己的理解提出了一些解决问题的思路和方法，希望可以帮助档案管理信息化顺利进行。

档案管理；问题；探讨

一、前言

在我们的日常生活中，许多地方都需要留下档案：孩子出生需要档案、上学的时候需要学籍档案，入党需要留下党员档案，出国需要建立出国档案等等，由此可见，档案是当代社会国家为了在某些方面方便管理的必然产物。传统的档案都是采用的纸质版，记录起来比较方便，但是长期之后档案堆积起来储存不方便，并且想查找一下以前某个人的档案工作量也很大，并且很容易丢失档案。因此，随着社会的发展，档案管理必定向信息化方面发展，档案管理实现信息化后，储存方便，并且要查找某人的档案只需要输入该人的信息，方便快捷，并且档案信息化管理之后极大地降低了档案流失的可能性，可以有效地提升档案为社会服务的效率。

近些年来国家一直在大力推进档案管理信息化建设脚步，希望其可以跟上时代、社会发展的步伐，档案管理部门也在努力工作，积极创新，不断提高档案管理能力。

二、档案管理信息化建设的几个问题

(一)档案管理信息化不只是把资料数字化

档案管理信息化是一个复杂的综合体系，它必须要合理利用现代先进的信息技术，参照国家有关档案管理信息化的政策和法规，大力培养信息技术人才，依托信息网络，把档案资源从纸质化发展到信息化。由此可见，档案管理信息化是一个长期发展的过程，不可能短期就实现，必须稳扎稳打。档案管理信息化是整个档案领域的共同工作，所以从事档案工作的相关人员必须通力合作，目前的档案管理信息化发展势头良好，但也存在一些问题，比如有些人认为档案管理信息化就是档案资料数字化。

我国档案管理信息化工作发展时间还不长，还没有构建科学的理论体系，因此我国的档案管理信息化工作缺乏理论指导，因此有些人就把它误认为是档案资料数字化，只是把他们单位的纸质版档案给变成数字，很多准备工作做的不到位，一味地追求数字化的进度，最后虽然完成了纸质档案的数字化，但是很多数据格式或者标准有问题，无法进行有效共享，只能重新进行数据处理，浪费了大量的时间和精力。

(二)关注档案管理信息化建设的效益

档案管理信息化建设工作的效益不明显，不能通过赚了多少钱等形式直观表现出来，只能在长期的社会实践中体现其巨大的效益。比如档案管理信息化工作可以节约大量的纸质材料，在节约了成本的同时也对环境保护作出了巨大贡献；档案管理信息化可以极大地提高档案工作的效率，大大减轻政府行政部门的工作压力，传统的档案管理方法只会使档案资料越积越多，管理越来越麻烦，根本无法适应现代社会越来越快的发展速度；并且档案管理信息化可以有效保存档案资料，减少档案流失，查找档案方便，可以有效地减少查找错误的发生，极大地提高社会效益。

(三)通过档案管理制度化创新实现档案管理信息化建设

法治社会的许多事情都需要讲究证据，而档案就是“证据”，因此做好档案管理工作至关重要。我国已经形成了一套档案管理体制，包括档案工作应遵循什么样的政策标准，如何增强档案工作的效益，怎样对档案工作评估考核及采取什么样的激励措施。档案管理工作必须分级管理，突出专业档案馆的地位，比如可以按照区域等条件进行划分，一个区域只有一个主档案馆，负责这个区域的所有档案工作，统筹调配，这个区域中还可以设立许多小的档案馆作为主档案馆的分馆，统一受主档案馆的指挥，一些重要的档案统一交由主档案馆进行保管。这样可以集中档案管理权限，有利于管理工作的进行。我国的档案管理体制要进行一场从上而下的改革，改革体制可能会触及到某些单位、个人的利益，国家应该从大局出发，制定相应的政策、法规，确保档案管理体制顺利改革，这样也为档案管理信息化铺平道路。

三、档案管理信息化建设的方法

(一)大力整合档案信息资源

建立档案的目的是为了实现资源共享，方便国家的管理，档案资源从大的方面说它体现了历史社会的发展规律，是社会集体的统一认识，从小的方面说它记录下了人们的生活琐事，体现了个体的发展情况。为了达到档案资源共享的目标，应该有效整合现有的档案资源，通过国家的统一领导，主档案馆和分馆同理合作，合理配置档案资源。做好档案资源的基础性整理和研究性整理，通过有效的措施优化资源配置和结构，通过物理整合、数据整合和应用系统整合构建一个社会平台，在这个平台上共享档案资源，方便社会管理。

(二)更新设备

档案管理信息化已经是不可阻挡的发展趋势，必须尽快完成档案管理信息化，提高社会管理效率，要想实现档案管理信息化，就必须要更新现有设备，因为现在的档案资料大多都是纸质版的，必须购置整套的计算机，还需要与之相对应的软件配置，档案管理工作是为国家的发展提供便利的，国家必须设置专门资金项目来保证档案管理信息化的顺利进行。

(三)引进人才，采用现代化管理方式

现代社会最重要的资源就是人才，但是很多时候人们的认识都有误区，许多人觉得档案管理工作比较简单，对专业素养的要求不高，目前从事档案工作的人员学历普遍不高，专业素质也不高，已经不能满足信息化发展的需要，国家要培养相关方面的人才，保证档案管理信息化工作顺利开展。

四、结语

综上所述，随着社会发展的需要，档案管理信息化已经成为档案工作未来发展的方向，任何人都不能阻挡这个大趋势。国家已经高度重视档案管理信息化工作的发展，目前这项工作仍然存在认识不足，理论指导不完善等问题，国家要及时采取措施调整档案管理信息化进程，保障国家的档案管理效率。

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