关于事业单位人事档案管理工作的探讨

2017-03-29范晓燕

成功 2017年9期

关键词：人事部门事业单位管理工作

范晓燕

内江市市政工程管理处四川内江 641000

一、人事档案管理的重要性

事业单位人事档案管理工作是做好人事工作的先决条件，关系到每一个职工切身利益，因此，人事档案管理的好坏决定了事业单位人力资源的开发和使用的效率，也对领导决策和人才使用发挥极大作用。

二、人事档案管理的特点

人事档案是上级组织、人事部门或本级组织、人事部门根据人事工作需要，集中保存起来的反映干部职工个人经历、德才情况、工作实绩等方面内容的资料。具体以下几个特点，一是具有全面性和机密性。人事档案记录了每个人成长的历史，包括干部履历、考核、学历、入党入团、奖惩任免、工资等方面，基本反映出干部全貌，同时具有机密性。人事档案内容涉及个人功、过等全貌情况，有的是一些需要向组织汇报的隐秘信息，具有一定的机密性。二是具有现实性和真实性。人事档案是组织、人事部门正确用人、薪资发放方面的一个重要依据，要求档案资料的内容必须完整齐全、个体材料必须客观真实。三是具有动态性和流动性。人事档案归卷立档后并不是一成不变的，随着当事人的成长不断需要补充完善新信息。并随着人员的流动而流动，档随人走。

三、当前人事档案管理工作中存在的不足

一是档案管理工作有待加强。当前，我市个别事业单位的档案管理工作，管理制度不健全不完善，缺少科学合理的档案管理工作流程与标准，档案管理工作时常处于边缘化状态。二是人事档案管理人员不稳定。个别事业单位领导不够重视档案管理工作，随意安排人员从事管理工作，造成档案管理脱节。三是人事档案归档内容不完整。人事档案中的材料通常由本人填写，由于量大而繁，若原组织人事部门审查不严，就会导致个别人事档案出现内容不实现象。四是档案管理方式和设施落后。当前，部分事业单位仍然采取传统的方法开展档案管理工作。如一些相对重要的档案信息在及时分类整理、分类装订与归档方面不到位，档案管理工作信息化不够，其档案管理维持在基本保管、整理以及收集的状态。同时档案管理设施相对落后。有的事业单位的档案管理室环境差，设备不全，硬件和软件设施都更新不及时不到位，致使档案管理工作的效率不高。

四、加强人事档案管理的建议

（一）加强培训与宣传增强档案意识

一是针对事业单位对人事档案作用意识薄弱的现状，我们档案行政主管部门要会同相关职能部门切实加大有效的宣传工作力度。普及档案管理的相关知识，强化档案管理法律意识，特别要提高单位负责人对档案管理的重视程度，做到给予人财物支持。二是加强档案工作人员的专业知识培训。让每一个档案管理工作者成为行家里手，精通档案管理业务流程，严格档案管理操作规程。

（二）要建立完善档案管理制度

要建立与完善切实可行的档案管理制度，做到有法可依、有章可循。随着档案工作的发展，事业单位要及时修改完善档案制度，并严格执行，合理有效地利用开发档案资源。同时，要加大档案管理工作的资金投入，不断提升人事档案工作水平。

（三）严把进档材料质量关

档案材料内容着重收集、筛选、鉴定、整理职工的全方面材料，确保档案材料的客观真实。干部人事档案管理工作者要坚持原则，认真审核，严格把关，确保档案资料的进口关。

（四）加强档案信息化管理

随着信息化技术的迅猛发展，要把信息化技术融入到档案工作管理中，以有效提高管理质量和管理的工作效率。要加强档案的分类分级管理，简化繁杂的档案管理程序，提高检索率，随时能提炼出可以利用的重要资源，提高档案资源的利用效果。事业单位特别要加信息设备投入，采购必备的硬件与软件，应用网络与计算机开展档案管理，利用计算机与扫描仪做好文字与图片档案信息存档工作，做到信息的准确传递和合理应用。同时，要利用信息化加强对档案的开发利用，有效提升档案管理工作的服务水平。