重点学科早期西文馆藏资源回溯建库方法的研究

李慧，潘纪明

（1.吉林大学图书馆，吉林长春 130022；2.南京审计大学，江苏南京 210000）

以吉林大学南岭校区图书馆（以下简称“我馆”）为例，西文馆藏大部分为20世纪早中期的文献资源，这部分宝贵的资源大多在系统中没有数据或仅有简编MARC数据，读者就不能对其进行有效的检索及利用，实为一种资源浪费。但在没有任何实战经验的前提下，图书馆不可能一步到位全面铺开各学科的资源回溯。国家级重点学科车辆工程不仅是国家级重点学科，也是我国“211”工程重点建设专业。所以，我馆决定从该专业进行试点，逐步推广到各个学科。

1 前期准备工作

1.1 馆员培训

我馆先后派出4名馆员到中心校区编目部接受系统的编目培训。经过大量的理论学习与上机实践，参加培训的工作人员熟悉了本馆编目的所使用的软件系统，掌握了西文MARC的套录方法，并可以进行原始编目。

1.2 总则拟定

（1）软件依托：我馆使用的workflows软件3.4.1.5j版本回溯编制西文书目数据。（2）回溯编目：套录编目与原始编目相结合并只存储于本地库。套录编目以美国国会图书馆数据库LC、俄亥俄图书馆与信息网络目录Ohio LINK为主要数据源。原始编目依据《西文著录编目条例》《中图法》（第五版）等以保证书目数据质量。（3）总则概况：凡本地库有书目数据，但数据简单或有误的，都修改成标准书目数据。在回溯过程中，发现本地库书目数据的问题都要及时解决。

1.3 清点馆藏

为保证建库质量准确、详实，在回溯建库之前我馆工作人员将现有西文库存实体各大类全部清点一遍，筛选车辆工程学科相关类目，根据实际情况有侧重的制定利于本馆的回溯建库的工作计划，为数据库建设奠定良好基石。

1.4 硬件配备

（1）工作场所。为方便编目人员更好的交流学习，及时处理在编目过程中遇到的问题，馆里特别拿出一间办公室供编目工作人员使用。（2）专用机器。每位编目工作人员分配专门的编目用机，确保工作人员能顺利完成本地数据查重及外援数据的下载。

2 回溯流程及方法

2.1 数据查重

西文书回溯做数据时，首先要对正题名页的题名进行馆藏“查重”，检查本地是否存在馆藏数据，并核查馆藏数据质量的好坏，以确定后期处理数据的方案。

2.2 数据处理

一条MARC数据的完成分为两部分，一为书目数据，二是馆藏数据。（1）对在编书的书目数据各字段进行编辑，添加相应缺失的字段，删除不必要存在的字段，并对所在各字段进行逐一核对修改，输入相应的本馆回溯控制号。（2）对在编书馆藏数据进行编辑。将“索书号”、“分类表”、“索书号图书馆”、“永久馆藏位置”等按本馆实际情况进行选择填充。然后，在编书正题名页贴上回溯条形码，将该号输入“馆藏条形码”一栏，保存数据即可。（3）数据复核。重新在本地库中检索该书，逐一核对在编书所有数据，确保数据没有错误、重复、遗漏等问题存在。

2.3 后期配套工作

处理完数据的在编书还有最后一项重要的工作，就是处理书标。在国家级重点学科车辆工程专业早期西文图书的回溯过程中，若索书号有所改动或原号磨损严重无法辨认的，则需要重新打印在编书的索书号并贴标后方可入库上架。

3 所遇问题及应对策略

3.1 馆藏数据与在编书不符

馆藏数据与在编书不符，无非两种情况：一种是有实体在编书无馆藏书目数据，一种是有馆藏书目数据无实体在编书。（1）有实体在编书却无书目数据的单本书，可采取原编的形式，著录一条数据存入本地库。（2）存在馆藏书目数据，却并无实体在编书的情况相对复杂。有的是单本书，有的有多个复本。首先，单本实体书不符。确认无实体则删除此数据。如无法确定，则暂时将数据题名屏蔽；其次，多个复本实体书不符。如全部复本都无实体，则屏蔽题名；有若干复本的，将无实体的复本索书号屏蔽。

3.2 无法覆盖本地数据

在回溯套录的时候，常常遇到数据无法覆盖的情况，需有的放矢寻找解决问题的方法。

（1）服务器设置不符。SIRSI新系统升级以后对字符集的匹配要求非常严格，好处是最大限度地避免了不规范的数据入侵，提升了入库的数据质量。但若系统设置稍有偏差，则原数据很难通过权限要求，无法对本地数据进行覆盖。这时则需要跨部门的通力合作。编目人员做好问题记录及时与系统部进行沟通，避开白天读者使用系统的时间，及时修正HIR。（2）外源数据不规范。由于从事编目工的人员素质不同，编目年代不同，各图书馆执行总则不同等原因。大量的源数据的质量参差不齐，尝尝出现字段缺失，错误著录，格式不等情况。所以，在西文回溯编目时首先应该仔细校对源数据，确定数据质量。若外源数据库中的数据明显优于本地数据库数据，同时编目人员又有修改源数据的权限，则先将源数据修改为标准数据后再进行下载覆盖。（3）本地著录格式不规范。若本地系统中的西文数据是用中文格式CNMARK进行著录，那么用外源西文格式的USMARK覆盖则覆盖不了。因为，中西文的MARC著录格式完全不同。出现这种情况只能将本地数据库中的错误数据删除，重新将符合在编书正确西文MARC格式的数据进行上载，修改为符合本馆要求的标准数据。（4）本地软件设置不规范。本地workflows软件的不规范设置，也同样会引发数据不能覆盖的问题。所以出现数据不能覆盖的情况时，同样需要仔细检查本地软件的设置是否规范，以排除数据覆盖不利因素。

3.3 多卷书处理情况复杂

为方便读者检索，多卷书通常做整体编目，只做一条MARC记录。但有的多卷书各分卷提名主题相同，有的却是相关联主题不同。

出现这样的情况最好分开处理。若在编多卷书各分卷题名主题相同且题名具有检索意义的，则整套统一著录，并处理505字段使用增强级指示符；若在编多卷书各分卷题名主题不同且题名具有检索意义的，则各分卷做单独著录。

3.4 无法合并重复数据

同一种书可能存在于综合性高校图书馆的各个分馆，那本地数据库中难免有一部分重复数据存在。若涉及其他分馆的数据，只能将书目数据修改成标准数据，馆藏数据不做修改。本分馆馆藏部分通过添加索书号和馆藏解决。涉及到其他分馆数据处理、咨询等问题，通过适当的方法解决。

3.5 在编书有效信息缺失

早期西文书出版情况比较复杂，有的著者不详，有的合作出版社变更等，所以外源数据的搜寻与锁定无遗困难重重。这种情况出现时，最好依靠手中的在编书。尽量搜捕并校对书中的有效信息，按西文著录规则进行原始标准著录。

4 结语

本次国家级重点学科车辆工程专业早期西文馆藏资源回溯建库方法的研究，对于我馆的管理能力提升有着重要意义。一方面，对车辆工程学科来说，完善了该学科对早期资源的需求，助力车辆工程学科的教学与科研。另一方面，对图书馆发展的而言，为图书馆完善学科资源的回溯建库提供宝贵的经验，有效提升图书馆学科服务水平、馆藏质量以及现代化管理水平。

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