完善企业信息管理工作的有益探索

冷缘

[摘 要]现代企业为了提高经济效益，往往会在企业管理方面进行努力，通过企业管理的办法来增强企业运作效率，优化资本结构等。但进行企业管理有一个前提，那就是拥有足够的信息数据，因此，信息管理成为了现代企业生存的不二“法门”。本文根据笔者对企业信息管理工作的调查，总结出了其存在的问题，并给出了解决措施，希望可以对企业改进管理工作有益。

[关键词]信息数据；企业管理；制度改进

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.038

[中图分类号]F270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）06-00-02

21世纪是一个信息和经济大爆炸的时代，现代企业要想在社会的激流中奋勇向前，务必要将这两项融入企业，所以，企业信息管理系统应运而生。企业要想可持续发展，就必须拥有先进且完善的管理系统，提高管理水平，有效解决企业运行的各种问题，使企业良性发展。本文结合多方经验总结了当前企业信息管理系统所存在的问题，并提出了诸多技术方面以及管理方面的建议，希望可以为企业完善管理系统，提高竞争力提供帮助。

1 企业管理系统构建中存在的问题

1.1 重技术，轻管理，忽视人的因素

企业信息管理系统集管理科学、信息科学、系统科学、计算机科学等众多专业知识于一体，需要多种知识一起配合。但是许多当前企业片面的理解管理系统，认为主要是电脑技术与软件在发挥作用，人只负责操作就可以，其实不然，纵然在现在科技如此发达的社会，人依然发挥着主导作用。如果没有人经过科学、严谨的分析设计，就不会有完善的系统；如果没有人对初始数据进行收集和录入，系统则无法发挥作用；如果人與软件不能协调配合，再好的软件也徒劳无功；所以，在企业管理信息系统中也一定要切记“以人为本”。

1.2 企业未考虑人和软件的相互适应，对安全软件的应用效果也不理想

开发一个管理系统需要的是系统分析、系统设计、系统运行、系统评价。在确定这个管理系统可以有效提高企业运行效率之后，才开始逐渐置换。但是有不少企业，没有进行认真的系统分析和设计，高价购买新的系统并且大批购买计算机；在购买回来之后又不按照科学方法进行置换，理论上应该是先进行试点替换，在各个部门先换上一台新机器，运行无误之后，再大批置换。但是好多企业在购买回来之后直接进行置换，导致企业员工适应不了新机器，不仅达不到既定的管理目标，甚至可能会减少经济效益。

1.3 企业未意识到提高管理人员综合素质的重要性

一个企业经营的成败在于人，一套管理系统好坏的关键是人，企业管理工作好坏的评价，主要是依据管理信息系统的效果以及它对企业的生存与发展所起的作用。事实证明，凡是信息化效果显著的单位，其主要特点是领导班子及职工队伍素质好。当前企业管理工作所存在的问题就是管理人员的综合素质较低。作为信息系统的管理者，除了具备较强的电脑技术以及对设备的操作能力，还需要有科学的管理方法，只有具备综合素质的管理者，才可以充分组织人与人，人与设备协调配合，共创利益。

2 新时期完善企业管理系统的策略

2.1 建立协同办公系统，提高工作效率

随着经济全球化的推进，与全球市场的形成，经济领域变得越来越复杂，传统的低效率办公手已经无法满足人们的需要了，人们需要更高效的办公手段。建立协同办公系统就是一种可以提高办公效率的办法。协同办公系统与传统办公手段相比，不仅成本低、效率高、保密性强，而且实现了无纸化办公，解决了传统办公手段对纸张浪费严重的问题。企业可以通过建立协同办公系统来辅助开展信息管理工作，将所有的信息建立档案，储存在公司的数据库内，以便于及时查询。

2.2 有效利用数据，提高经济效益

现代的企业经营管理理论认为信息是一种重要的资源，如果能仔细研究信息，就能为公司的发展指明方向，这是企业进行信息管理的理论依据。因此，企业要想做大做强，只收集数据是不够的，还得将收集起来的数据进行分析处理，找出企业在管理方式上的缺陷，并对企业的运营方式进行优化，如通过对人力资源数据的分析，进行人事调整，把合适的人安排在合适的岗位上，并进行“精兵简政”，辞退冗余员工。企业还可以对本季度的盈亏数据进行分析，为企业下一季度的商业活动提供参考。

2.3 企业领导必须高度重视信息管理工作

对企业来说，最重要的资源有两种，一是资金和技术，二是信息和时间，企业的发展需要大量的资金支持，而信息则使企业掌握先机，在市场竞争中占据优势。除此之外，企业制定经营战略需要大量的数据支持，如果没有相关的数据支持，企业掌握的信息不到位，就会做出错误的判断，导致企业蒙受巨大的损失，就像《三国演义》中，有个著名的故事是空城计，司马懿不知道城内具体情况，被诸葛亮用空城计戏弄，错失良机。因此，企业的管理者必须投入足够的精力和资金来开展信息管理工作。

2.4 信息管理工作由企业综合管理部门负责

时至今日，信息管理工作能够为企业创造经济效益并规避风险，这已经成为众多企业管理者的共识。许多企业都开始了创建信息管理工作的探索，在这一过程中，固然有成功的例子，但更多的却是不成功的尝试，例如某家企业在建立信息管理工作时，发现了这样一个问题：各个部门上交的数据不一致。为了解决这个问题，企业需要为信息管理工作设立一个部门，这个部门的主要职责是综合管理信息管理工作的各项事务，统合各类数据，为企业的各项决策提供数据支持。

2.5 了解市场需求，收集各类信息

自从建立社会主义市场经济以来，市场这只“看不见的手”一直影响着企业的生产经营活动，许多企业都通过市场规律来调节生产，达到盈利的目的，但“常在河边走，哪有不湿鞋”，市场的盲目性、滞后性会让企业管理者“湿鞋”，导致遭受巨大的损失。因此，为了规避风险，及时收集市场信息，了解市场需求就显得非常有必要了。企业在收集市场信息时，不能局限于市场需求这一类的信息，该行业的发展状况、与该行业相关的技术发明、国家的政策方针等都需要收集，收集起来的数据要注意及时更新。

2.6 制定完善的各项信息管理制度

国无法不治，企业同样如此，为了保障信息管理工作可以顺利进行，企业有必要为信息管理工作制定各种规章制度，这项制度应该满足以下特点。一是要具有强制性，为了确保可以收集到各项信息，这项制度必须要有强制性。二是要有奖励与惩罚制度，对上交的数据进行评比，上交数据内容齐全、正确的部门，企业应予以奖励，而对于敷衍了事的部门，企业要进行惩罚。三要有复查检验机制，对于收集上来的信息要进行核查，排除错误信息。四要有统计整合机制，将收集的数据进行整理，对上一阶段企业的运行情况进行评价，并为企业这一阶段的运行提出建议。

2.7 加强各类人员的培训，提高管理人员的业务素质

虽然说现在科技发达，可以实现无纸化办公，但要想实现“无人化”办公，还有很长的一段路要走，电脑在短时间内还不能代替人类去思考和工作，因此，为了能高效的收集、整合各类信息，企业对员工进行培训，让员工接受系统的学习，提高员工的专业素质是非常有必要的。除此之外，企业对员工的培训还是一举多得的事情。企业对员工进行培训，既可以提升员工的能力，实现员工价值的“增值”，又可以高效的处理企业的事务，并为企业司创造更多的价值。

2.8 加强思想教育和宣传工作

企业的信息管理工作经常会出现各种问题，例如数据相互矛盾、关键信息缺漏、数据整合过程不规范等，造成这些问题，一方面是员工专业素质差，没有接受相应训练的原因，另一方面则是员工没有认识到信息管理工作的重要性，工作态度不认真造成的。因此，企业要对员工开展思想教育工作，让员工认识信息管理工作的重要性，同时要给员工“灌输”危机意识，要让员工意识到自己的命运与企业命运息息相关，企业经营不善、自己也会面临失业的危险。要培养员工的责任心，通过制定相关的福利制度，让员工感到企业对自己的关怀，加强宣传工作，激发员工的主人翁精神。

3 完善企业管理系统的重要意义

管理系统集合人的智慧与计算机的先进技术，企业运用管理系统进行资源管理，首先，节省了人力、物力资源，为企业节约了成本，其次，管理系统功能全面，涉及人事、库存、销售以及预估风险投资与回报多项内容，可以有效辅助管理者进行决策，降低企业的经营成本，提高企业的经济效益，是企业经营的“独门武器”。

4 结 语

在现代企业经营管理中，信息化管理系统已然成了一个不可缺少的部分，各企业需要有选择性地参考文中总结出来的问题以及改进措施，完善自己的管理信息系统。同时在使用的过程中，不断挖掘更加高级的系统，为推动企业发展以及提高整个社会的经济效益作出贡献。

主要参考文献

[1]赵海龙.完善企业信息管理工作的有益探索[J].计算机光盘软件与应用，2012（10）.

[2]郝洁明.基于工作流的企業信息管理系统的设计与实现[D].成都：电子科技大学，2014.

[3]赖鹏程.分类分级企业信息管理平台的设计与实现[D].长春：吉林大学，2016.