数字时代医院档案管理系统建设研究

张琰

[摘 要]随着我国信息技术的持续快速发展，数字时代早已悄然而临，数字技术深入到各产业行业中。数字时代在改变民众生活的同时，对我国的医疗卫生领域也相应起到了变革作用。而医院档案管理涉及庞大的数据支撑，与数字时代的发展相辅相成。数字时代进一步推动了我国卫生医疗系统建设中所树立的数据和服务理念，并且从形式上，改变了以往对卫生医疗系统管理的判定标准，特别是为医院档案管理加入了更多的元素。

[关键词]数字时代；医院；档案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.109

[中图分类号]R197.3 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）06-0-02

0 引 言

随着社会的发展与进步，当前国内医院的业务、服务、管理水平均较以往有了明显提高，由此也就对档案管理工作提出了全新的标准与更高的要求，医院档案管理应当确保其信息化发展水平与医院发展相适应。本文结合国内医院档案管理现状，对当前存在的档案管理问题进行梳理和分析，针对数字时代医院档案管理存在的问题提出相关的建设策略，旨在为国内医疗与卫生工作的改进提供一定参考。

1 我国医院档案管理系统现状

随着我国社会经济的整体发展，国内医院的档案管理工作有了明显的进步。现阶段，国内医院档案管理更加强调将数字时代中的信息化建设作为医院档案管理的新起点，这也进一步体现了网络技术的发展对于促进档案管理服务的关键作用。毋庸置疑，医院档案管理的数字化发展与建设，是其整体工作与实现全方位系统建设的重要构成，更是医院在开展各项工作中，尤其是管理工作的占据重要地位的环节，数字化的管理系统建设已然被证明是现代医院管理改革和发展的必然趋势。

随着信息技术在人们生活中地位的日益凸显，以及我国档案管理事业的快速发展，对医院应用数字化的信息管理也带来了一定的挑战。通过数字化、信息化技术的辅助管理、创设多类型综合的档案数据库，以及利用网络技术实现档案资源的信息共享，能够更加高效地将医院档案室那些丰富的材料进行快速的传播和共享，最终达到更好地服务社会、服务管理、服务患者的目的。

尽管数字化的档案可以极大地弥补传统中纸质档案安全性不高、存取过程繁琐、不便保存等问题，然而也因为数字化电子档案有其介质性，仍然存在不少问题需要解决。

2 我国医院档案管理系统存在的问题

2.1 依赖性

数字时代电子档案必须依赖管理系统（管理系统包括了硬件、操作系统及应用软件等），才能让电子档案发挥作用。不难发现，电子档案从制作、处理，到后面的归档等一系列的管理行为都需要通过管理系统方可实现。一旦远离了计算机，电子档案便无法被识读，也不能对电子档案施以其他影响，失去了管理行为。

2.2 分离性

电子档案的储存位置并非固定，而是处理时刻变化状态的，利用信息网络，在各计算机间完成资料的传递，也能够在各个载体间实现复制，因而内容和信号形态不会发生改变。

2.3 可变性

数字管理系统中由于档案信息的独立性，还有系统自身所具备的功能，可以将档案信息轻易增删、处理、编辑，而在更改档案后所生成的新档案很难会被发现更改的痕迹。并且，数字管理系统中的一些静态文档往往都会被动态文档所替代，后者的数据也就会被持续地更新，从而反映最新的情况。一旦电子档案没有进行备份，数据如果被人为修改，那么档案就很可能荡然无存，且不容易被恢复，医院数字档案的载体材料也存在不稳定性特点。

3 加强医院档案管理系统建设策略

3.1 完善系统服务

首先，当前国内医院档案管理服务工作必须建立完善的管理内部网，如此，工作人员在通过平台来制作医院网页的同时，可以在各个方面对医院的数据信息进行全面的收集与汇总，进而打造完善的数字时代档案管理系统。这样一来，就能够保证大众和患者能够通过信息网络来完成对档案资源的检索，获得更高水平的服务。

其次，建立电子档案的信息数据库可较好地集合医院不同科室所需归档的档案，且数据中心中的电子档案信息查询与服务功能，也很好地保证了医院信息的透明，电子档案的集合、整理，让各个部门能够很好地实现对电子档案资源的共享，防止发生不同科室之间在建立其自身档案管理系统时出现的不兼容或无法扩展的问题。电子档案信息数据库的建立可以持续补充档案信息的资源，全面提高电子档案的应用效率。

最后，面对巨大的信息资源，医院档案管理功能都无法将所有的电子信息一一整理、汇总、处理及应用。因此，医院档案管理系统一定要彻底破除传统管理中办公资源、情报资源及档案资源相互分离的问题，全面建立一个完善的医院档案管理系统，真正意义上达到对信息资源的统一管理，发挥出对整体信息资源进行整合的作用，这是医院档案管理朝向科学化发展的先决条件。

3.2 服务路径的完善

不可否认，在很大程度上，既往的医院档案管理更大作用是为患者提供或保存初始档案文件，抑或是通过加工对档案进行汇编，但没有对档案进行深度的加工。完善服务路径就是需要对电子档案的资源进行深度的分析与处理，最大限度上给患者和大众带来更加全面的资源。因此，医院在日常事务的运行中，就有必要更加关注收集、整理部分医患事故档案，分析事故产生的过程，最终总结经验，为医院运行提供决策意见。

按照医院管理工作中普遍存在的混乱和交错的局面，医院的档案管理服务更需要更加主动地去应用数字技术，对不同科室的档案管理系统均展开数字化建设，让大众能够在系统中输入想要查询的内容，并轻松地查到想到得到的相关信息资源。與此同时，对数字档案也可以采取用户授权的管理方式，用户可针对自身权限对医院档案资源展开访问，并能够把即时所需的电子档案打印出来，真正获得高效、快捷的服务 。

3.3 源头管理

现阶段，提供丰富的档案服务是医院电子档案开发的重要原因，换言之，档案管理人员决不可追求表面工作，而是需要按照用户的现实所需，紧握重点，找出突破点。具体来说，在为患者和大众提供公益性服务的基础上，不断加大医院数字化建设，同时也要让档案管理系统紧跟其上，全力在档案的分类、流程、网建及改革等环节上实现真正的突破，从而让医院实现经济效益与社会效益的双赢。

近些年，我国大多数医院档案管理的数字化发展已获得了不俗的成绩，但也留有些许的问题要解决。对此，医院行政管理部门就需要强化自动化办公系统和电子档案管理系统的一体化建设，让每个环节所产生的档案资料都可以准确、迅速、安全地存储在档案信息管理系统中。积极加强和规范档案管理的归类流程，保证那些有价值的信息顺利归档。

3.4 强化物质保障

在医院电子档案的开发与应用阶段，相对的物质保障是必不可少的。一旦没有稳定的物质保障支撑，就无法实现电子档案中的技术开发工作。所以，电子档案的开发环境同样是数字时代加强医院电子档案管理系统建设的关键条件，医院不仅要积极地运用现代化的数字技术，更应当做好人力资源管理、物质资源支撑以及技术资源保障的相关工作，只有这样，方可保证医院档案系统建设的有效性。

4 结 语

当前，伴随着我国信息化建设发展的持续深入，人民的生产生活方式均发生了极大的变化。对医院档案管理服务而言，数字技术的不断更新发展，对既往的医院档案管理的理论和手段都形成了深远的影响，也给档案管理工作带来了全新的机遇与挑战。管理部门应当切实针对社会发展的客观需求，以服务创新和技术创新为理念，为医院档案的数字化建设夯实基础，同时，工作人员也需要在工作中不断地创新思想、改变观念，勇于破除传统，实现自我超越。

主要参考文献

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