事业单位档案管理信息化探微

文/张艳平

事业单位档案管理信息化探微

文/张艳平

在当今信息化时代背景下，传统的档案管理模式已经不适应新时代的要求，档案管理信息化已成大势所趋。本文拟从档案管理信息化含义和优势着手，探讨其发展的必然性和加快信息化进程的措施，力图为档案管理工作提供方法上的借鉴。

一、档案管理信息化内涵

1.档案管理信息化概念。档案管理信息化是指在档案管理活动中以信息化建设为核心，在有关档案管理机构的统一组织下，将现代信息技术应用到档案管理的整个过程，经系统加工、传输后，通过档案信息资源的数字化和管理过程的网络化，达到档案信息资源的有效配置和资源共享。一言以蔽之，档案管理信息化的实质就是档案管理模式从以实体保管为重点的传统档案管理模式向现代化、数字化档案管理模式转变。

2.档案管理信息化的必然性。档案管理信息化是保护传统档案的必然要求。信息资源的数字化可以降低保存档案的难度，延长档案原件的保管寿命；很多损坏的数据和原件也可以通过计算机恢复还原，并可以通过备份解决纸质档案脆裂受潮等难题；同时，还有利于快速检索。档案管理信息数字化可以大大节省存储空间，优化馆藏，减少库存压力，使用大容量的光盘和硬盘可以减轻管理人员的工作量，提高工作效率。目前，各事业单位软硬件条件已经具备，为档案管理信息化提供了物质基础。另外，目前已经建立了比较完善的法律法规和管理机制，这为信息化管理提供了制度保证。

二、档案管理信息化的优势

1.存储环境优势。传统档案主要依靠纸张记录，这种档案材质不利于长久保存，很容易因为潮湿、虫蛀、火灾等受到损毁破坏。保存中，纸质档案对外界环境要求较为严格，即便如此，纸质档案的使用寿命还是很有限的。另外，传统的档案存储工作量极大，程序繁琐，占据空间较大。而将档案存储到电子光盘、磁盘或硬盘中，并将档案备份，所占空间较小，对环境只要求防磁、防潮，与传统档案存储环境相比优势明显。

2.使用、查询优势。传统形式下，查询档案费时费力，借阅手续相对复杂繁琐。在借阅过程中，因与灰尘接触，档案易受破坏，缩短了档案的保存寿命。而通过扫描、转化等技术手段将纸质档案及音频视频原始资料转化为电子档案，可以在网络环境下随时随地查阅、下载，并纳入局域网建设中，在最短的时间内翻阅检索大量文献档案资料，方便快捷，可以节省大量的人力、物力、财力，而且不会破坏档案的保存环境。

3.利于档案资料的完整保存。档案信息化管理体系最大的特点就是综合性，与办公系统结合，可以对单位的档案信息归集存档，也可根据资料的不同特点分别保存，提高了资料保存的完整性。另外，档案管理部门还可对档案存储数据库进行分层分类管理，给各个部门科室分配一定的电子档案存储空间，交由各部门科室自行负责管理，从而进一步提高档案资料的完整性。

三、加速档案管理信息化进程的措施

1.统一管理标准，扩充档案信息资源。为推动档案信息化的协调发展，各个单位必须注重档案信息化系统的可扩展性和灵活性，结合本单位人才信息需求和实际发展需要，制定档案信息化管理的总体规划。另外，在各个档案管理机构中，各种信息资源之间存在一定的逻辑关系，其在录入计算机网络系统后，共同构建起计算机档案管理网络化，这直接关系到整个档案信息数据库的完整和安全。因此，制定规范统一的管理机制和标准成为必需，否则各单位标准混乱，根本无法实现资源的共享。各个单位可以建立一个实用的档案信息网站，以网页的形式给相关人员提供信息服务，实现网上查询、浏览、下载等服务功能；将单位原有档案信息入库，保证档案信息随时可查可检；与其他单位的网络平台和数据库建立连接，扩充档案信息资源。

2.配备统一、实用的软硬件设备。良好的软硬件配套建设是档案管理信息化建设的重要前提和保障。为了有效保存档案资料，性能稳定的、受外界影响不大的软硬件设备是事业单位档案管理部门所必备的。如果不配备统一的软硬件基础设施，就会造成很多数据不兼容，字符无法识别，数据无法自动转化，无法完成自动编码和检索，也不能自动存储、下载、上传、立卷、归档，无形中为档案信息化进程设置了人为的障碍。只有实现统一型号、规格的计算机软硬件设备，才能为档案信息化提供物质基础。各事业单位最好选用市面上主流的标准化设备，保持与国内外实力雄厚的软、硬件公司的联系，量身开发定制档案管理操作系统，便于数据处理。

（作者单位：东辽县妇幼保健计划生育服务中心）