酒店物资采购内部控制建设探究

吴爱玉

摘要：目前，作为我国最早开放的酒店行业日益饱和，但是其内部的建设并没有得到良好的改善，特别是在酒店的物资采购内部控制建设这一部分亟待重塑，可是，物资采购涉及到酒店的多个管理环节，是一项难度系数高且工作量较大的工作，基于此，探究酒店物资采购内部控制建设是具有极大的现实意义的。

關键词：酒店；物资采购；内部控制

中图分类号：F275 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）001-000-01

引言

目前的酒店大多是一个集娱乐、购物以及餐饮等的多元服务的综合体，其具有现金收入较多、营业部门多以及财产物资较为分散等特点，是一种较为特殊的企业。而且，酒店的服务又具有不可存储性、无形性以及差异与消费并存的特点，这些都使得酒店的财务机构设置以及内部控制的建设与其他的企业具有较大的差异性。酒店的相关机构设置往往会涉及到收银、信息化管理、核算、采购和供应以及成本控制等几个方面，而酒店能否高效率的且可以有效控制的状态下运转，很大程度上决定于酒店的后勤管理是否到位，其中尤为重要的是采购的内部控制建设。酒店的物资繁多，虽然单个的金额不大，但是数量较多，这使得酒店在物资采购管理这部分较为困难，需要酒店的管理者加以注重。

一、目前酒店物资采购内部控制存在的问题

（一）酒店物资采购在采购合同方面具有一定的风险

酒店的采购例如一次性牙刷毛巾等虽然单价不高，但是由于数量较多，且采购的频率较高，重要程度不言而喻。但是较多的酒店对采购的质量方面的监督较低，采购人员在与采购企业进行沟通时容易出现贪污的问题。采购人员在与被采购方进行采购合同进行沟通时，在和同设计方面有谎报材料采购价位的可能性，而且采购的物品在质量方面也难以保证，这种采购人员在采购时套取资金的行为会使得酒店在经济方面蒙受一定的损失。除此之外，采购合同的条款规定模糊也是带来采购合同风险的原因之一。合同条款的规定不明确将很可能使得采购成本出现上升的可能性。酒店在进行材料采购时对所需要的材料的信息掌握不全，了解不够透彻，很多的供应商将会根据企业这个弱点加以利用，促使采购单价的提升，谋取利益。最后，酒店在合同的履行方欠缺执行力，一旦采购的物品质量不合格，很多的酒店采取的都是商讨方式，有的甚至视若罔闻，这不仅促长了供应商的不良风气，还使得酒店蒙受经济损失。

（二）酒店的采购行为没有做好充足的前期准备

在进行材料采购之前，企业一般都要进行市场调研，对需要采购的材料进行种类和质量以及价位的分析，特别是在供应商的选择上面，要对备选的供应商信誉进行调研。但是很多的酒店并没有进行前期的准备工作，这样的行为对于采购的材料在质量和价格方面都无法保证最优，容易出现质量较低、价格过高的情况。除此之外，材料采购的前期方案不合理也是造成采购材料较差的原因之一。在进行材料采购时，往往会出现很多相互矛盾的地方，例如常见的采购次数较多必然引起人工以及质量检测方面成本的增加，但是采购次数减少必然会引起采购数量增多，造成储存成本的增加以及酒店在资金流转方面承受较大的压力。最后一点是酒店的供应商的选择出现问题。目前，酒店的等级较多，不同等级的酒店其价位千差万别，伴随的显然是其生活用品、居住环境以及服务等方面的差异，如果高级酒店的日用品等和经济酒店一样，必然会引起顾客的不满，影响酒店的声誉。

二、如何建设酒店物资采购内部控制

（一）建立完善的酒店物资采购内部控制对于采购风险的防范时尤为重要的

随着管理科学在目前企业中的广泛运用，内部控制逐渐演变为企业的一个风险管理体系，酒店虽有异于其他的企业，但是建立完善的物资采购内部控制也是必不可少的。但是要知道，任何管理体系的推行，都离不开企业的发展这一部分，一旦企业不再存在，谈及物资采购管理等就毫无意义。基于此，在酒店进行物资采购时，不仅仅一套对采购过程中的风险加以控制，最为重要的是要保障酒店日常所需的材料可以及时的得到供应部的供应，不能背离酒店自身发展的需求。基于对酒店自身发展的要求，在对物资采购内部控制进行设计要在保证高效的情况下尽可能的精简，因为酒店所需要的物资是非常多且杂的，越大的酒店设计的采购品种越多。因此，在进行物资采购的内部控制流程的设计时，必须根据每个岗位的职责要求进行职责分工，将管理的重点突出，对不同的控制点进行区别设计，根据专业的风险管理评估的结果，对关键的控制必须制定控制措施。

（二）落实酒店的物资采购内部控制制度并持之以恒的进行评价监督

酒店的物资采购涉及的金额较为庞大，酒店必须对此部分的内部控制进行必要的监督和评价，以保证内部控制制度持续的发挥应有的效用。在签订采购合同的前后，都要找专业的人员对合同进行复核，特别是签订之前，经过专业人员审计的合同才可以在物资采购中进行使用，一旦采购的物资出现问题可以及时的对企业的实际利益进行保护。在对合同进行审计时，应当对材料采购中的前述问题进行重点关注和预防，避免合同中的相关条款对酒店的经济效益造成不好的影响，最为重要的是，采购的物资必须是酒店所需要的，符合酒店的实际经营的，特别是采购的数量，必须通过最小成本进行计算之后核对目前的剩余进行采购，避免出现物资材料不够用或者超过预算，影响酒店现金流等状况的产生，从而尽可能的减少酒店的采购成本，为酒店谋取最大的经济效益。

参考文献：

[1]杨艺华.绿色管理视角下的酒店内部控制设计[J].安徽商贸职业技术学院学报：社会科学版，2016（4）：16-19.

[2]阮春梅.刍议现代酒店内部控制建设的对策[J].经济视野，2015（1）：154-155.

[3]刘宗德.完善中小酒店内部控制管理的措施[J].品牌研究，2015（9）：64.