地方医学院校教学档案校院两级管理模式的构建

王宗泉 李建华 林爱华 李 慧 张 辉

（广州医科大学 广州 511436）

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地方医学院校教学档案校院两级管理模式的构建

王宗泉 李建华 林爱华 李 慧 张 辉

（广州医科大学 广州 511436）

在高校校院两级管理体制改革的背景下，地方医学院校教学档案管理模式需要进行相应调整。从地方医学院校教学档案管理的实际出发，对存在的问题进行分析，提出构建校院两个级别，涵盖综合档案室、相关职能部门、学院、教研室四个层次的管理模式。对校院两级管理模式的组织架构进行梳理，并对其实施运行提出对策与建议。

医学院校 教学档案 两级管理 组织架构

随着我国高等教育大众化和招生规模化，高校传统的集权式管理体制面临越来越多的挑战。为激发内部办学活力，越来越多的高校积极开展校院两级管理体制改革。档案工作是高校管理工作的重要内容，教学档案是高校档案的主体、核心和重点。构建权责明晰、运行顺畅的教学档案校院两级管理模式，对高校两级管理体制改革具有重要的现实意义。地方医学院校在此过程中面临的状况更加复杂。

一、地方医学院校教学档案建设和管理工作重要性

1.教学档案指的是在教学管理和教学实践过程中直接形成的具有保存价值的，以文字、图表、声像等形式存在的文件和材料的总称。教学档案是地方医学院校教学活动的真实记录，是学校教育教学和发展历史进程的重要依据，也是衡量学校教学管理水平和教学质量的重要标志之一。教学档案对改进教学工作，规范教学活动，强化教学管理，深化教学改革本身就具有重要的参考价值。

2.在教育部开展本科高校教学水平评估和审核评估、采集本科教学基本状态年度数据、发布本科教学质量年度报告、开展医学类和工程类专业评估等工作的背景下，教学档案的利用率也随之提高，其地位和作用也越来越重要。根据教育部《高等医学院校本科教学工作评价指标体系》涉及的42项指标，与教学档案直接相关的就有24项，占比达57%。准确、完整、系统的教学档案将更好地为地方医学院校的发展服务。

二、地方医学院校教学档案管理存在的问题

1.教学档案来源比较分散，相关部门各自为政缺乏协调。根据国家教育委员会《高等学校档案实体分类法》对教学档案的二级类目设置，高校教学档案包括从招生到就业的各个环节。地方医学院校受自身定位和办学规模所限，很难独立设置专门的档案馆来统筹相关工作，大部分同类院校仅通过设置综合档案室来承担其部分职能。因此除统一归档到学校综合档案室的档案之外，其他教学档案只能散落存放在学生处、教务处、科研处以及学院等职能部门和二级单位。各相关职能部门可通过业务指导纵向统筹起二级单位包含在该部门职责权限范围内的教学档案管理工作，但平行的职能部门之间则各自为政少有协调。从医学学科专业人才培养过程来看，医学生人才培养包含基础阶段教学和临床阶段教学两个环节。基础阶段的教学档案产生在校内相关学院，还较为容易管理；临床阶段的教学档案则有可能产生在附属医院、实践基地、实习基地等校外相关单位，管理起来更为复杂。

2.领导层面重视不够，部分教师档案意识淡薄。教育部和国家档案局在联合印发的《高等学校档案管理办法》中，明确要求高等学校应设立专项经费保障教学档案工作顺利开展，但在现实工作中很难得到落实。受现行高校评价机制影响，地方医学院校也难免有“重科研、轻教学”的倾向，在此背景下，教学档案工作更难得到应有的重视。教学档案管理制度虽有制定，但档案工作的重要性在教学工作考核上未能凸显，导致各项管理制度在执行上打了折扣，以至于相关单位仅在专项检查时重视一阵子，平时却疏于管理。教学档案工作涉及教学活动全过程方方面面的内容，部分教师认识不足，对哪些教学资料该归档没有较为清晰的认知，甚至仍旧认为教学档案工作是教学秘书和档案工作人员的事情，与己无关，最终导致教学档案材料收集不完整。

3.教学档案管理队伍不稳定，人员业务素质有待提高。地方医学院校学校综合档案室人员编制极为有限，一般仅3-5人，业务范围却涵盖学校党群、行政、教学、科研、基建、财会、外事等诸多方面，在教学档案管理方面的精力投入较难得到保证。学生处、教务处、科研处等职能部门的教学档案工作，一般由行政人员兼职负责，但行政人员本身就有较多的事务性工作要做。各学院教研室层面的教学档案工作一般由轮值的教学秘书兼管，教学秘书人员较难固定，流动性较大。从构成来看，地方医学院校档案管理队伍90%以上的是兼职档案管理员，人员极不稳定。兼职档案员非科班出身，缺乏系统的专业知识，在资料收集和管理方面难免有较大的随意性，而且非本职工作也容易导致主体责任意识不强，工作开展过程中依赖性比较大。兼职档案管理人员业务素质和能力亟待提高，却又少有机会参加专门的业务培训和学习。

三、地方医学院校教学档案校院两级管理模式构建

1.理顺教学档案管理体系组织架构。地方医学院校教学档案管理涉及学校综合档案室，学生处、教务处、科研处等行政职能部门，学校各学院、各附属医院，各专业校外实习实践教学基地等多个单位或部门。随着学校内部管理体制改革的推进，相关管理权限逐渐下放，教学档案管理体系组织架构也面临调整和重新定义。

学校层面：学校综合档案室是全校档案工作的业务主管部门，负责学校档案的永久保存和提供利用，对下属立档单位以及各部、处、室、馆、所、系的档案工作进行业务指导、监督和检查。学生处、教务处、科研处等是学校的行政职能部门，依据各自职能开展教学相关工作，对工作过程中所形成的教学相关档案进行收集和管理。其中，教务处作为教学工作的主管部门，除本部门教学档案的收集和整理之外，还承担着各教学单位教学档案的指导、管理和监督工作。

学院层面：学院是学校下属的二级管理组织，在校院两级管理体制下，上承学校各职能部门下启教研室，在档案管理工作中，一方面需贯彻落实学校各部门的要求，一方面要开展院内宣传和制定二级工作规范，是教学档案管理工作的主体。教研室是学校最基层的教学组织形式，是教学档案初始形成场所，是教学档案收集与管理的第一环节。

其他相关单位层面：直属附属医院是地方医学院校的组成部分，在教学档案管理中的权限和职责与学院相同。非直属附属医院、实习医院、实习基地等单位与学校不存在直接隶属关系，仅在教学等工作上接受学校的业务指导，是医学生培养实践教学阶段教学档案生成的重要场所，是学校教学档案管理工作中不可或缺的环节。

综上，基于自身定位和学科的特殊性，地方医学院校应建立以学校综合档案室为依托、以职能处室为轴心、以学院为主体，同时向校外实践教学基地辐射的教学档案管理网络体系。该管理体系包含校、院（含直属医院）两个级别，纵向涵盖学校综合档案室、各行政职能部门，学院、教研室四个层次，横向延伸至非直属附属医院、实习医院等校外实践教学基地。

2.健全教学档案校院两级管理模式运行机制。在教学档案管理工作中，学校综合档案室应高屋建瓴充分发挥业务指导监督和整体协调的作用；教务处应把重点放在规范制定、教学档案专项检查等方面，充分发挥自身的主导作用；学院应加强教学档案工作的主体意识，加强学院内部教学档案的规范化管理；教研室应充分发挥自身基础性作用，加强教师的档案意识培养，做好原始档案材料的收集和整理。实现教学档案校院两级管理机制顺畅运转需做好以下几个方面的工作：

首先，要完善监督和保障体系，一方面要系统修订既有的教学档案管理制度，完善教学档案各环节的管理，同时加大执行力度，将教学管理制度真正落实到工作中去；另一方面要把教学档案建设和管理工作列入学院年度考核和评估体系，教学档案检查结果作为学院教学建设经费划拨的重要参考。其次，要把档案工作明确列入兼职档案员的职责范围内，切实提高兼职档案人员的责任意识。综合档案室应定期对兼职档案人员进行业务培训和指导，帮助他们掌握专业的档案管理技能和方法，真正提升档案管理队伍的业务素质和能力。再次，应加强宣传和动员，让一线教师参与到教学档案的建设中来，帮助教师充分认识到档案管理工作最终目的是为师生提供更好的档案服务，真正帮助教师提高自身档案意识。最后，教学档案管理是一项系统的工程，涉及学校各个职能部门、各学院、校外各实践教学基地之间纵横交错的关系，因此在教学档案管理工作中应做好各相关单位的分工与协调，学校综合档案室要发挥统领、教务处应发挥主导作用，加强与各相关单位的沟通协调，各相关单位和部门应予以积极配合，从而保证教学档案校院两级管理模式顺畅运转。

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10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.09.14

2015年度广东省高等教育教学研究与改革项目。

王宗泉，广州医科大学教务处研究实习员，研究方向为高等教育管理。

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2017-01-05