实现办公室行政管理精细化的思路与对策

赵 菁

武汉城市职业学院 湖北武汉 430000

精细化管理作为企业人力资源管理中的重要组成部分，对企业未来的发展具有非常重要的意义。办公室行政管理精细化的实现，不仅能够降低办公室行政管理成本，还能及时发现企业在行政管理中存在的问题，并进行及时解决。因此，为了能够更好的促进企业发展，企业有必要加强对办公室行政管理精细化的研究，早日实现办公室行政管理精细化。

一、办公室行政管理精细化存在的问题

第一，缺乏精细化管理目标。在办公室行政管理中，想要实施精细化管理，首先需要有一个完善、明确的精细化管理目标。在实际的办公室行政管理过程中，部分企业因缺乏明确的精细化管理目标，而严重影响到精细化管理的实施。与此同时，还会在一定程度上影响营销管理职能的发挥以及精细化管理工作的正常开展；第二，缺乏有效的量化管理手段。部分企业在实施办公室行政管理精细化的过程中，没有对管理工作进行量化，从而影响了行政管理工作的效率和质量。与此同时，部分企业在日常行政管理中，员工工作考核内容与其具体工作内容存在一定差距，从而造成管理工作与员工具体工作相脱节。导致上述问题出现的原因主要是行政管理中没有对各项工作进行量化和细化，在一些考核指标的制定中，也没有完全结合员工的工作实际，从而影响了一些指标的具体实施，因此，大大降低了办公室行政管理工作效率。

二、办公室行政管理精细化的思路与对策

（一）明确管理目标对工作流程进行细化以及量化

首先，保证权责制衡，定岗、定制。根据办公室的主要职能以及具体的工作流程科学设置工作岗位。同时，对各个岗位职责加以明确，分工合作，确保各岗位间既独立又合作；其次，制定严格的考核标准与要求。对程序性以及易量化的办公室工作，在对量化指标设计时应确保其科学性。对主观性较强以及非程序性工作，应对其指标评价进行定性设计。对表现优秀的员工给予积极奖励，带给其满足感和自豪感，对工作松散、违纪员工给予批评教育、警告处分；最后，优化工作流程，确保正常运作。科学合理的工作流程能够促进办公室行政管理精细化的实现，因此，企业应不断对办公室工作流程进行优化，使其更加简便快捷。企业应结合自身发展现状以及业务流程，将工作流程分成若干部分，从而让高层管理者能够直观的对其进行审视，及时发现其中存在的问题，并做出相应的优化和挑战。

（二）细化岗位设置明确岗位职责

办公室作为企业的枢纽，它起到承上启下、沟通左右、联系八方的作用，它是一个相对独立又相互联系的系统。基于它的特殊性，精细化就成为了办公室工作必不可少的条件和手段。以综合办公室为例，办公室的管理工作包含了行政管理、后勤保障、企业文化、对外接待、媒体宣传等内容，是公认的工作繁琐的部门。结合目前的办公室管理现状来看，部分单位在办公室这一岗位的设置方面普遍存在任意性，导致各部门之间的工作衔接不紧密，既浪费了人力成本，又不利于各工作的开展。因此，企业在岗位设置过程中要进行细化，将岗位职责细化到个人，避免出现因岗位职责不清造成遇事互相推诿的情况出现。这样不仅能够提升工作效率，还能有效避免消极怠工的情况出现。

（三）以制度化推进精细化

对于企业来说，实行办公室精细化管理是提升整体管理水平的关键。为此，要想在实行精细化管理过程中把精细化管理理念渗透到每一位员工思想中，首先必须要制定出一套科学的管理制度，对采购、销售、财务、薪酬、调研、宣传等各个工作环节作出详细规定。对于企业的重大事项及决策，尽量秉持公平、公正、公开的原则，采取民主决策机制，经由集体员工进行讨论过后在进行，从而提高决策质量。此外，企业要与时俱进，摒弃传统不合理的管理机制，保留符合企业未来发展需要的机制，从而形成一套完善、高效、科学、合理的管理体系，以此为精细化管理的实施提供依据；最后，企业员工要严格按照企业规章制度落实所有工作，使各项工作都能有章可循。同时，还要建立监督管理机制，各个部门相互监督，相互配合，建立监督、批评渠道，从而使各部门之间的工作更加规范化、标准化。

三、结束语

总而言之，精细化管理是提升办公室行政管理效率的重要途径。办公室行政管理工作内容纷繁复杂，企业要结合自身工作特点，不断增强自身信息化能力，使企业办公室行政管理逐步向规范化、标准化、精细化方向发展。同时，企业还要加强对精细化管理的重视，让所有工作人员意识到精细化管理的重要性，使其深入人心，从而使企业办公室管理工作水平得到全面提高。

参考文献：

[1]刘秋澄.办公室行政管理精细化的思路与对策[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2017(09):31-32.