探析信息时代下福利院的档案工作

2017-03-28黄财芬

成功 2017年6期

关键词：编研福利院信息时代

黄财芬

渠县福利院四川达州 635200

探析信息时代下福利院的档案工作

黄财芬

渠县福利院四川达州 635200

福利院档案是民政工作福利事业的记录，对福利院的精神文明、社会效益有着非常大的影响。一旦档案工作管理不到位，就会严重影响职工、单位的利益，因此，在信息时代下如何深入强化福利院档案工作，是当前迫在眉睫的事。

福利院；档案；管理

在民政事业中福利院档案工作是其中非常重要的组成部分之一，对福利事业的健康持续发展至关重要，且具有自身的发展规律和特征。所以，在当前信息时代下，做好档案工作，可以为我国民政事业的良好发展奠定基础。

一、探索服务的新模式

服务是档案工作的根本目的，因此，福利院档案工作者以做好档案工作的服务作为一值以来的追求目标，随着不断发展的信息技术，为了使档案工作更加符合新形势下社会发展的需求，需要不断探索福利院档案管理工作的服务模式。

为了更好的在福利事业中发挥档案工作的作用，则需要解放福利院档案工作者的思想，改变其传统思想，挣脱传统工作的限制，增强服务意识，强化参与性。其二、利用信息时代下的各种媒介大力宣传进行档案工作的重要性，将其服务范畴扩展得更大，让大众全面理解档案工作的重要性，不断强化工作人员的服务意识，为树立良好形象而奠定基础。其三、全面认识档案的成分、内容，了解档案的数量，熟悉掌握其利用价值、整理情况，强化共预测能力，分析整理不同状况下的档案，做到有的放矢，提高工作效率，只有这样，才能积极主动的实现档案服务，并通过不同的方式方法开展档案服务工作，对档案信息进行编发，利用福利院内部网络、院务公开栏等信息实现人民的服务，同时也为政府部门查阅，提供有力的依据。

二、实行数字化馆藏

当前网络技术、计算机技术被广泛的运用在档案领域，让档案的传播、记录使其发生了很大的改变，因此，21世纪的档案业务建筑必定是数字化档案馆的建设[1]。所以，我们需要不断的提高档案信息化建设的步伐，在福利院的档案管理中很好的使用现代科学技术手段，建立档案目录数据库和全文数据库，将数字化的全文图像档案、全文文本、卷内文件目录、卷内文件目录更好的输入到数据库中并将其有效的整理归纳起来，取代传统手工操作管理模式，有效实现现代化管理，并依靠现代新信息技术，提高福利院档案的利用率，有效实现档案信息资源的管理，进而为福利院的健康持续发展提供决策依据。

三、加强档案管理人员的素质

在福利院的档案工作中，其档案工作人员都是直接参与到这其中的，福利院档案工作质量的高低，与工作人员专业素质的高低有着最直接的关系。因此，福利院档案管理工作人员，必须要具备较高的专业素养，有较强的组织纪律性、高度集中的政治警惕性，对工作高度负责。除此之外，还能针对档案管理中存在的各种问题进行积极的探讨，寻求福利院信息档案中各种问题的解决之道。所以，必须要严格管理档案管理人员，有效提高福利档案利用率和管理水平。第一，加大档案管理工作人员的培训力度，重点加强实践能力和专业理论知识的培养，特别是在当前信息技术下，重点培训福利院档案管理工作人员的计算机管理的相关知识，有效满足当前信息时代下福利院档案管理工作的需求。第二、积极开展各种交流活动，加强福利院档案管理工作人员之间的良好沟通和交流。学习对的管理经验，并有针对性的实践工作中存在的各种问题进行探讨。第三、加大对福利院档案工作人员的工作、生活的关心、支持。减少工作中的顾虑，使其他们能全心全意的投入到福利院档案管理工作中。

四、加强档案编研

档案部门中档案编研作为其非常重要的工作内容，为了提高福利院档案的利用率还有档案的编研，最直接的表现就是档案管理部门对信息时代下社会需求的预测水平，馆藏档案工作作为档案编研的主要对象，在研究福利院档案内容的基础上，对其相关档案进行重新加工处理，使其更好的满足信息时代下福利院档案工作的需求，必须从传统档案工作的简单例行收集整理转变，到深入研究档案材料的利用上，使其福利院档案的原件逐渐上升到高品质的档案科研上面[2]。因此，福利院档案管理人员必须要认真做好档案编研的主体工作，进而提高档案工作的服务质量。其次，福利院档案部门要加大与其他相关部门的合作，联合编研，深入研究福利院档案资源中之间的内在联系，并在大家的共同努力下进行系统性的提炼和加工。从而有效的提高福利院人们对档案的利用率。

五、增加数字建设

传统的福利院档案室的咨询服务，需要人们亲自到福利院档案室进行查阅、邮寄信函等，在信息时代下实行档案数字化之后，改变了传统的档案资源服务模式，人们可通过网络直接在网上进行相关问题的咨询，有效打破使用者在档案室的局限，升级到全球化，形成快速有效且便利的档案服务。利用者仅需要通E-MAILBOX、实时交互、互动聊天等方式且不用亲自到现场就能得到想要的，服务更具时代性，其福利院档案的利用率更高。