如何提高高校银行对账的效率

吴文兵+黄灿荣

摘 要：无论是以前手工对账还是如今自动对账，高校银行对账都是一项繁重、费时费力的工作，主要原因在于过分的强调以银行对账单为标准。文章基于实际工作运用重要性原则提出了事先对银行对账单进行剔除无效数据、分类汇总、总数明细替换一系列有针对性的整理的方法，很好地解决了自动对账难题，从而提高了高校银行对账工作的效率，并从出纳对账的视角对高校财务管理进行了探究。

关键词：银行对账 会计电算化 高校财务管理

中图分类号：F230 文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2016）12-216-02

近年来，随着高校资金交易笔数逐年增加，无纸化办公的逐步推进，高校出纳对账工作发生了巨大的变化。过去需要手工完整准确的记载每一笔银行存款的收付形成银行存款日记账，如今银行存款日记账可以在高校财务管理软件中生成；过去银行对账单需要自行去银行领取或由银行邮寄，如今银行对账单可以从企业客户网银下载；过去手工对账，如今通过高校财务管理软件自动对账。对账工作似乎简单多了，为何出纳还在抱怨对账难？

一、自动对账可能出现的问题

1.自动对账不能对发生次数较多的整数完成正确的勾对。自动对账可以根据“时间近似，金额相等”原则进行匹配。但是由于高校账务处理往往不满足及时性要求（这是高校行政事业单位性质、政府及社会监管不严等特点所决定的），大都采用“金额相等”原则进行自动对账。这就导致自动对账只能对发生次数很少的“特殊”金额进行正确勾对。而对于发生次数较多的整数，自动对账会进行错误匹配，最终显示的未达账项不准确。

2.自动对账无法解决“一对多”“多对一”“多对多”的勾对问题。随着竞争日益激烈，高校与银行之间的合作更加紧密，高校利用银行先进的支付平台完成大批量付款业务变得越来越普遍。如奖助学金批量代发、公务卡报销批量上卡、津贴补贴劳务费批量上卡等等，诸如此类的高校账务处理有多笔付款业务而银行对账单就一笔或几笔付款业务或者银行对账单多笔，高校账务处理就一笔或几笔的情况，自动对账无法识别。

3.银行存款日记账和银行对账单中的差错更正和调整事项更是降低了自动对账的准确性。这些差错更正、调整事项实际上只需同侧勾对即可，自动对账则是异侧勾对。

4.自动对账会产生软件系统风险。实际操作中在手工对自动对账进行修正的时候，容易产生错误，最终导致已达账项不满足“银行存款日记账借方+银行对账单借方=银行存款日记账贷方+银行对账单贷方”的试算平衡，系统风险对对账工作是致命性的打击。

二、针对问题提出的解决方法

自动对账无法提高高校对账效率、满足实际对账工作需求、提升高校财务管理水平主要原因在于我们过分地强调以银行对账单为准，而银行对账单在很多方面本身就不具备自动对账银行存款日记账与银行对账单一一对应这一条件。笔者认为应该先基于实际工作对银行对账单进行数据整理，再将整理后的银行对账单导入高校财务管理软件进行自动对账。这样弱化了上述问题的突出性，减轻手工修正的工作量，提高未达账项、银行存款余额调节表的质量（未达账项和银行存款余额调节表在高校财务管理软件自动生成），有利于对未达账项进行分析，顺利地完成对账工作。基于高校实际财务工作，主要可以在以下几个方面对银行对账单进行数据整理：

1.剔除银行对账单中的无效数据。银行对账单中存在部分“无效数据”，之所以“无效”，是因为这些数据不重要，在高校账务处理中无需进行反映。比如银行人员错误入账后进行的冲正、高校网银付款后的退汇，这些无效数据属于干扰项，应该予以剔除。如图1所示，以网银付款退汇为例，出纳根据会计凭证1月1日XX号凭证需要付款2000元。由于报账人员、会计人员或出纳的失误，收款人信息填写不准确，出现了付款退汇再付款再退汇的情况。根据重要性原则，我们只关心最终是否付款成功，至于之前的付款退汇过程从性质上来讲不重要，不用进行账务处理。自动对账时如果不将银行对账单中的这些干扰数据剔除，这些干扰数据就会变成虚假的收入和支出进行错误勾对，自动对账质量和手工修正的难度可想而知。

2.将银行对账单中部分数据定期分类汇总。银行对账单中有部分数据具备相同业务性质、数量多、金额小、风险低的特点，如网银付款的手续费，单位在每进行一笔网银支付时银行都会按照收费标准收取手续费，数量多、金额小、风险低。手续费属于交易费用，依附于每一笔网银支付背后的经济业务，按道理来讲，应该随不同经济业务进行反映。但高校普遍的做法是，将手续费作为财务工作业务费进行定期核算（月末、季末、年末核算都有），这样处理是由其性质、特点所决定的，简化了财务工作，降低了财务风险。又如银行直接托收的水电费、电话通讯费，这些费用出错的风险低、从审计的角度来看不满足重要性，不属于高校账务处理的重点。在进行数据整理时应进行分类汇总，用汇总数替换银行对账单中的明细，会计人员根据汇总数进行账务处理并附上出纳整理的明细表即可，这样不仅减轻了出纳对账工作，也有效地降低了会计人员账务处理错误。如图2（见上页）以网银付款手續费和代扣电费为例，对比了分类汇总前后会计人员进行账务处理及出纳对账的工作量。说明了分类汇总对账具有省时、高效的优越性。

3.对银行对账单中的公务卡支付结算进行总数明细替换。公务卡是金融机构为预算单位工作人员发放，具有透支功能，主要用于日常公务支出和财务报销业务的一种贷记卡（信用卡）。2012年财政部下发通知，在预算单位全面推行公务卡支付结算。为了进一步方便结算，各高校采取的做法是，统一办理公务卡，进而利用银行的支付平台对大量的报销业务进行批量支付。出纳只需将一天的公务卡支出汇总，转一笔汇总数到银行支付平台，并将公务卡支出明细发送到银行即完成了当天所有的公务卡款项的支付。这种方式很可取，做到了资金安全，也大大减轻了出纳的工作量。对于这类高校多笔支付款项而银行对账单中只有一笔支付款项的“多对一”这种情况，将银行对账单中的汇总数替换成明细数，就很好地解决了金额相匹配的问题。为了进一步化解整数不能正确匹配的问题（在问题1中已经说明），还可以将银行对账单中的摘要替换成会计凭证的凭证号，在手工修正时就根据凭证号进行调整，能直接反映出公务卡批量支付有无漏付、重付、付款金额不准等问题。随着经济社会的发展，类似的批量业务在高校会越来越多，如果不对银行对账单进行有针对性的整理，出纳对账工作将陷入尴尬的窘境。图3以某出纳某日根据会计凭证需要支付若干笔公务卡款项为例，说明了如果不对银行对账单进行替换，自动对账将显示虚假的未达账项，手工修正的难度很大。而将对银行对账单中的总数进行明细替换，使其满足自动对账条件很好地解决了问题。

4.解决POS收款带来的对账难题。如今POS收款已经取代现金收款成为了各高校日常收款主要的收款方式。站在出纳对账角度，POS收款不同于现金收款的是，现金收款出纳可以按照业务类型填写现金缴款单，银行根据现金缴款单入账，对账时能自动匹配。而POS收款一天收取多笔款项，业务类型不一，账务处理不能合并，次日银行按照总数入账。这给对账工作增加了麻烦，尤其是日常收款业务量大的高校更为突出。这就需要在回单下载系统中下载POS收款明细来替换银行对账单中的总数（操作方法与图3类似），而且出纳需要养成一个良好的习惯，平常按照业务类型传递原始单据并告知会计人员会计凭证摘要中应标注收款方式及收款时间，出纳应记录好每一笔收款业务收款时间、缴款单位、事由、金额、移交单据时间、接交人，形成收款日记账。

因各高校实际情况不同，对银行对账单进行数据整理也远不止以上几方面。在操作过程中，应该灵活运用上述几种方法对银行对账单进行数据整理，使之具备自动对账的条件。这样有效弱化了对账难题，提高了高校出纳对账工作效率及效果，会计电算化得以真正实现。

三、出纳对账工作对高校财务管理提出了更高的要求

1.对出纳人员的业务素质提出了更高的要求。出纳必须具备开拓创新精神，对对账工作进行思考，使之与现代财务管理活动密切联系，相互融合，相互促进；出纳必须具备较高的职业道德，爱岗敬业、诚实守信、廉洁自律、客观公正、坚持准则，本文提出的数据整理是出纳基于客观工作实际对银行对账单进行针对性整理，而非以掩盖错误、舞弊等违法犯罪行为为目的的手段；出纳应具备较强的业务胜任能力，理论联系实际，在实际工作中运用会计审计思维，突出工作重点，继承和发扬出纳良好的职业习惯，对日常发生的特殊事项形成备忘录，做好对账日常准备工作，保存好银行对账单数据整理资料，做到有理有据，便于财务、纪检委监督和内外部审计。出纳作为财务管理人员的组成部分应更多地站在整个财务管理的高度，而不是疲于应付日常工作，应变被动为主动，积極思考高校财务管理，推动高校财务管理的发展。

2.高校财务部门应该加强内部控制建设。各高校财务部门领导应该树立高校财务整体意识，组织协调各财务人员，密切配合出纳对账工作；建立监控机制，对出纳对账工作进行有效监督，防止出纳徇私舞弊，保证资金安全；建立反馈机制，出纳对账是对高校财务进行最后的检验验证，可以反映出财务人员日常工作质量，各高校应将对账结果与绩效考核结合起来，提高绩效管理水平；继续加强与外界的合作；加强与银行之间的合作，充分利用银行的优势资源，做到资源互补；与高校财务软件维护人员进行良好的沟通，及时解决发现的软件系统风险，并根据各高校实际情况进行个性化设置。

参考文献：

[1] 陈琳.会计信息化环境下高校银行对账的问题与思考[J].当代经济，2013（14）

[2] 敬海斌.预算单位推进公务卡支付结算措施探究[J].财会学习，2016（5）

（作者单位：云南民族大学财务处 云南昆明 650500）

（作者简介：吴文兵，云南民族大学财务处科员，会计师，CPA&CTA，硕士研究生，专业：会计学，研究方向：股票期权；黄灿荣，云南民族大学财务处副科，会计师，助理研究员，硕士，专业：会计，研究方向：审计。）

（责编：贾伟）