失业人员档案管理工作中的问题及策略分析

文/刘子梅

失业人员档案管理工作中的问题及策略分析

文/刘子梅

失业人员档案管理的重要性日益明显，只有对失业人员档案的现状进行全面分析，从各个角度指出其管理工作中存在的问题，并逐一提出改进措施，才能提升其管理质量和水平。

受经济发展和人事改革的双重影响，社会失业人员档案管理的重要性不言而喻。失业人员作为弱势群体，失去的不仅仅是工作和收入，还有更多的社会保障。失业人员档案有其自身的特殊性，需要对其思想作风、业务表现，薪资待遇等，进行归档记录。失业人员档案在管理过程中不可避免地出现诸多问题，只有提高对其档案的关注程度，加强对档案管理，才能保证可持续发展的顺利进行。

一、失业人员档案管理的重要性

信息时代背景下，档案的地位日益提升，档案管理工作的开展更加重要。档案管理工作不仅与相关单位和部门联系紧密，而且还关系到个人的利益。我国目前在档案管理方面存在着很多不足，尤其是失业人员的档案管理工作，问题更加凸显。失业人员档案在档案集合这个大家庭中扮演着重要的角色，但它却总是被人们所忽视，在具体档案管理工作中被冷落。失业人员档案中包含的个人信息、工作经历及表现等，具有参考凭证作用，还可以办理社保、退休等，甚至对再就业和其他业务工作起着事实依据的作用。如若失业人员档案里面信息不完整遗失，这对于失业人员本人来说无疑是“灾难性”的事情。因此，相关管理部门和劳动者自身应当重视失业人员档案的意义，提高管理水平。

二、失业人员档案的现状分析

失业人员档案中包括了其所有的工作信息内容，只有保证其完整性，才能为其再就业以及其他工作提供依据。因此，需要对失业人员档案做好相应的管理工作。

1.企业本身重视度不够。档案和档案工作在我国本身就不受重视，很多企业更是对档案非常轻视，认为档案管理繁琐、复杂且用处不大。这导致很多工作人员工作期间的各方面表现都没有被记录下来，不仅不利于员工的长期发展，会影响到社会的和谐发展。在一定程度上一项事业的发展，态度因素起很大作用。单位、部门领导要从根本上对失业人员档案工作给予重视，不能只停留在口头上说说，要具体从工作实践角度给予大力支持，真抓实干。同时有很多企业考虑到时间和金钱的因素，不愿花费人力、物力和财力，管理员工个人档案。这些都是制约、阻碍档案工作发展的因素。尤其是对于失业人员来说，没有档案作为参考凭证，其他任何工作的开展都将或多或少地受到影响。

2.失业人员流动性太强。失业人员的流动性特别强，给档案管理工作增加了很大的难度。有的人员换了公司，档案没有及时交接。有的人员换了工作地点，档案没有及时转移。有的人员再就业进了私企，私企不对员工档案进行管理而导致档案断层。还有的单位没有专门的档案管理人员，员工档案一直没有更新。单位人员稳定性对于开展失业人员档案工作有着很大的影响。除此之外，还有一些其他的因素，使失业人员档案处于无法发挥其真正作用的状态。

3.档案管理工作不健全。档案管理工作人员对单位或者部门的档案工作没有足够的重视，对失业人员档案更是鲜少管理。对失业人员档案管理的过程中，任何一个环节出现了问题，都有可能影响其自身的整体利益。很多企业没有专业的档案管理部门，甚至没有专门的档案管理人员。很多工作人员档案没有得到及时处理，个人档案信息不完整、不健全，甚至遗失了员工档案。员工一旦失业，其个人档案无法为其权益提供有效帮助。

三、失业人员档案管理中存在的问题

随着时代的不断创新与变革，失业人员的数量与日俱增。失业人员档案管理工作中存在着很多的问题，加强失业人员档案方面的管理工作刻不容缓。只有对其工作进行规范化、科学有效地保证其工作的实施，才能促进我国社会的和谐发展。

1.管理方向不合理。失业人员属于社会的弱势群体，其发展具有很大的随意性。当今时代，大多数企业都缺乏对失业人员档案进行管理的机制，甚至企业自身在职员工的档案工作都不能够顺利完整地开展，对失业人员档案的管理就更加无从说起了。失业人员档案信息或多或少缺失的现象，直接影响了失业人员正常办理涉及其个人利益的多种业务。

2.管理人员太被动。许多企业只注重经济效益，认为档案管理与企业发展没有太大的关系，尤其是失业人员档案，更是不值得一提。主动开展工作与被动消极展开工作，其工作面貌必然是两种结果。主动积极开展工作在档案收集层面上来说，一定会使得失业人员档案的案卷种类繁密、内容丰满充实，而消极开展工作责很有可能将一些重要、珍贵的一手信息材料丢失，这造成的损失是无法估量的。很多企业的档案管理工作很被动，管理体制也很不健全，导致即便有一些现存档案，其档案信息也不够全面。对于失业人员而言，档案大部分丢失，给其他事务的办理造成了很大的麻烦。管理人员仅仅局限于企业的指示，长期被动的工作会阻碍企业的长久发展。

3.管理态度不端正。一些企业档案管理人员对于失业人员档案不够重视，使得绝大多数失业人员档案处于混乱、缺失甚至丢失的境地。有的工作人员没有及时地对档案进行管理，导致失业人员档案不够完善。还有一些工作人员擅自修改或蓄意伪造失业人员档案，导致失业人员档案不尽真实。总之，相关管理人员不端正的工作态度，再一次使失业人员档案管理陷入困境。

4.管理水平低层次。目前，失业人员档案涉及的范围比较广泛，各种内外界因素的影响，存在着很多问题，阻碍其正常发展。许多企业基于资金等多方面因素的考虑，很少会对失业人员档案加以关注和处理，更不可能花费精力用现代化技术去提高其管理效率。

5.管理体制不规范。我国没有专门针对失业人员档案管理的规范和标准，也没有行之有效的监督机制，这样就使得失业人员档案管理工作无章可循，管理过程显得混乱不堪，导致最终的档案管理工作漏洞百出。即便是一些企业有一定的规章作为后盾，也会由于没有专门的人员保障，而无法对其员工重要档案进行合理的管理。

6.管理设施不达标。失业人员的数量占社会人口数量的相当一部分，对其档案的管理，需要有较大的存放空间和设备设施作为支撑。当今时代，纸质档案依然占据着主要天地，不管是对其存放条件还是基础设施，都有着一定的要求。无论哪一方面没有达到标准，都将会影响到档案管理的质量。当然，任一环节出现问题，都将影响档案管理的效率。

四、失业人员档案科学化管理的措施

为了提高失业人员的生活水平，促进其再就业，必须要对失业人员档案进行科学高效的管理。失业人员的档案管理工作与其切身利益密切相关，只有解决好其工作中出现的诸多问题，才能提高其整体水平，使失业人员档案向着更加科学化的方向发展。

1.规范管理工作方向。要对失业人员档案进行科学化管理，需要规范其管理工作方向。失业人员个人档案与其根本利益直接相关，对其后期的整个职业生涯规划起着决定性作用。因此，需要采取一定的手段创新失业人员档案管理工作。管理者可以借助现代化的技术手段，将日常的人为工作与计算机技术相结合，转变单一的工作方法为双重的工作作风，在一定程度上从宏观层面提升失业人员档案管理工作水平。

2.规范管理人员意识。任何企业或者部门都应当重视失业人员档案，应当根据相关要求规范档案管理人员的意识。在思想层面上，管理人员应当树立认真负责的工作态度，发挥严谨细致的工作作风，重视失业人员档案管理工作。管理人员在加强自身责任的同时，应当努力配合构建完善的管理体制，同时遵循有关的监督机制，做好相应的监督工作，保证档案管理工作的有序性，保障档案管理的完整性。

3.明确管理职责。失业人员档案的重要性，迫切地需要相关管理人员明确其岗位职责，端正其工作态度，坚决杜绝虚假错误的现象发生，从而确保档案信息的完整性和真实有效性。相关工作人员应当以身作则，力所能及地做好失业人员档案管理工作。管理人员还应当避免由于个人工作失误对档案管理工作造成的损失。当然，不同单位或者部门之间也可以互相协作，加强沟通，共同提升档案管理工作的质量。

4.重视管理方法途径。失业人员档案管理工作效率的提升，会对整体的档案管理工作起到事半功倍的作用。不管从什么时候开始着手对失业人员档案进行管理，都应当结合实际情况，采用适合自身的管理方法，尽可能地对档案进行管理。在宏观层面，应当有专门保管档案的库房，保证档案的存储环境。在微观层面，可以结合互联网系统，引进信息以及保护技术，最大限度地保证档案的长久完整性。

5.利用管理资源内容。档案中记录的内容往往反映着日常工作的实际情况。所以，作为档案管理人员，要充分发挥档案已经记录下来的现有资源优势，并遵循一定的规则，从而重视失业人员档案管理工作。当然，随着经济和社会的发展，工作者们也可以选择借助新的信息技术手段，将纸质现有资源进行电子化备份，这样不仅增加了管理质量，而且也提升了日后失业人员利用档案的效率。

6.借助管理技术设施。信息技术已经随着社会的进步渗透到了社会的各个工作阶层。对于失业人员档案管理而言，可以借助以往档案管理工作的经验，利用信息技术，改善档案管理的环境，从时间和空间等层面上节省资源。以档案自身的分类工作甚至是档案库房的管理工作为出发点，以各项基础设施的创新来优化档案的管理过程，在科学开展档案的收集、分类、保管等工作的基础上，为失业人员提供切实有效的服务。

档案管理对于人们尤其是失业人员来说有着非常重要的意义。为了社会的和谐和可持续发展，必须加强失业人员档案管理工作。目前，有关失业人员档案管理工作中存在着很多的矛盾和问题，需要采取一定的措施和手段，各个击破，才能使失业人员档案管理工作有序地开展下去。

（作者单位：天津市河北区宁园街劳动保障服务中心）