高校官网通知中不规范问题探析

2017-04-13李海燕

宿州学院学报 2017年6期

关键词：附件规范工作

李海燕

宿州学院校办公室，宿州，234000

高校官网通知中不规范问题探析

李海燕

宿州学院校办公室，宿州，234000

为引起高校官网通知制文者的重视，提高高校官网通知的质量，促进高校官网通知工作的规范化，概述了高校官网通知在学校管理中的重要性;结合实例，分析了当前高校官网通知中存在的常见问题：内容表述不准确，格式编排不规范，原则遵守不到位；并指出了出现问题的主要原因：通知制发者专业素养不够，制文者公文意识淡薄，审核者态度有失严谨，校园系统不够健全。最后，就如何规范高校官网通知，提出了建议：一是制发者要不断提升专业素养，二是有关领导和制发者要提高思想认识，三是要建立问责制度，四是要健全校园网络系统。

高等学校；官网通知；规范性问题

高校官网通知汇集了各单位、部门可公布的各类周知性、公布性、转发性信息，是确保学校教育、教学、科研工作顺利开展的重要工具。近年来，高校推行无纸化办公模式，提升管理水平，这对高校官网通知的规范化提出更高的要求。然而，目前高校官网通知中存在不规范问题现象严重，影响通知的有效程度，关涉发文单位的形象。目前学界有关通知写作中不规范问题研究成果颇丰，例如李梅等从标点符号、主送对象、内容模糊、逻辑矛盾等角度实例分析通知写作中易出现的常规性问题[1]319；岳海翔从文种选择、标题拟写，通知发布的载体形式等六个方面阐释通知写作中易出现的专业性问题[2]91，但此类研究大都是从公文的角度论述通知写作中的不规范问题。笔者从党和国家公文法规和约定俗成角度出发，探析高校官网通知中的不规范问题，以期引起官网通知制文者的重视，促进官网通知的规范化。

1 高校官网通知在学校管理中的重要性

1.1 拓展工作平台，提高工作效率

“公文作为一个特殊的媒介，起着上传下达、交流信息、沟通情况的重要作用”[3]，是高校宣传党和国家教育思想、方针、政策，请示、汇报学校工作，指导教学、科研，商洽联系事宜的重要工具。在中央“带头精简会议和文件，勤俭节约，降低行政成本”的形势下，文件印发数量减少、报送范围缩小，在此背景下，高校基于管理工作的需要，高校官网通知被广泛应用，成为高校信息集散的主要平台，与高校行政公文一起，满足了师生及时高效获取信息资源的需求，拓展了高校信息传递和交流的方式。同时，传统公文投递速度慢、周知范围小，不仅存在传递上的不安全，也影响了文件执行的质量和效果，而官网通知的制发具有流程短、速度快、信息含量大、覆盖面广，节省了环节、缩短了距离，提高了工作执行速度与力度。

1.2 公开行政事务，提升服务水平

高校官网通知包含了教学科研活动、学生管理工作、人事安排、工资福利、财务管理、项目招标、重大事项决策以及各项管理规章制度等，涉面广、层次深，教职员工可以随时了解和关注学校每一项决策制定、制度出台过程以及各项工作进展情况，拓宽了学校政务公开的形式，提升了学校工作透明度，使学校的各项工作都能充分接受师生员工的监督，广泛听取他们的意见、建议，切实有效地解决学校管理过程中存在和可能出现的问题，使学校发展与师生需求相契合，从而提高管理和决策的科学性，促进高校民主管理的进程。

1.3 实现资源共享，推动部门协作

高校管理工作包括行政管理和教学管理，行政部门之间、教学单位之间以及行政部门与教学单位之间办公独立，交流少，协作性差。为了改变这种工作方式，高校通过内部局域网采用网络互联建立有效的信息发布平台，以制发通知的形式开发、集成、处理信息，解决了以往信息收集、处理和发布过程相分割的问题，实现资源共享。一方面资源共享为师生员工提供各类教育教学信息，满足了师生员工的需求，提高了师生的生活质量；另一方面资源共享增进了单位、部门之间的相互了解，避免单位、部门之间的工作重复，推动了高效率协作和协同工作，提高了学校的科学决策水平和办事效率，从而提高办学质量。

2 高校官网通知中的不规范问题

高校官网通知除部分是已印发公文的网络发布外，大都无发文机关标识、无发文字号、无需加盖公章、无印发日期等内容，在体式上与正式印发的通知公文有所不同。“对通知的写作,党和国家公文法规中有明确的规定,要按规定去办;尚无明确规定的问题,应坚持约定俗成去办,不可随心所欲。”[4]由于没有关于网络通知制发的明确法规，各高校官网通知制发中都存在不规范的问题，主要表现为以下几方面。

2.1 内容表述不准确

2.1.1 标题表述不正确

通知标题三要素为发文机关、事由、文种，如《××学院关于召开全校教职工大会的通知》,也可以省略发文机关,《关于召开全校教职工大会的通知》。事由是通知标题的核心，准确概括通知的主要内容[2]91，便于读者看标题知内容。常见标题表述错误有成分残缺，如《××学院关于开展评选表彰优秀教师和优秀教育工作者的通知》,动词“开展”后面缺少宾语“活动”；搭配不当，如《关于强化党风廉政建设责任制有关规定的试行办法》,动词“强化”与宾语“有关规定”搭配不当。

2.1.2 附件与正文不一致

官网通知的附件是通知的一部分，一般以超链接形式附带，需要阅读者下载阅读[5]。附件的这种“隐含”性是制作者最易忽视的部分。如某高校官网上一则关于全国大学生英语竞赛初赛获奖名单公示。全国大学生英语竞赛在相关高校举行初赛，省组委会举办决赛，共分四个比赛项目，四级奖项(特等奖、一等奖、二等奖、三等奖)，初赛评出二三等奖，决赛评出特等奖和一等奖。但下载通知附件后发现，初赛获奖名单的通知附件中包含了一等奖的获奖者，从比赛赛制可知，一等奖应由决赛选出。

2.1.3 错字、漏字

“准确性是公文语言的性命，是公文语体修辞最基本、最重要的要求和特点。”[6]高校官网通知常常出现错字、漏字现象，如一则开学领取教材的通知“现场确认领取教材的名单，指派的学生请听从现场工人员的安排……”应是“听从现场工作人员的安排”，少了一个“作”字；“在新学期，后勤集团将再接再厉，做好全校后勤服务保障工作，不孚全校师生员工的期望”这则通知中，“负”错写为“孚”，文意由“达到大家对自己的期望，使大家的希望得以实现”变为“没有达到大家的期望，使别人对自己的希望落空”，一字之差文意却差之千里，甚至相悖。

2.2 格式编排不规范

2.2.1 标点符号使用不规范

标点符号使用不当在官网通知中也很常见。如一则印发多个规章制度的通知，其正文为“《××学院会议、培训、活动经费管理办法(试行)》、《××学院政府采购管理办法》等规章制度经校党委会审议，予以下发，请认真贯彻执行”，其中，错处一：文件标题中用了顿号，而公文规范要求标题不用标点符号，故“××学院会议、培训、活动经费管理办法(试行)”中的顿号应当改为空一格；错处二：两个书名号之间用了顿号，按照公文规范两书名号之间一般不用标点符号。若是书名号后有(校字〔2017〕××号)说明，则需加标点符号，且发文字号中的年份必须用六角括号“〔〕”括入。此外主送机关、附件后应当用全角冒号等。

2.2.2 附件说明形式不规范

“附件说明”是附件在正文之后的目录呈现形式，标准形式为正文最后下空一行左空2格标注“附件”，以冒号跟附件标题。若附件较多，用阿拉伯数字加圆点依序而列。在高校官网通知中，有关附件格式错误的问题大体为以下几种。

一是附件位于成文日期之后。

××××××

×年×月×日

附件：××××××××××

二是多个附件标识。

附件1：××××××××××

附件2：××××××××××

三是附件名称用标点符号。

附件: 1.《××××××××××》

2.《××××××××××》

四是附件后加标点符号。

附件：1.××××××××××。

2.××××××××××。

2.2.3 成文日期书写不规范

成文日期中的数字均用阿拉伯数字，其中年份标全称，月、日无虚位(即1不编为01)[7]，如2016年9月10日。常见的成文日期错误格式有汉子格式“二O一六年九月十日”、用阿拉伯数字“0”代替“O”的“二0一六年九月十日”、汉子数码大小写杂糅的“二零一六年九月十日”、夹杂拼音或英文写法的“二O一六年九月十日”、数字简写“2016.09.10”“2016/9/10”“2016-9-10”等，这类夹杂数字、拼音、英文、汉字的表达方式都是不规范的。

2.3 原则遵守不到位

2.3.1 发布不及时

通知是一种讲究快速灵活的公文文种，在具体时间内及时被传达给收文者是快速完成工作的前提[8]。尤其是突发性的、全国范围类的、不及时执行影响工作，要求收文机关及时发布通知，布置工作任务，传达相关要求。未能及时转发并布置工作，不仅使上级文件精神不能及时落实，更会影响学校以及全体教职工的利益。如转发申报各类项目，参加国家级、省级各类比赛的通知，或以单位名义申报各类荣誉称号，如申报省级文明单位等，因未能及时转发通知并布置工作，缩短了准备申报材料的时间，影响了材料的丰富性和完备性，以致实际条件优渥却未评选上，影响了学校和教职工本人的荣誉。

2.3.2 行文不简洁

用词是否凝练，行文是否简洁，决定通知的质量和效力[9]。通知的正文部分一般由“为什么”“做什么”“怎么做”三部分构成。“为什么”即通知发布的原因，要简明扼要，让阅读者一目了然，不可赘述。但在高校官网通知中常常出现“橡皮图章语言”(即可以普遍套用的语言)，如“在……大力支持下”“在……领导下”“在……亲切关怀下”等，中间语句冗长，以至于一则通知读到三分之二处还不知通知的行文宗旨。

2.3.3 一文多事不确切

一文多事即一则通知包含多项内容，既便于一次了解多条信息，又体现了学校工作的条理性、统筹性。如高校暑期留校学生的管理服务工作涉及到宿舍、教室、图书馆、食堂、澡堂等方面，若有关部门对涉及本部门的相关工作分别发布通知，则过于繁多，缺乏统筹，应采用一文多事，汇总各部门的工作，从学校层面发布一则通知即可。但并非所有通知均可采用一文多事式，如关于做好省高校自然科学研究项目和人文社科研究项目申报工作的通知，虽同为项目申报工作且隶属于同一部门，但两个项目的申报对象不同，具体内容不同，易容易造成混乱，适宜分开发布。

3 高校官网通知不规范问题的原因与对策

3.1 高校官网通知不规范问题的原因

通过对部分高校官网上电子公文与通知的调查分析可以看出，电子公文的制发基本能够遵循国家、学校有关公文处理规定，比较规范；而同样用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项的官网通知，在制发中则常出现不规范问题，其原因主要有以下几方面：一是通知制发者专业素养不够。与高校行政各部门设置专人审核、制发部门公文不同的是，高校官网通知的制作者可以是行政部门任何工作人员，其中非文科专业工作人员较多，且大多没有经过公文印制、处理工作的专业学习和系统培训，仅依靠工作中接触的相关知识支撑官网通知制发工作的运行，对有关公文处理办法等理论知识了解不透彻，运用不熟练。二是制文者公文意识淡薄。部分高校官网通知的制发者往往也是本单位、本部门的公文制作者，他们有完备的理论知识、娴熟的操作技巧以及超强的责任意识，在公文印制工作中很少出现以上所说官网通知中的失误。然而，在工作流程上比通知公文制发要简单的官网通知中总是出现如此之多的失误，因为他们没有认识到官网通知的重要性，没有从公文制作的高度来严格要求自己，制作时散漫、随意。三是审核者态度有失严谨。官网通知一般要经过本部门领导、相关部门如校办公室或校网络信息中心的审核。部门领导对下属过于信任，审核不严，审核部门不讲原则、监管不力，未能按照有关要求管理、指导、督查官网通知工作，影响了通知在官网的最后呈现。四是校园系统不够健全。在社会信息化、教育信息化的要求之下，校园网络运用更加广泛，对校园网络的要求也更高，但由于校园网络系统技术选择问题，导致官网上通知制发者严格按照文件规定制作、审核的通知还是存在一些问题。

3.2 高校官网通知不规范问题的对策

针对高校官网通知中出现不规范问题的原因，如何从根本上解决，以提高高校官网通知的质量，可以从以下几个方面加以改进。

3.2.1 提升专业素养

提高官网通知制发者的专业素养是规范高校官网通知的首要前提，其有效途径有：一是业务培训。鼓励行政人员参加各类文秘工作培训，积极开展本校文秘工作相关培训；同时，考虑到高校官网通知制发者可为行政部门所有工作人员的复杂性，通过校外培训，校内培训，分类、分批培训，实现通知制发者培训工作的全面性。二是主动学习。通知制发者要提高学习的主动性和积极性，钻研专业知识，善于提出问题，敢于打破惯例，乐于提高能力，以高水平的专业素养提高高校官网通知的质量。

3.2.2 提高思想认识

各级领导、官网通知制发者要提高认识，以制发公文的严肃性规范官网通知的制发，增强严格按照规定制发官网通知的自觉性，避免随意散漫，通过及时检查、定期检查把好三道关，即内容表述是否准确、格式编排是否规范、原则遵守是否到位等，不断提高官网通知的质量。

3.2.3 建立问责制度

规范官网通知制发程序，明确各级权责，以“谁制文，谁负责；谁审核，谁负责”的原则，全面落实高校官网通知工作的问责制度。部门领导审核通知时，如发现问题要严格追究制文者的责任；审核部门审查通知时，如发现问题要严格追究部门负责人的责任；阅读者阅读通知时，如发现问题要严格追究审核部门的责任。通过多级审核、层层落实，以问责加强高校官网通知制发的监督，以问责提高高校官网通知的质量。

3.2.4 健全校园网络系统

审核部门要及时向校园网络监管部门反映制发官网通知工作中折射出的校园网络系统不完善问题，学校网络系统主管部门要及时处理，在相互交流中不断健全和优化学校网络系统，为高校官网通知制发者提供一个良好的软硬件基础，避免因系统不健全导致工作失误。

4 结语

网络与通讯技术的发展，校园网使用规模的扩大，提高了学校对教学、科研、管理等各项工作的要求。高校官网通知中出现的不规范问题，严重降低了高校官网通知的质量和效能，制约了教育信息化。规范高校官网通知的制发工作是一项新的课题，学校要充分认识高校官网通知的重要性，制发者要提升文字水平，增强系统操作技能，从而提高官网通知质量，促进高校官网通知规范化发展。

[1]李梅，吕燕．“通知”写作中常见的几种病误[J]．赤子，2014(2)：319

[2]岳海翔．通知写作的几个问题[J]．新闻与写作，2016(4)：91-93

[3]曹弋，童劲武.高校内部公文容易出现的错误及写作技巧[J].郧阳师范高等专科学校学报，2008(6)：94-95

[4]张宝忠．通知写作中常见病武例析[J]．秘书之友，1994(9):25-26

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[6]黎运汉，盛永生．汉语语体修辞[M]．广州：暨南大学出版社，2009：78

[7]郭建利．写好通知是秘书写作的基本功：评析两份错误百出的通知[J]．公文写作，2013(7)：17-18

[8]方国雄．公文的效率要求[J]．档案学通讯，2001(6)：43-45

[9]郝全梅，李小萍．公文写作应加强语言知识[J]．档案学通讯，2006(6)：44-47

(责任编辑：胡永近)

10.3969/j.issn.1673-2006.2017.06.012

2017-02-17