刍议档案管理信息化建设的现状及应对措施

富丽燕

【摘要】随着信息技术的不断普及，信息化技术已经渗透到事业单位各个环节当中，其已经成为事业单位发展过程中不可或缺的重要内容。檔案管理作为至关重要的一部分，必然也会受到信息技术发展的影响，档案管理信息化建设就成为档案管理事业发展的主要趋势。鉴于此，本文主要针对档案管理信息化建设的现状进行了系统的分析，在此基础上提出几点应对措施与建议，仅供参考与借鉴。

【关键词】档案管理；信息化建设；现状；措施

通过多年的普及发展，信息化技术已经逐渐成为当前这个知识经济时代最为耀眼的资源，社会中各行各业的信息化水平已经成为信息化时代衡量一个产业、一个地区、一个国家经济能力与发展程度的关键性指标。对档案管理事业来说，通过信息化建设不仅能够进一步提升档案管理工作的质量与效率，同时能够与其他工作进行信息化对接，对事业单位的发展具有重要的促进作用。然而，我国事业单位档案管理通过多年的信息化建设，在取得成绩的同时，仍然存在一些不足，如何解决这些不足就成为各个事业单位急需解决的重要课题。

一、档案管理信息化建设现状分析

（一）信息化基础设施薄弱。档案本身的性质决定档案信息化建设必然需要一定的软硬件基础，比如局域网、性能良好的电脑、档案数据库以及大容量服务器等等，同时还需要开发档案管理专用软件，加强档案网络日常维护管理工作等。然而，档案管理部门本身不具有盈利水平，无法通过提供社会化服务获得相关的收入，资金方面的拨付往往难以满足信息化建设的资金投入，导致档案管理信息化基础设施较为薄弱。

（二）缺乏统一的标准与规范。档案标准化、规范化是实现档案管理信息化建设的先决条件，即需要共同的信息技术与信息语言组织档案资料。从1979年开始，我国政府陆续颁布了不少档案管理工作方面的标准，然而当中大部分都是针对音像、纸质等档案类型，针对数字化档案的标准与规范则相对较少，使得档案管理信息化建设仍缺乏统一的标准与规范。

（三）档案信息化与电子政务缺乏联系。现阶段，通行于互联网中的有效信息超过80%左右均掌握在政府部门中，而政府部门中的信息大部分都储存在档案馆中。档案信息化建设的目的并不只是局限于档案管理现代化的发展，同时还需要促进政务信息公开的发展。然而，我国当前仍然没有形成政府信息资料开发利用的良好趋势，缺乏合理的办法与组织，档案信息化与电子政务建设缺乏联系。

二、档案管理信息化建设的措施与建议

（一）加大各项基础设施的建设力度。1.档案管理硬件系统建设。各个事业单位应当高度重视档案信息化建设的重要性，主动为档案管理部门提供充足的资金，购置打印机、复印机、扫描仪及高性能计算机等硬件设施，针对一些关系到国计民生的机构，还应当配置专门用于档案整理、收集的计算机，便于档案信息的快速传递，进一步发挥硬盘储存容量大、检索快以及储存方便的优势。2.档案管理数据库建设。针对之前保留的传统档案，档案管理部门应当加大档案管理数据库的建设力度，主动针对各种分散的、多种介质的档案文本、照片、录像以及录音等进行有效的转化归档处理，真正实现档案资料的自动整理、检索、查阅以及利用，进一步提升档案管理工作的精确度与质量。

（二）统一制定档案信息化规范标准。标准规范与规章制度不仅是档案信息化建设的重要基础，同时也是档案管理信息化建设的制度保证，只有建立在统一的标准与规范约束条件下，档案管理信息化建设的作用才能够得到最大程度的体现。对事业单位来说，在进行档案信息管理系统设计的进程中，应当充分考虑档案管理系统的高效性、兼容性以及实用性，同时要针对技术标准、技术参数等实施标准化设置，例如制定数据的接口标准、安全标注及非同一类型之间的数据转化标准等各个方面，通过针对整个档案管理系统进行标准化建设，能够进一步提升工作效率，减少管理工作中失误的现象。

（三）有效整合档案信息化建设与电子政务建设。档案信息资源作为电子政务建设当中不可或缺的公共信息资源，要想进一步保障档案信息化建设的成效，应当有效整合档案信息化建设与电子政务建设。这就需要将档案信息化建设纳入政府电子政务建设的层面去进行规划，使得档案信息化建设、信息资源开发能够与电子政务进行有效的整合。对档案部门来说，应当主动加强与电子政务建设机构的交流，统一协调信息化建设，主动争取把档案信息管理归纳到电子政务建设当中，依托我国电子政务内网建设，构建部门网，建立档案管理主页，积极发布档案政务相关的信息资料。除此之外，档案管理机构应当加大网站方面的建设，在互联网中主动实施现行文件服务中心查询与馆藏档案目录检索方面的服务，以便于相关资料的共建共享。

三、结语

综上所述，档案管理信息化建设是一项系统、繁杂的工程，其不仅关系到档案管理工作的质量与效率，并且还关系到事业单位未来的发展。这就需要各个事业单位高度重视档案管理工作，正视当前档案管理信息化建设存在的不足，针对这些不足制定针对性的解决措施，通过加大各项基础设施的建设力度、统一制定档案信息化规范标准以及有效整合档案信息化建设与电子政务建设，全面促进档案管理信息化建设的有序进行。

【参考文献】

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