信息化背景下高校档案服务策略分析

郭晓文

（赤峰学院 机关党总支，内蒙古 赤峰 024000）

信息化背景下高校档案服务策略分析

郭晓文

（赤峰学院 机关党总支，内蒙古 赤峰 024000）

随着我国科学技术的不断进步和发展，我国的许多领域开始想着信息化智能化的方向发展，高校档案也逐渐从纸质版的形式向着电子信息的形式发展，档案服务也是如此.随着社会形式的改变，人们开始对高校档案的服务要求越来越高、越来越多.以前的档案服务难以满足人们的这种需求了，所以在这种社会形势下就需要对高校档案的服务进行改变.如何仔细的研究当前的信息化北京下的高校档案服务存在的一些问题，并针对存在的问题提出一些有见解性的措施，最终使得高校档案的服务更加完善.

信息化；高校档案；服务；研究；措施

我国高校档案一直受到各方的重视，随着信息化时代的到来，在这种背景下，高校档案服务的模式也受到相关方面的重视.高校档案的工作在高校的管理工作中起着非常关键的作用.但是在信息化时代，高校档案和档案服务正在面对着许多以前没有遇到过的问题，所以本文从对高校档案存在的一些问题，并提出一些有效的措施以完善信息化背景下高校档案的服务.

1 档案信息服务概念的界定

档案信息服务可以分为两个层次，一个是从广义方面来定义的，还有一个就是从狭义方面进行定义的.在广义方面来说，它就是为了使用户对档案信息的一些需求所进行的档案信息沟通、传送，最终满足客户的需求，服务客户的一系列活动.而从档案的狭义方面来说就是档案的相关工作人员在客户有对档案需求为了满足客户要求而对档案进行获取和利用的整个工作过程.而本文的高校档案信息服务是从后者进行分析的，档案的最终目的就是为了通过优质的服务理念、程序使用户的需求得到满足.这样的服务理念会使整个社会的档案信息化服务水平得到很大程度的提高，最终使高校档案工作受到教育的相关部门的重视.

当前我国的高校档案服务已经无法满足了不断变化的社会形势的需求，所以适当有效的对高校档案的服务模式进行改革创新是迫切需要的，也是必然的，尤其是随着信息化时代的到来.通过对高校档案服务进行完善，这样也在一定程度使我国的教育事业得到向前的发展.通过对信息化时代对高校档案服务的需求，最终建立健全完善的服务体系，是其在教育工作中发挥着更重要的作用.

2 信息化背景下高校档案服务工作中存在着一些问题

2.1 档案服务途径以及形式比较单一

我国的档案起源很早，档案有着悠久的历史.然而在服务途径上却比较单一，大部分都是通过面对面的方式完成服务的，很少有电话服务、传真服务等这类现代的服务形式，更没有通过邮件、网络在线服务的渠道进行档案服务的.当前信息化已经蔓延到我国的各行各业，在这种背景下，高校档案服务却还是缺少借助当前发达的信息网络进行档案服务的形式，这无疑就就使高校档案的服务方式的弊端暴露出来.高校档案的服务一般都是以学校自己为服务中心，所有的工作仅仅限制在高校的校园中，这就无形的与现代社会的发展脱轨.还有就是，有调查数据显示，我国的高校档案服务的工作范围一般都是以复印档案、开具档案证明以及档案的查询工作为主.高校档案很少有档案陈展、档案目录信息以及档案咨询服务等的服务形式.所以说高校档案服务的形式和途径比较单一，缺乏多样性，也没有跟上时代的要求，最终影响到了高校档案资源的利用以及开发等工作，使高校档案没有完全发挥到它的功能.

2.2 高校档案馆的馆藏数量比较少，档案管理不规范

高校档案的馆藏数量较少，在很大程度上直接影响到高校的档案信息全面性.当一些用户对档案有一些需求时，由于高校档案信息不全面，档案的价值没有充分的表现出来，最终使用户的要求无法满足，影响到高校的档案服务质量和形象.导致高校档案馆藏数量不足的原因有两个，一个就是历史原因造成的，许多的高校档案对政治档案比较重视，而忽视一般的档案，这样时间一长，就会使得高校的档案的政治档案比重越来越大，导致高校档案的资源比较匮乏，形式也向着单一化的趋势发展.除此之外就是通过用许多时间和精力收藏的政治档案如果没有使客户的需求得到满足，就会使得高校档案的价值没有完全的发挥，最终使档案馆藏数量和质量都会降低，影响到高校档案工作的进一步发展.还有一个原因就是在高校或者高校的档案馆进行合并的时候，相关的工作人员没有对合并的档案资料进行及时的整理和汇总，也没有完成好档案合并的交接和保存等工作.在这种情况下很有可能造成一些比较重要的高校档案资料出现缺失.高校档案的管理工作不到位也会造成档案馆藏种类和数量减少，最终使高校档案的资源没有被充分的利用和价值的完全体现.

2.3 高校档案管理人员的素质普遍不是很高

现代信息化已经几乎充斥着我国的各行各业，在信息化背景下就使得我国的档案迫切需要改革和创新.这种形势下，我国的高校档案不单单局限在对档案的复印以及查询的工作层面上，需要通过利用现代信息化技术，建立健全对档案信息收集、筛选以及整理等工作的系统.所以在这种形式下就必须提高档案相关工作人员的综合素质，使得工作人员的职业技能和职业素养都得到提高，这样才会适合信息化背景下的高校档案服务以及管理工作.但是在现阶段，我国许多高校的高校档案管理工作人员的专业知识比较匮乏和计算机操作能力比较低.不能长期很好的服务档案工作，最终制约着我国高校档案服务工作的进一步发展.

3 信息化背景下改善高校档案服务的一些策略

3.1 强化高校档案信息服务理念，坚持“以人为本”的服务原则

随着我国社会形式的不断变化，信息化也在迅速的发展，这种背景下也促使我国的教育工作方式、途径等都向着多元化的趋势发展.所以要想使我国高校档案服务的途径以及形式单一的局面得到转变，高校档案的相关工作人员就需要对档案的服务以及管理工作重新定位.通过对问题的认真分析，找到在信息化背景下的高校档案管理工作和其他教育工作发展的差距所在.然后对高校档案的管理工作以及服务工作理念进行改革和创新，强化档案信息化的服务理念.通过利用先进的信息技术，扩展高校档案信息服务的渠道，使高校档案的价值得到充分的发挥.除此之外，高校档案的服务工作还是要从“以人为本”的服务原则开展服务工作，以用户需求为中心进行相关的档案服务工作，提供更加贴心的服务，使用户的需求得到很好的满足.

3.2 强化高校档案信息的网络建设，建立更加完善的档案数据库

在信息化的大背景下，高校档案要想长远的发展，就必须在对档案的管理工作时以服务为重心.通过对高校档案的信息化网络的建设，利用先进的信息资源对高校档案进行整合，最终为用户提高方便、快捷的服务，使得高校的档案的服务形式和途径单一的局面得到很大的改善.除此之外就是建立更加完善的档案数据库，这是高校档案工作的基础，只有有着更加全面的档案资源才会满足用户、师生对档案资源的要求.所以要想实现这个目标就必须对高校的档案投入更多的人力和财力，再通过对现代信息的配合，最终为档案的相关工作人员更加便捷的档案查询工作以及减少了对档案的日常管理的工作量，节省了大量的时间，也在一定程度上节省了人力.但是全面并且高质量的档案数据库有着以下的特点：（1）档案馆的数据库有自身的特色，通过在档案的服务过程中突出档案馆数据库自身的服务特色，使服务质量得到提高，让用户得到很好的体验.（2）重视档案的实效性，在不断变化的社会形势下，信息更是不断发生变化的，在这种情况下就需要及时的开发用户新需求的档案服务，只有这样不断的改善，才不会与社会脱钩.所以就需要对高校档案的信息资源进行不定时的更新个补充，使得档案资源更加丰富，能满足各种用户的需求.（3）以用户的需求为中心，只有满足不同的用户对档案的不同需求，档案服务工作才能长久的发展下去.所以在这种情况下，可以根据不同的用户的不同档案需求建立完善不同的档案数据库，使档案得到充分的利用，也使档案资源得到了丰富.

3.3 强化高校档案管理队伍，提高档案相关工作人员的综合素质

通过对高校档案管理队伍的强化，使得高校档案相关的工作人员的职业技能和职业素养得到提升.通过对高校档案管理工作人员的专业知识培训，丰富管理工作人员的专业知识，使其更好的适应和服务档案工作.除此之外还会使得档案管理人员的计算机水平得到提高，面对信息化的档案工作时更加得心应手.这样建立健全了高校档案的管理和服务体系，更好的为用户提供优质的档案服务.最后就是，高校档案的工作人员需要优化提升，需要引进一些对高校档案工作有着热情，能够吃苦耐劳，有着活跃的思维的工作人员.无论如何，只有高校档案管理的工作人员的综合素质比较高，就能给用户提供优质的档案服务.

4 结束语

计算机已经成了21世纪发展的主流，信息化也在社会的方方面面得到迅速的发展.我们的生活已经离不开了这些先进技术的支持，它是我们社会发展的动力.信息化时代下，人们不再靠体力进行社会活动，而是向着智能化的方向发展.所以，在信息化背景下，高校档案的服务工作也不会仅仅限制在对档案的复印、查询的工作层面上，而是向着更加智能化、多元化的趋势发展，这也是社会前进的必然.当前我国高校的档案服务工作虽然进行了一些改革和创新，但是在信息化的背景下仍然存在许多的问题，所以需要档案的相关工作人员对其进行不断的改革和创新，最终实现高校档案的全面化，为用户提供更加全面、优质的服务，使我国的档案事业得到不断的发展.

〔1〕倪丽娟.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].档案学通讯，2011(09):47-48.

〔2〕谭春霞.信息化背景下高校档案服务策略探究[J].黑龙江史志，2015(02)：19-20.

〔3〕赵婷.王宁.中国小说的休闲文化景观研究[J].北京社会科学，2015(9):98-104.

〔4〕刘志佳.档案学理论与档案信息资源开发关系探析[J].云南档案，2009(11).

〔5〕于静波.网络环境下企业档案信息服务的新变化[J].机械工业信息与网络，2008(01).

〔6〕郑象虹.童亚芬.卢伶俐.网络条件下高校档案资源开发利用研究[J].兰台世界，2008(15).

G270

A

1673-260X（2017）02-0094-02

2016-10-13