独立学院档案数字化的质量和安全保密控制措施

2017-03-27张利梅张自强

成功 2017年12期

张利梅张自强

西南科技大学城市学院四川绵阳 621100

档案数字化程序的复杂性较强，且涉及诸多内容，我国现阶段的档案数字化发展稳定性较强，具备一定的基础，档案馆的成立更有利于资源共享的实现，独立学院此项工作起步较晚，档案数字化方面有关的研究还尚未成熟，在实际操作的过程中也存在诸多问题，所以十分有必要深入研究独立学院档案数字化管理的质量和安全保密控制。

一、档案数字化质量控制的策略

（一）加强培训档案管理人员的力度

随着时代的进步和独立学院规模不断扩大，档案管理工作已逐步引起独立学院的重视，高校档案管理数字化管理逐步成熟。在固定的时间培训相关人员是极为重要的，让他们第一时间接受新方法和新知识的熏陶。其次，还要建立独立学院相应的档案管理制度，管理人员选拔制度也应运而生，借助合理安排其岗位从而做到合理运用人力资源，因为档案管理较为特殊，在对人员予以选报的时候要着重选拔具有较强责任心和工作细致的人员，同时要选择某一固定时间培训起道德和技能方面，从而促进独立学院档案管理的质量和数字化程度不断提高。

（二）做好数字档案的检查验收

在整个质量控制中检查、监督、验收和评估是最后一个环节[1]。主要对工作流程、人员和设备三个方面进行检查，目前独立学院在这三个方面都存在比较大的落差。监督即为要不断将问题发现并制定出相应的解决方案，如果有不能解决的问题要想上级主管部门上报。验收分为两种类型，即粗验和细验，前者主要由自动验收软件完成，后者就是立足于自动验收软件的软熟，分别检查每个画幅的拼页、重页、清晰度、完整性等。评估就是综合测试和评价整个数字化过程中档案数字化成果的网络利用效果、档案信息的真实完整性、档案的扫描质量等。

（三）完善档案管理数字软件系统

将档案管理数字化工作做好，必须对档案管理数字软件系统予以完善，充分借助先进的专业软件，将档案管理工作的质量水平全面提高，使档案管理数字化的使用功能得到充分发挥，进一步完善独立学院的档案建设工作。第一，借助先进软件系统把档案数据信息收集、存储和检索工作的高质量目标顺利实现，避免和提醒档案管理人员将档案数据信息中存在的数据和格式等方面的错误发现。第二，将档案管理人员的工作质量和工作效率提高，借助先进的软件使档案管理人员的工作压力得到缓解，让档案管理人员可以准确的以信息化软件为中心操作和有效管理档案数据。

二、档案数字化的安全保密控制

（一）重视档案管理人员素质的提高

人的错误操作行为会直接造成数字档案安全隐患的产生，如一些档案管理人员对数字化设备的操作技巧不熟悉，没有在固定的时间对安全系统予以检查，造成病毒入侵等。所以，必须对档案管理人员的专业培训予以重视，特别是对信息设备的操作能力。如可以在某一固定时间组织档案管理人员参加信息技术讲座，讲解现阶段的高校档案数字化发展形势、安全保密技术措施和数字档案的管理形式，以此使独立学院数字化档案管理的安全性有效提供。另外，还要指派人员在固定的时间检查档案管理工作情况，第一时间检查所存在的安全隐患，并批评教育相关负责人。

（二）落实制度建设和安全系统建设

在档案管理工作刚刚开始开展的时候虽然已经建立了安全保密制度，但独立学院在真正实施的时候效果却十分不理想。出现这种情况的主要原因有很多，如认为工作效率会收到执行安全保密制度的影响，独立学院中非专人管理，管理人员工作中粗心大意等。所以，我们要将这种错误的认识有效克服，严格检查、追究责任，要根据相关规章制度严格处理因人为导致的泄密问题，进而让相关人员高度重视起安全保密工作。同时，还应将安全系统建设落到实处，加强技术防范手段，把安全防护设备配备好。安全系统建设和制度建设相互配合相互帮助，缺一不可。

（三）进一步强化技术保障手段

档案数字化安全保密控制技术保障是一种基础性保障，数字签名技术、防火墙技术、操作系统安全内核技术、加密技术等都有效保障这档案信息的安全[2]。独立学院在技防手段上还有待投入建设力度。加密技术可以说是网上档案信息最直接、最安全的手段，在一定程度上可以避免丢失档案信息。档案加密的方式丰富多样，其中在传输过程中的加密适合运用“非对称密钥”，这其中包含一个严格保密的私钥、一个可以公开的密钥，前者接收方用来接收密文，后者主要是对电子档案进行发送。设置“非对称密钥”让第三方难以解码密文，从而为电子档案安全传输提供了方便。