礼貌原则在商务信函写作中的应用

雷励

[摘要]随着经贸往来的不断发展，商务信函在商业事务中占据了越来越重要的地位。“礼貌”作为商务信函写作的一个最基本要求，在不同类型的信函中有不同的表现形式。本文通过对商务信函实例的分析，对不同类型商务信函中倾向于使用哪种准则作出分析，并且结合利其的理论，研究礼貌原则在不同商务信函中的运用。

[关键词]商务信函 礼貌原则 语用学

[中图分类号]H315 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）24-0054-02

在目前世界发展的大势下，商务信函变得越来越重要，甚至将会影响到既定的案例或项目是否能够取得成功。如何使一封商业信函得体且有效也成为研究的热门，对此英语语用学中的礼貌理论可以为解决这个问题提供理论基础。

一、商业信函的分类

现代商业活动中，商务信函是公司在日常商业通信中最常用的工具。

斯图尔特，齐默和克拉克（Stewart，Zimmer and Clark.1984）将商务信函按两个标准分类：信函的内容和信函中所给信息的性质。根据第一个标准，最常使用以下商务信函：请求信函，回复请求信函，索赔评价信函，信用和收款信函，销售信函，雇佣类信函和社会商务信函。就第二个标准而言，即，“给出的信息的性质”，根据信函对读者产生的影响，可将商务信件可以细分为四类：好消息，中性消息，坏消息以及说服性信函。好消息和中性消息的信函一起被视为日常信件。日常信件的使用频率远比坏消息信函或说服性信函高得多。因此，本文也将主要集中研究礼貌理论在这类信函中的应用。

二、礼貌原则的内容

格莱斯建议说话应该是有目的的和理性的行为，这是通过合作原则实现的。他认为，发言者应注意以下几个方面：“量的准则”“质的准则”“关系准则”以及“方式准则”，交流应避免表达的模糊，应当简短和有序。一般来说，对话者遵守这些原则以便双方能够顺利沟通，但有的时候不得不打破这些原则。经过一段时间的发展，为了更有礼貌地交际，达到更高的交际目的，从而实现语言的社会功能这一进步的想法催生了礼貌原则的提出。

从社会心理学的角度，利其（Leech.1983）提出了礼貌原则，其中包括六条准则，他的具体描述为：（1）策略准则（Tact Maxim，也叫“得体准则”）：缩小对方的损失，扩大对方的好处；（2）慷慨准则（Generosity Maxim，也叫“宽宏准则”）：缩小自己的益处，扩大自己的损失；（3）称赞准则（Approbation Maxim，也叫“赞扬/赞誉准则”）：缩小对对方的诋毁，扩大对对方的赞扬；（4）谦虚准则（Modesty Maxim，也叫“谦逊准则”）：缩小对自己的赞扬，扩大对自己的诋毁；（5）赞同准则（Agreement Maxim，也叫“一致准则”）：缩小与对方的分歧，扩大与对方的一致；（6）同情准则（Sympathy Maxim）：缩小对对方的厌烦，扩大对对方的同情和好感。

他认为，这些准则并非都同样重要，即不同的文化中會强调不同的准则。例如，根据儒家哲学，在中国的社会中，礼貌的概念主要与谦虚相关，换句话说，谦虚（准则）是中国礼貌的基础也是最重要的元素。利其的礼貌原则是系统化且有影响力的。

三、礼貌原则在商务信函中的应用

礼貌原则中的不同策略在商务交际中起着不同的作用。不同的应用方式可以帮助人们更好地达到商务交际的目的，完成其任务。本章将通过商业交流中的具体例子来分析原则的每个策略准则及其应用，信函实例取自商务信函《2500成功沟通范例》（2003）。

（一）策略准则的应用

人们使用这一原则以使他们的意见能够更容易地被接受，同时不损害任何一方的利益。在现实生活中，策略原则是礼貌的根本，我们请求别人做某事，邀请他人，或者表达一些不同的想法，这些都需要我们更礼貌或战略性地使用语言。示例如下：

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Sincerely yours，

Scarlett Lewis

Credit manager

这封信函的目的是通知收信人付款已逾期，但目的是使对方支付双方在协议中规定的却目前没被支付的分期金额。为了达到这个意图，作者的信函就采取了策略原则，即“缩小对方的损失，扩大对方的好处”。

在本封信函的开篇，写信人感谢收件人之前在他们店内的消费，表明他们珍视双方之间的贸易关系，介绍了当前情况，也清楚地表明贷款已到期，与此同时解释完成支付的最终受益人是收款人自己，并在最后一段表达了希望双方保持良好的贸易关系的愿望。

这封信反映了写信人的严肃性和逻辑性，文字很好地反映其所思所想，整封信的表达平滑且自然。

（二）慷慨准则的应用

…… ……

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I will call you on Tuesday to ask your advices concerning the questionnaire.

Thanks for all your help！

P.s.The coupon is good now！

这封信是一个非常成功的营销手段且可看做是运用了慷慨准则。写信人在信中写道：“这样做，你会让我们知道我们如何能最好地为你服务”，从“你”这个视角表明这种行动对客户和收信人的好处。在告诉客户回答问卷旨在为客户提供更好的服务的同时还附赠一张折扣券，并提醒其折扣优惠券现在正在使用！这些表达都反映了“最大限度地减少对自身的利益，最大化自我成本”的慷慨准则，而合理地利用慷慨准则无疑将有助于商务交际过程中达到写信人的交际目的。

（三）称赞准则的应用

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Besides， as a reward for your suggestion.We would like to give you a preferential movie card to see the films 30% off for half a year.

…… ……

表达赞赏是经常在日常交际中使用的策略。这封信函的目的是表明作者接受收信者的意见。“毫无疑问，这是我很长时间以来见到的最好的想法”作者高度赞赏它。当一个人提出一个想法，他自然需要聽取他人的意见。去信赞美收件人可以让他/她感到兴奋。表达称赞并不仅仅体现用词的礼貌，而且还可以使收信人和听者获得心理上的满足感，从而更好地在接下来表达你的想法。

（四）谦虚准则的应用

…… ……

May I use your name as a reference for a job I hope to get？ I am applying for financial advisor at Garfunkel Industry. Our experience together at SI will be helpful to give me the confidence to apply for this job.

…… ……

Being not only your colleague and your friend for many years.I naturally thought of you as my reference.

…… ……

Thank you either way for being a friend and the son of a large department store owner who hired a poor fisherman years back！

Sincerely yours，

Gwyneth

这封信写信人的目的是请求收信人为她进行推荐。一般来说，这种请求他人帮助自己推荐会比较尴尬。但这封信使用礼貌原则顺利完成了任务。信函开端，作者用词礼貌并提出请求，叙述自己的情况，在结尾处表示感谢。全信反映了写信人的谦虚态度，比如最后一段他自谦自己是“一个可怜的渔夫”对比收件人的身份是“一个大型百货商店所有人的儿子”将自己的身份放低并态度温和，可以给别人更好的印象，并保持彼此之间的良好关系。谦虚准则被解释作“缩小对自己的赞扬，扩大对自己的诋毁”，但这个准则其实某种程度上恰恰反映了人本身的自信。

（五）赞同准则的应用

Dear Robert，

Thank you for your interest in becoming part of Waynes research and development department as an instructor.And， of course I agree that everyone needs a change sometimes. While， although you have good sales and marketing experience， this position requires in-depth knowledge of the specific technology.

…… ……

Again， I really appreciate your interest and hard work all the time in the company， and wish you good luck in all your future.

…… ……

这是一封公司老板给员工的信，信里实际上拒绝了收信人的换职要求。拒绝员工申请新的职位，其实并不容易，因为老板和下属有地位上的差距。在這封信函中，体现了老板使用赞同原则的优越性和灵活性，礼貌地拒绝了收信人申请调换到培训开发部的申请。在信的最前面，作者就感谢和赞赏了员工申请换职的这一举动：“感谢您有兴趣成为韦恩研发部的指导老师”，然后礼貌地引出其不适合这个岗位的原因，这样的处理使得被拒绝时申请者能够更容易接受。在最后，作者仍不忘感谢他的付出并鼓励他继续努力工作。整封信函都能体现上级的尊重、理解和对下属的欣赏，并且给下属留有“面子”，这样使得收信人更好地理解上级的决定，并没有更多感到遗憾的理由。

（六）同情准则的应用

Dear Miss Portman，

We are deeply sorry to hear from your letter that your company is now in an adverse financial situation due to business depression and now badly in need.Regarding our long standing relationship of mutual benefit， we would like to send you a check for the full sum as requested.

…… ……

Wish you very good luck.

在这封信的开头，写信人就向收信人表示同情。“我们深感不安的是，从你的信中了解到，你的公司现在由于商业压力和急需贷款而处于不利的财务状况。”告诉他对收信人的财务困难了解并感到遗憾，在提供了帮助之后并在结尾以“希望你好运”表达了写信人的祝愿，这样运用同情准则的写作手法会使收件人感到非常温暖和安慰。

四、结论

商业信函中的“礼貌”可以促进人们或者说双方的和谐关系，对促进人们的交流起着至关重要的作用。对英语学习者来说，英文的商务信函是一种跨文化交际。而礼貌原则可以帮助我们更好地进行这种交际，那么如何在信函中应用礼貌原则是值得考虑的问题。本文以这六封商务信函为例，分析了礼貌原则在这六封信函中的应用。如何将礼貌原则理论应用到实际交际中，如何将书面表达的差异转化为合理的语言行为，也为跨文化交际的对比研究奠定了基础。希望本文能够为商务信函的写作提供一些灵感，从而使得商务信函在商务交际中发挥更加高效和谐的作用。

【参考文献】

[1]史瑞芬，徐兆菊.涉外商函的写作[J].应用写作，1993

（12）.

[2]伍兹.商务信函：2500成功沟通范例[M].王楚明（译）.上海：上海人民出版社，2003.

[3]Leech，Geoffrey.Principles of Pragmatics[M].New York： Longman，1993.

[4]Leech，G.Principles of Politeness[M].London and New York： Longman，1983.

责任编辑：杨柳