浅谈在新的历史条件下如何增强社会档案意识

梁增霞

摘 要：档案已成为现代社会不可缺少的资料，世界上任何一个国家都有档案和档案工作。档案是人类社会的财富，这无论是对国家还是对个人，都是非常重要的，因此，作为一种社会观念性的档案意识，是开展档案工作，提高档案工作效率的前提，也是推进我国档案事业不断发展与完善的基础。这篇文章就从提高社会档案意识这一方面来分析社会档案意识的概念、特征以及提高社会档案意识的途径方法和其重要性。

关键词：档案；社会档案意识；档案工作

档案是人类社会宝贵的财富，它反映着一个国家、一个民族的文明进程，它存在于各国各行各业，且因为它的原始记录性，即真实记录，使它有着独特的作用，因此为避免档案的流失及体现它的功用价值，提高社会档案意识，做好档案工作的各项环节，充分发挥档案的作用，实现档案的价值，这是现代档案事业发展势在必行的。

在随着信息化、数字化不断高速发展的今天，为了档案工作的顺利开展，实现档案的价值，我们首先必须要提高社会档案意识，做好档案各方面的工作。同时，把各种档案和档案工作的信息传递给社会、个人，带动整个社会对档案及档案工作的重视和支持，推动档案事业的发展。

《美国大百科全书》写道：“档案具有双重的特性与用途，永久性的记录事实真相和档案产生机构或个人的活动，并帮助产生档案的机构或个人维护事实真相和制定开展活动的计划；同时，提供过去的政治，经济和文化等方面的发展情况。”可见，正确的认识档案的价值和作用，对于理解档案的性质和充分发展档案的社会效益和经济效益是有重要意义的，而这就必须首先要从增强社会档案意识开始。因为，社会存在决定社会意识，而社会意识将反作用与社会决定。所以，档案意识是档案实践的精神指导，只有提高社会档案意识，才能使档案发挥它应有的价值。

对档案工作者自身而言，提高档案意识是进一步完善自我，并充分发挥实现自我价值作用的前提，只有从意识上、观念上提高档案意识，才能落实档案法律法规，做好档案归档、鉴定、保管及提供服务利用等方面的每一环节。从本质上热爱档案工作，也才能更好地在其岗位上做出更大的贡献。对社会而言，是开展档案工作，实现档案价值的前提。档案工作是档案意识的实践对象。因此，提高社会档案意识，是档案工作（包括档案的接收、整理、鉴定、归档、保管、提供服务利用等）的前提。也只有做好档案工作这一系列的环节，才能实现档案的价值，为社会做出贡献。

1 社会档案意识的概念与特征

社会档案意识是指人们对档案和档案工作的认识、了解、熟悉和掌握的思维，是开展依法治档的一项重要内容。社会档案意识的特征（一）、社会性

因我们所说的档案意识是指社会上人们所共有的对档案及档案工作的平均水平，因此，社会性是其基本特征，表现在：一是因档案意识主体的广泛性，即具有档案意识的人是能代表社会发展方向的大多数人，而不是某一单个人。二是指档案意识杂时间上的持续性，这是由档案的本质所决定的，因为档案本身就是人们在社会生活中随时间不断变化而积累形成的，而不是某一时期或某一历史阶段人们所具有的观念意识，所以是持续不断的随社会发展而逐渐增强的。

（二）、观念性

社会档案意识的观念性是档案及档案工作在人们头脑中的反映，这种反映除档案专业人员外，很少有人系统的学习，因此，档案意识是一种自主性很强的观念认识，即人们接受这种观念完全由自己决定，而不受任何法规或社会舆论的制约。

（三）、特殊性

档案的专业性决定了档案意识的特殊性，档案学是一门专业性很强的学科，档案工作也有别于其他工作，由于它本身的特殊性，因此拥有的用户也是有限的，也恰恰是如此，档案馆终究不会被别的机构所代替。由于某些原因，档案的特殊作用尚未被广泛认识。所以如不尽快加强社会档案意识，就会被社会渐渐淡忘。

2 建立健全档案法制，强化社会档案意识

俗话说：有作为才有地位，档案部门只有发挥了积极作用才能引起社会共鸣，档案工作产生了良好的社会效益和经济效益才会受到社会各界的重视和关注，因此，新世纪档案事业要大发展，档案工作要更好的为两个文明建设服务，档案部门要在提高档案意识方面起带头作用。

1988年1月1日《档案法》正式实施，1996年7月5日经修改的《档案法》重新颁布实施，《档案法实施办法》也于1999年6月7日发布实行。《档案法》的实施对提高全民的档案意识具有决定性的意义。它以国家的意志，规定了人们在档案方面享受的權利，承担的义务和应尽的责任，规定了人们能做什么，不能做什么，必须做什么，人们在档案方面承担的不仅仅是一种自发的和道德上的责任，而且演变成一种法律责任，要求对档案和档案工作的认识上升到法律的高度。所有这些档案法律、法规、办法、制度、措施的学习宣传和贯彻执行，都极大的提高了社会档案意识，提高了人们处理档案事务的能力和利用档案法律、法规维护自身合法权益的意识。尽管如此，我们还必须要做到：一要加大档案法律法规的普及及宣传教育。除了日常的宣传教育外，《档案法》的学习还应列入各类学校的教学计划和司法部门的普法计划。宣传教育的重点应是各级领导干部、文秘档案人员和学生。二要制定具体配套的规范，以档案法律法规为准绳，结合本地实际状况制定与之相适应的档案规定措施，保证档案法的贯彻实施。三要加大执法力度，充分发挥主管部门和司法机关的配合支持作用。

3 加强档案宣传工作，扩大档案的社会影响

在新的历史条件下，党和国家的的工作以经济建设为中心，档案部门由于不能直接产生经济效益，也不是社会关注的热点部门，因而容易为社会各界所冷落。加之档案事业因种种原因，发展相对滞后，档案工作与社会经济发展难以同步，这种现象就更加造成了社会档案意识的淡薄。因此，解放思想，转变观念，把满足各级领导、立档单位、社会各界人士对档案部门的需求作为档案事业发展的第一要务来抓，让档案和档案工作走入市场，走近领导，走进社会，进入家庭，服务社会，加强档案宣传工作则是重要途径。

档案宣传是向人们传播档案、档案工作有关信息，思想，从而影响人们行为的过程。具体而言，就是向广大档案工作者宣传党和国家有关档案工作的法规与政策，对其进行思想教育，向社会宣传档案和档案工作，以增强社会档案意识的一种舆论引导和舆论监督性质的工作。

档案宣传工作的目的是通过宣传动员、教育和激励档案工作者，使他们提高档案意识，积极投身于档案事业的建设和发展。同时，通过宣传扩大档案工作的社会影响，增强社会的档案意识，使社会各方面均能关心、重视和支持档案事业，使档案事业能与其他社会事业协调发展，并有效的服务于社会主义现代化建设事业。

档案宣传工作尤其是宣传档案战线上的先进人物及其先进事迹，提高档案人员的社会地位，激发档案工人员的工作热情，是提高档案工作人员档案意识的重要途径之一。

1.档案宣传的内容

（1） 宣传档案

一方面宣传档案机构及他部门，个人保存档案的状况、价值及通过利用它们所发挥的社会效益和经济效益，使人们更好的了解、认识和熟悉档案，得到启发或线索，利用所需的档案信息；另一方面，通过展览、书刊等形式宣传馆藏档案中有普及利用价值的档案信息内容，使用户能籍此直接利用档案信息。

（2）宣传档案工作

包括宣传党和国家有关档案工作的方针、政策、法规制度；宣传档案工作的重要意义，取得的成就，先进的经验；宣传档案工作的基本知识等。

（3）宣传档案人员

宣传在档案战线上的先进人物及其先进事迹，提高档案人员的社会地位，激发档案人员的工作热情。

档案宣传工作的内容极其广泛，随着档案事业的发展，档案宣传的内容也将不断开拓新的领域。同时，在开展档案宣传工作时，也应根据不同时期的任务，使档案宣传工作的内容有所侧重

2.档案宣传的形式

（1） 口头宣传

包括向领导和有关部门口头汇报档案工作的情况和成就，请示反映急需解决的问题、空难；举办各种座谈会、讲座、报告会等活动；结合收存档案、接待用户、业务监督与指导等工作进行宣传。

（2）运用大众传播媒介

大众传播媒介指报纸、期刊、广播、电视、广告等传播手段。运用大众传播媒介，必须疏通与新闻部门的联系渠道。一般可采取两种形式：一是邀请新闻记者采访；二是组织并鼓励档案机构与人员向新闻机构投稿。此外，有条件的档案机构，可与有关部门协作拍摄制作介绍档案和档案工作的影片、录像片等。

（3）档案陈列与展览

即是以档案实物、图表、照片等进行宣传的一种复合性的档案信息传播形式。档案陈列展览，按照时间长短可以分为长期和短期陈列展览；按照形式有可分为流动展览和固定展览等。

（4）档案专业报刊

利用档案专业报刊，宣传档案工作和档案学的最新成果，从而达到指导工作、传播信息、交流经验和普及专业知识的目的。

（5） 档案网站

档案网站是指由档案业务部门或档案行政管理部门通过建立自己的专业网站宣传档案和档案工作。由于档案网站具有传播信息快、影响面广、具有交互功能等特点，这就决定了档案网站在档案宣传工作中具有不可忽视的作用。档案网站主要可以宣传档案的线索、内容与价值，也可对档案工作政策与法规、档案工作基本知识等进行宣传介绍。

在档案宣传工作中应把握四点：

一是注重档案宣传的社會性。档案来源于社会，反映了社会的方方面面，为社会的各项工作提供服务，具有明显的社会性。因此，提高档案意识，就要突出社会的档案意识，对于档案的宣传工作，也要强调其社会性，多利用社会媒体进行宣传。

二是注重档案宣传对象的普遍性和重点性。档案意识的高低从量上看取决于社会上大多数人对档案及档案工作的认识，因此要求我们的档案宣传工作要面向社会大众，具有普遍性。同时我们又必须要把握事物的主要方面，即要面向关键人进行宣传，这些关键人物主要包括：（1）各级领导，只有受到领导的支持和重视，档案事业才能迅速发展。（2）档案工作人员，因为他们是档案事业发展的主体力量。（3）档案形成者，他们是维护档案完整与安全的保证。

三是注重档案宣传内容的广泛性和针对性。同样，社会档案意识的高低，从质上看取决于人们对档案和档案工作认识的程度，这要求我们必须系统，全面的宣传档案和档案工作的各个方面，包括档案基本知识和档案的作用以及档案的收集、管理、开发利用等。面对不同的对象又要选择相应的内容，因人而异，有针对性的宣传。如果对象是领导，就要多宣传，如果是档案专业人员，则要进行全面，系统的学习和培训，对于普遍群众，广大市民，就要宣传他们在档案工作方面的权利和义务。

四是注重档案宣传形式上的多样性。主要形式有：一类是利用各种媒体进行宣传，对档案及档案工作有关的各种政策方针、新闻事件进行及时的宣传报道。如报刊，电视台，档案网站和档案部门内部刊物。另一类是在各项档案工作中宣传，如向领导汇报工作，档案知识培训，业务指导，举办档案史料陈列展等。

4 加强档案部门自身建设，增强服务社会功能

档案部门只有发挥了积极作用，档案和档案工作产生了良好的社会效益和经济效益，档案和档案工作才会受到社会各界的重视和关注。因此，要增强社会档案意识，必须先要加强档案部门自身的建设。一方面，要完善档案部门的硬件设施。另一方面，要加强档案工作人员教育，提高业务素质，做到敬业爱岗，自强不息，团结奋斗，务实创新，用一流的业绩去影响和感召社会，唤起社会各界对档案工作的理解，重视和支持。

首先，提高领导的档案意识。实践证明，领导重视档案工作，增添必要的硬件设施是搞好档案工作的关键，领导的重视和支持，能形成有利于档案事业发展的气势与氛围，不仅使档案资源建设中的困难和问题容易解决，还能带动下级及人民群众对档案的重视，从而使整个社会档案意识受到潜移默化的影响。

其次，要增强档案工作者的档案意识。在电子文件时代，档案意识的地位和作用日益重要。然而，由于受档案工作者自身、历史文化、法律法规、国民素质等多种因素影响，社会档案意识仍然淡薄。因此，档案意识的培养应该是一项重要的基础工作，也是提高工作效率的有效保障。 档案意识现代化是实现档案事业现代化的前提，其具体措施是实现档案法律意识、档案服务意识、档案信息意识、档案效益意识、档案利用意识、档案保护意识等要素的现代化。因此，要做到这一点，我们必须要以档案教育为起点，提高档案工作人员的档案意识，从而层层推进，提高整个社会的档案意识。

档案教育是档案事业的重要组成部分，档案事业建设需要发展档案教育。因此，我们的档案教育是指对已从事档案工作的人员进行档案专业知识的提高性教育性教育，是提高档案工作的关键措施，也是提高档案工作效益的保障。不论是对受过档案专业教育的人员进行继续教育，传授新技术、新方法，还是对未受过档案专业系统教育的档案人员进行培训，强化档案基础理论，普及基本的管理方法都是很重要的。

在推进档案教育的过程中，以档案工作事业发展的需求为目的，以檔案法律法规为准绳，积极学习加强档案基础理论知识，包括档案工作的基本原则、方法、加强档案整理、归档、鉴定、保管等实践工作，增强档案职业道德，提高人员业务素质。

所谓档案职业道德，是从事档案职业的人员共同认可的并在职业活动中应自觉遵守的行为准则与规范。档案工作人员应自觉的认识到档案工作服务性的特点，加强职业道德的修养，改善服务态度，全面、及时有效的为档案用户提供应有的服务，把档案工作能为社会主义各行各业服务看成是自己的光荣职责和艰巨任务，积极为社会主义现代化做贡献。因此，档案工作人员要在开展挡案工作，包括档案的收集、整理、鉴定、保管及提供服务等一系列工作中做到忠于职守，爱岗敬业，遵纪守法，严守机密，博学求进，公正服务。

档案工作者只有切实加强自身的职业道德修养，才能使自己的职业行为符合档案职业道德的要求，将应该遵循的规范内化为自觉自愿，自然而然的行为，从而塑造档案工作者良好的社会形象，体现出档案职业的职业荣誉与职业尊严，履行好自己的职业使命，为社会做出应有个贡献。

总之，档案是连接人类历史长河的重要桥梁，是国家政治、经济、文化生活中的历史证据，我们只有充分认识其在社会发展进程中承上的重要意义，从根本上提高人们对档案和档案工作的认识，自觉的提升档案意识，才能改变目前档案利用率不高的状况。

要做到这一点，就必须要从观念性的社会档案意识开始，提高社会档案意识，为档案实践工作提供精神指导，做好档案工作的一系列环节，，尤其是在提供服务利用这一环节，为用户提供更加方便快捷的检索工具与方法，建立用户咨询服务窗口等，在进行互相交流的同时，做好调研及编研工作，使利用者充分利用现有的档案信息资源，也只有这样，才能让更多的人们了解档案、利用档案、实现档案的凭证、参考等作用，对社会、个人作出相应的贡献与帮助，实现档案最终的目的。

所以，档案部门及档案工作者要抓住时机。利用各种渠道，改善自己的形象，扩大档案的影响，使社会各层机关、企业、个人充分认识到档案及档案工作的重要性，引起人们对档案及档案工作的关注与支持，不断的的增强档案意识，使档案真正为人们所用，创造出更多的社会价值，把社会主义现代化建设推向新的战略阶段。

参考文献

[1]王昕.《全国图书档案管理论文选集》 中国档案出版社，1999年版

[2]冯惠玲.《档案管理学》，中国人民大学出版社出版，1999年版

[3]冯惠玲.张辑哲：《档案学概论》中国人民大学出版社出版，2001版

[4]李正宁.刘淑香：《兰台世界》 2001年第一期