加强作者管理提高科技期刊质量

2017-03-11卢圣芳

武汉交通职业学院学报 2017年4期

卢圣芳

(《中国舰船研究》编辑部，湖北武汉 430064)

在科技期刊出版链条中，作者处于“链头”的重要地位，只有作者的来稿质量高，期刊质量才会高，所以，进行有效的作者管理对出版行业来说至关重要。已经有不少同仁针对作者管理进行了研究，管昕[1]从提高图书内容质量与编校质量两个方面说明了加强作者管理的重要性，并介绍了进行作者管理的几个具体方法。吴翠姣[2]介绍了医学图书作者的建立方法和维护作者关系的方法。李春风等[3]从医学图书作者队伍的构建以及与作者的沟通方面说明了进行作者管理的意义。刘蒙之[4]简要说明了作者关系管理的必要性，并从实力、诚信、服务和感情4个定律方面对作者管理进行了论述。王银平等[5]提出了进行作者资源开发的几个方法，并针对作者管理提出了自己的建议。陈丽[6]介绍了从来稿中发掘作者、走出去发展新的作者等方面说明了开发作者资源的方法，并从与作者的关系处理方面说明了对作者库的管理。周磊等[7]则分析了对作者进行忠诚度管理的意义和影响作者忠诚度的因素，在此基础上提出了进行忠诚度管理的措施。前人对作者管理问题进行充分探讨，本文将在前人的基础上，结合所在编辑部的工作实践，以具体的编辑流程为基线，探讨作者管理的方法与对策。

一、作者管理的界定及意义

(一)作者管理的内涵

所谓管理，是指一定组织中的管理者，通过实施计划、组织、人员配备、指导与领导、控制等职能来协调他人的活动，使别人同自己一起实现既定目标的活动过程。对于管理，我们首先想到的是上级对下级的管理。而编辑出版单位对作者的管理则不尽相同，它强调的是要为作者提供好的服务，为作者提供满意的服务，其实质就是处理好与作者的关系，让作者对编辑部产生好感，树立良好的期刊品牌形象。

编辑出版单位对作者的管理贯穿于稿件编辑的整个流程，包括投稿、约稿、编辑部初审、专家外审、稿件退修、发录用通知、编辑稿件，以及与作者的联络沟通、给付稿费等等，每一步都大有学问，有其处理的技巧。

(二)作者管理的意义

提高期刊影响力的前提是提高期刊质量，期刊质量主要包括内容质量、编校质量和装帧印刷质量3个方面。科技期刊作为行业内学术交流的一个平台，高质量的内容是最为关键的，只有内容质量高，读者才会愿意看、有兴趣看，期刊影响力才能得以提升。作者作为期刊稿件内容的提供者，是作品的创作者，他们在保证并提高稿件的科学性、原创性、学术性和实用性方面起着重要作用，也即在内容质量方面作者起关键性甚至是决定性的作用[3]。可见，做好作者的管理意义重大，主要表现在：

第一，作者管理做得好，期刊将拥有一批高素质、专业化，具有一定规模且相对稳定的作者队伍，这样期刊就能有固定的好稿源，不怕因为“无米下锅”而发愁，编辑出版单位才能可持续发展，这也是期刊核心竞争力的要素之一。

第二，这些稳定的、高水平的作者能给编辑出版单位带来良好的口碑效应，他们会把期刊推荐给自己的朋友，这在无形中会扩大期刊影响力，为编辑出版单位带来新的作者资源。

第三，编辑出版单位从这些优秀的作者中能挖掘并培养一批外审专家，有利于提高稿件审稿质量，为提高期刊质量提供更好的保障，一举两得。

综上，期刊编辑出版单位应在加强作者的管理方面花心思，下功夫，摸索出一套符合自己期刊特色需要的作者管理方法与策略，为期刊的发展奠定一个良好的基础。

二、实施作者管理的措施建议

(一)认真对待每一篇来稿，做好稿件初审工作

每一篇稿件都凝聚着作者的辛勤劳动与汗水，是作者智慧的结晶[8]。因此不管是作者的自行投稿还是编辑部约的稿，编辑部都应一视同仁、认真对待，让作者能感受到编辑部工作的认真与规范，使作者愿意把稿件投过来，愿意与编辑部合作。

为了尽量让每篇稿件都能达到本刊的要求并给审稿专家留下严谨、规范的好印象，编辑部可以制作投稿模版(投稿模版挂在期刊网站上，以方便作者随时下载)，从形式上对稿件予以规范。为了方便审稿专家公平、公正地评审稿件，提高稿件录用率，在投稿模版的首页可增加作者自评表，让作者明确填写文章的创新点，文章所做研究的价值，让专家对文章首先能有一个大致的评价。

收到稿件后，本编辑部会立即对稿件进行初审，并在2-3个工作日内给予回复。对不符合本刊要求的，逐一提出具体的修改意见提请作者修改，待初审合格后再送专家外审，避免因稿件太差或是格式不规范给专家留下不严谨的印象而直接被专家否决。对那些不符合本刊宗旨的稿件，也第一时间告知作者，以便让他们能尽早改投合适的期刊，而不至于耽误作者。

(二)做好协调与沟通，加快外审周期

在稿件送外审之前，编辑部可先与专家电话、QQ或是微信联系，了解专家近段时间是否有时间审稿；在审稿的过程中，保持与专家、作者的联系，遇到情况及时处理。对于那些作者临近毕业，或是职称评审，或是项目结题等各种原因而对审稿时间有要求、急于知道审稿结果的，编辑部应予以关注。首先在送审时就先和专家说清楚，争取得到审稿专家的理解并加快审稿进度，另在审稿期间也可适时地委婉提醒专家注意审稿时间节点。对于有些审稿专家确因某些原因而不能及时返回审稿意见的，要及时与作者沟通并取得他们的谅解。

而在稿件送外审后，应及时邮件告知作者，让作者了解自己稿件的状态，而不至于让作者稿件投出去后如石沉大海，不知道稿件是否送外审，也不知道送了外审处于什么状态而导致内心焦急，如若因某些原因审稿周期长且未及时给作者答复，会给作者留下不好的印象，如工作效率低、散漫等，之后有好的稿件也不会投往该编辑部，致使作者群流失。

(三)修炼内功，认真撰写修改意见获得作者认同

稿件外审意见返回后，编辑部在汇总专家意见的基础上需要重新组织语言编写稿件修改意见，力求语言委婉，不伤害作者的自尊心，使作者能愉快地接受意见并认真修改。而对于需要退稿的稿件，也应给出中肯的意见，让作者明白稿件的不足之处，下次写作时能予以注意，而且也能感受到编辑部对待科学严谨与认真的态度、对待作者的真诚，使作者有优质的稿件自然第一时间想到该编辑部并愿意将稿件投过来。

编辑出版单位以自身的魅力、实力吸引作者、让优秀的作者主动投稿是期刊编辑出版单位进行作者管理的最高境界。作者的每一篇文章都凝聚着他们的辛勤劳动与汗水，是作者智慧的结晶，所有作者都希望自己辛苦写出来的文章能尽快发表，能取得在该研究方向上的首发权，并能发表在有影响力的期刊上，被更多的科研人员看到，能将他们的学术成果传播得更广。基于此，编辑部还需练好内功，要注重期刊的内容质量，即加强语言文字功底，写好修改意见，引导作者修改到位，真正做到提高期刊稿件内容的质量，还要加强后期编校文章的质量，努力提升期刊在行业内的影响力，由此吸引大批优秀的作者。

获得作者认同有利于期刊获得良好的口碑效应，一传十，十传百，会带来更多新的作者，在扩大作者群的同时，期刊在行业内的影响力也会得到较大的提升。

(四)尊重作者劳动，做好稿件的编辑排版与分析

在稿件的编辑过程中，编辑部可全程采用修订模式进行编辑，保留所有的修改痕迹以方便作者查看编辑都改了哪些地方；对于有疑问的地方，则采用批注的形式。然后将稿件发作者校对修改，告之首先对编辑修改的地方予以确认，若有觉得改得不合适的地方作者可直接在稿件上修改并采用高亮标记；而对批注框里的疑问处，也要求作者修改并解释。总之，在修改作者的文章时，要征得作者的同意，尊重作者的劳动。

文章编辑完成后，对于那些因为作者面临毕业，或是要参加职称评审，或是项目结题等原因急于刊出的文章，编辑部开辟绿色通道，急作者之所急，想作者之所想，尽量按作者要求的时间安排合适的刊期，让作者感受到编辑部对作者的关心与重视。

同时，编辑在编辑稿件的过程中，也可针对作者的写作水平、对待稿件的态度、稿件修回速度等各个方面对作者进行评价，一方面方便编辑日后有针对性地与作者沟通联系，联系约稿事宜，另一方面也可为编辑部后期评选优秀论文和优秀作者提供依据。

综上所述，编辑部应尽可能多地站在作者的角度为作者着想，让作者感受到编辑部工作的认真负责，尊重作者，提高作者满意度，与作者建立良好而融洽的感情关系，稳定作者队伍。

(五)刊后作者信息的整理与收集

期刊要发展，就要有大量好的稿源，而这都离不开高水平的、稳定的作者队伍，因此编辑部有必要建立自己的作者资源库，定期整理作者信息并进行分析评价。

1.整理作者信息。稿件录用后，将所有作者的详细信息都录入作者信息库中，这样，期刊的作者群来自省份、单位、专业便能一目了然。同时，还可定期对表中数据进行统计分析，看编辑部还应补充哪些省份、哪些单位、哪些专业方向的作者，为今后约稿、发掘新的作者提供方向。

2.定期评价作者的学术影响力。利用知网等期刊数据库定期对期刊所发表文章进行分析，了解那些高被引频次和高下载量文章的作者主要分布在哪些地方和哪些单位，由此可看出哪些研究方向为当前的热门，从而对相关作者予以重点关注，跟踪他们的研究动态，经常利用电话、QQ、微信等与他们联系，方便后期约稿。

3.稳定老作者。没有优质的作者资源，就无法开展卓有成效的期刊出版活动，因此发展、积累、维系、巩固和储备作者资源就成为期刊发展的保证与驱动力。首先要做的就是稳定编辑部已有的一些老的作者。关于如何稳定老作者，前面已介绍一些方法措施，就是让作者从投稿到审稿再到稿件刊出的整个过程中都能感受到编辑部对他们的尊重、关心与重视，让他们感受到编辑部对待工作认真、负责的态度。另外，编辑部还可利用期刊微信公众号定期对已发表的论文进行推荐，推送那些优秀的稿件、推送作者及其研究团队，提高作者在行业内的知名度。除此外，还可利用微信公众号为作者做好服务工作，定期向作者推送行业内的最新研究动态，为作者的学术研究提供最前沿的信息与资讯，让作者和编辑部之间形成和谐的合作关系。

4.努力挖掘新作者。从资源积累的意义上讲，作者的管理除了包括巩固、稳定已有的老作者外，还包含发现和发展新的作者[4]。期刊的发展需要不断注入新的力量，因此在稳定老作者的同时，还需不断发现并发展新的作者。发现新作者的方法有多种，可采取专家推荐、参加各种学术会议、从专业网站和相关专业期刊上寻找等多种形式。然后，利用各种通讯工具、采取各种方式与这些新的作者联系，并商谈约稿事宜。当然，在联系新作者之前，编辑需要做好前期准备工作，即利用强大的网络分析研究这些新作者正在做哪些项目，以及研究的进展，编辑部目前所有的资源是否有可以帮助到他们的地方，在建立良好关系的基础上然后再有针对性地向他们约稿。