如何有效发挥电厂兼职档案员的作用

姜仙

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2017）01-000-01

摘 要 在电厂的发展过程中，档案发挥着重要作用，而兼职档案员作为一手资料的收集、整理和阶段性保管人员，也成为了档案工作最重要的人力资源。如何有效发挥兼职档案员的作用，是电厂档案管理工作的一个重点。本文通过对新丰热电厂兼职档案员的管理方法进行分析，提出完善档案管理网络体系、明确人员职责、推行岗位培训、建立考核制度、实行激励机制等相应对策，寻求促进电力企业档案管理工作的新机制。

关键词 电力企业 兼职档案员 档案

电力企业的发展过程中，档案发挥着重要作用，而优秀的档案员作为知识和智力的载体，也成为了档案工作最重要的资源。除了专职档案员，电厂各部门都有兼职档案员，这些兼职档案员负责各部门第一手档案资料的收集、整理、阶段性保管和移交档等工作，这些工作都是电厂档案工作必不可少的基础。如何调动大家的积极性，充分发挥兼职档案员的作用，这是一个必须重视的问题。下面以新丰热电厂为例，探讨一下如何调动兼职档案员的积极性，充分发挥他们在档案管理工作中的作用。

一、完善档案管理网络体系

按照档案集中保管、集中利用的原则，电厂综合部一般设有档案室，有专职档案员一名或多名，具体负责全厂档案的管理工作及日常利用工作。此外，综合部、党委工作部、工会、账务部、人力资源部、市场开发部、供应部、安全环保部、燃料管理部、设备部、运行部等各部门，按照不同的工作性质和工作内容，各部部长会按工作需要指定一名或多名兼职档案员。这些兼职档案员除了能接触到部门的第一手资料外，还必须认真、细致、负责。

新丰热电厂档案室将各专、兼职档案员组成档案管理网络，形成全厂的档案管理人力资源体系。以厂发文件《关于建立新丰热电厂档案管理网络的通知》将档案管理网络图公布，对各专职、兼职档案员身份进行确定。如果部门兼职档案员有变动，网络图也随即变动，同样以厂发文《关于调整新丰热电厂档案管理网络的通知》的形式进行公布。

同样，新丰热电厂通过《关于调整新丰热电厂档案管理领导小组的通知》的厂发文件，将厂领导及各部门的部长也纳入了档案管理的体系。这样，包括厂长、部门领导、专职档案员和兼职档案员，自上而下、各部门参与，形成一个完整的档案管理人力资源体系。

二、明确各兼职档案员职责

兼职档案员要做的基本工作，就是将本部门业务范围内有保存价值的文件材料进行收集和积累，按照档案管理制度的要求进行简单的立卷存档，满足平时本部门临时查阅的需要，并按要求建立文件材料的目录台帐。

每年初，兼职档案员要在归档时间内按归档范围的要求，向档案室移交本部门上一年度的档案。向档案室移交时，应按要求填写移交清册，并履行签字手续。

新丰热电厂通过下发《新丰热电厂兼职档案管理员工作标准》，规定了兼职档案员工作内容与要求、责任与权限。在每年的十二月份，下发文件《关于做好20**年度档案移交工作的通知》，该通知对各部门的文件归档文件类别与内容、保管期限及移交时间提出明确要求。明确了自己工作的具体内容，兼职档案员工作起来感到有的放矢。

三、积极开展档案培训

对兼职档案员进行业务培训，是提高兼职职档案员的档案业务素质和工作能力、规范档案管理工作制度和程序的重要途径。

新丰热电档案室档案专工每年精心组织档案培训材料，结合本电厂档案管理实践，引用档案管理实例，形象地介绍档案重要性及档案法规的宣传，生动地讲解文书档案、科技档案、实物档案等处理规范与立卷归档的组织，普及推行部门立卷的涵义、意义、方法及业务技巧等。通过培训，一方面加强了兼职档案员对档案工作法律法规相关档案政策的学习，另一方面增强了兼职档案员对档案工作的价值、意义、责任等方面的认识，更主要的是能督促他们掌握档案工作的基础知识和业务技能此。

新丰热电厂还多次开展档案知识竞赛。通过答卷的形式，来强化记忆档案相关的法律、法规及管理知识，也能提高大家对档案工作的兴趣和重视，其实这也是另一种培训形式。

四、建立健全考核制度

长期以来，干多干少一个样，干好干坏一个样，一直是影响电厂档案工作效率的重要因素。电厂各兼职档案员有各自不同的工作岗位，业务面不同，忙、闲不平衡，承受的压力也不同。兼职档案员在完成本职工作的同时，还要兼顾档案管理的职能，其实也不容易。建立健全考核制度，按移交档案的数量、质量、速度来进行公正评价，对表现突出的兼职档案员给予合理的奖励，对于不能按时、按质、按量移交部门档案资料的兼职档案员，提出考核意見。有奖有罚，能使兼职档案员真正重视自己档案员这一角色，在日常工作中重视自己的档案管理工作，从而提高档案工作效率。

任何管理者都知道，工作效率的高低关键取决于下级在上级不在场时的表现，取决于他们在没有更具体的指示时是否仍旧发挥积极性和创造性。电厂档案工作中，兼职档案员的人力资源管理不容忽视。只有“以人为本”，建立健全相应制度，采取不同措施，充分激发兼职档案员的能动性，才能有效发挥他们的作用，才能促进电厂档案工作规范、持久的发展，从而为电厂自身的发展提供更多的知识支撑。

只有充分重视兼职档案员的能动性，“以人为本”，合理安排，才能促使电厂档案管理工作规范、持久的发展，从而为电厂自身的发展提供更多的知识支撑。

参考文献：

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