新形势下企业办公室工作浅析

周春丽

【摘要】随着现代企业制度的建立，企业办公室工作的工作内容、职能、地位、作用发生了显著变化，紧跟形势，找准定位，培养适合人才，才能真正发挥办公室的巨大作用，服务于企业发展的要求。

【关键词】办公室；职能定位；人员素质

新形势下，随着现代企业管理的不断进步，办公室工作的地位和作用发生了显著变化。从参谋职能、协调职能、督办职能、服务职能入手，肩负起公司生产经营各种信息的上传下达、综合协调、内外沟通、内部行政管理等诸方面工作，是服务领导、服务基层的重要窗口。其工作任务日益繁重，要求越来越高。只有紧跟形势，积极创新，提高主动服务意识、创新服务方式，才能适应企业的高速发展。

一、从现代企业职能定位分析办公室工作

随着现代企业制度不断完善，促使辦公室工作发生了深刻变化。现代企业是企业法人制度，因此企业的政府依附属性大大弱化，转变成为产权明晰、责任明确的法人实体和市场竞争主体，企业法人以盈利为目的来组织企业经营，企业领导把更多的精力投入到生产经营和企业的持续发展中。为激发活力，对内致力于新机制、新制度、新组织的构建；对外更加关注政策引导、市场变化、技术发展等外在环境和因素，从而更好地保证企业的持续稳定健康发展。企业体质的变革，使办公室工作也发生了深刻的变化：办公室工作职责的变化。现代企业实行公司制后，建立了由股东会、董事会、经理层和监事会组成的规范的法人治理结构和科学的管理制度。面对新的领导体制和管理体制，办公室工作的职能发生了质的变化，增加更为丰富的工作内容。首先在参谋职能方面，宏观管理增多，行政干预减少；工作范围扩大，传统工作减少。办公室走出“文山、会海”，真正进入到企业生产经营更广阔的领域，从国家的政策、市场的变化，行业的兴衰到结构调整、人员调配等，成为了办公室工作的主要内容。其次在协调职能方面，由具体事务性协调转变为政策性协调，定方向、出点子。办公室不仅做好宏观协调，领导关系的协调，同时要做好上下级，车间部门之间关系的协调，既要做好内部协调，也要统揽全局做好外部关系的协调，其工作任务更重，质量要求更高。再次在督办职能方面，由被动工作向主动工作转变。在现代企业管理体制下，办公室已不再仅仅按领导的指令执行检查监督，而是主动作为，既要对领导的意图和指令正确理解，又要体现办公人员的积极主动意识，超前性、预测性地做好督办工作。综上，我们说办公室工作无小事，小事要当大事看，小事要当大事办。

二、新形势对办公人员的素质要求更严更高

现代办公室工作人员不仅要具备笔杆子功夫，有丰富的文化内涵素养，而且要具有丰富的工作经验、阅历，灵活睿智的沟通协调能力。他是企业的办事员，是领导的助手，是企业管理的参谋。首先作为企业办公室的员工，企业领导的助手，必须具备多方面的能力，做到身兼数职，一专多能。只有高素质的复合型人才才能适应现代企业秘书工作，只有工作机制完善、综合职能强的办公室才能在企业发展中起到助推作用。高素质的办公人员能够做到统筹计划，合理安排，熟练地使用各种现代化办公设备，在较短时间内较好地完成指定的工作任务，为企业在激烈的市场竞争中赢得时间。其次办公人员的工作质量、工作效率更高。高素质办公室秘书能够运用和发挥自己独特的工作艺术，往往能解决许多棘手的问题，甚至弥补领导和部门工作的某些失误，从而取得事半功倍的效果。

三、紧跟时代发展，注重办公室工作改革

服务意识的变革。服务是办公室的主要工作之一，要求具有服务意识、大局意识、责任意识、创新意识、奉献意识、信息意识、程序意识。不能只满足于日常的服务，随着社会的发展变革，服务方式也必须创新发展。要多考虑如何更好地创新方式方法，追求工效，来保证办公室正常高效运转，为企业的改革发展和基层单位提供更好的服务。这就要求我们办公室人员要对服务内容有较高的领会能力；对服务形式要有较强的谋划能力，对服务方法要有较强的多变能力，对服务交流要有出色的沟通能力。

工作重点的变革。在日益激烈的市场竞争中，企业领导既要外拓市场，又要内强管理，工作头绪多，工作压力大。因此，企业领导不可能面面俱到，只能抓全面、抓重点工作，更多具体、细致的工作就需要办公室独立完成。这就要求办公室人员进一步转变观念，克服长期形成的依赖心理，树立独立工作意识，分清主次，把握重点，自觉做好工作，为领导分忧，为基层解难。

工作范围的变革。办公室是上下左右、内部外部联系、沟通的枢纽，是领导获得信息和传递领导旨意的媒介。办公室工作范围日益扩大，对企业的影响更大，工作侧重点发生了转移。为适应企业新的管理体制的要求，工作的独立性进一步加强，从服从和服务于领导的本职，外延工作发展到辅助和补充功能，越来越多地站在企业发展的全局高度，研究企业改革发展中的新情况、新问题，把握企业生产经营形势和发展趋势，及时为领导提供生产经营信息和重大决策的参考意见，工作的内容广泛，工作任务举足轻重。

综上所述，新形势下要把发挥整体优势作为工作的重要指导思想，引导办公室人员树立整体意识，着力培养团结协作、敢于竞争、争创一流的精神，形成争先创优、你追我赶的浓厚氛围，以适应现代企业办公室工作的需要。

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