杂谈实物档案的特点

文松

（北京联合大学档案（校史）馆 北京 100101）

杂谈实物档案的特点

文松

（北京联合大学档案（校史）馆 北京 100101）

20多年来，伴随着档案工作实践和学理上的商榷“，实物档案”的概念已逐渐被档案界所接受。本文在回顾前人对实物档案的认知的基础上，对实物档案的特点进行了初步归纳。实物档案具有档案的本质属性、直观性、复杂多样性、非独立存在性，还具有文物的特点。

档案 实物档案 特点 本质属性

一、“实物（档案）”是档案

实物档案是机关、团体、企事业单位和个人在不同时期的各项社会活动中形成的，以物质实体为载体，能够反映本单位的职能活动和历史发展进程的原貌（对个人来讲，能反映其参与的社会活动和个人的真实经历），具有保管利用、纪念意义和研究价值的各种特定有形的物品，是一个单位档案全宗的重要组成部分，是其他形式档案的延伸和补充。

“实物档案是档案”，伴随着20多年来综合档案室（馆）完善馆藏结构、创新服务机制、举办展览的工作实践和学理上的商榷，如今已基本被档案界所接受。但在以往，特别是在20世纪90年代，曾经经历了一个在相当长时期、一定程度上的争论。

1.反对方的主要观点。2006年赤峰学院的宝丽同志、2008年云南省公路开发投资公司的李淼同志分别在自己的文章中，对反对“实物档案”说的主要观点进行了系统回顾。反对“实物档案”这种提法的理由，主要有以下三方面。

（1）“实物档案”这一概念，违背逻辑学原理，是种、属概念的混淆。“档案”是属概念，“实物档案”是种概念。从种、属概念的外延关系来看，属概念的外延比它的每个种概念的外延都要大，每一个种概念的外延都完全被包含在它的属概念的外延之中。而作为种概念的“实物档案”的外延，却比作为属概念的“档案”的外延大。作为属概念的“档案”的外延，只包括有原始记录的实物，上面没有原始记录的实物不属于档案范畴[1]4；[2]160。

（2）“实物档案”的说法，造成了档案学中“档案”这一概念的不确定性，把“档案”的外延扩大到无法统计的劳动产品之中，把档案馆变成了无所不包的库房[1]4；[2]160。

（3）文物成为档案是有条件的。只有那些铸刻了文字符号，记录了特定社会生活内容的文物才是档案。比如金石档案被认为是档案，根本上是因为刻在其上的文字，它们构成了铸、刻在实物上的特殊文件。文物成为档案，其实质并不是实物成为档案，而是附着于实物上的文字材料成为档案。将实物纳入档案管理范围，只会扩大管理空间，降低管理效益[1]4；[2]160。

2.逐渐被普遍接受的对实物档案的认知。我们研究任何事物，都不能仅从概念（定义）出发。概念是人们的感性认识上升为理性的东西，当客观实践发展了，概念定义等人的主观意识也应该发展，否则它将失去指导实践的作用，甚至会阻碍实践。档案部门如果否认和排斥实物档案的存在，等于把自己限制在狭小的圈子里，必然违背档案工作的宗旨。

同样是在20世纪90年代，张辑哲同志在《档案定义匡谬与透视》一文中，把关于档案的上百个定义归结为两大类：第一类“档案是……文书、文件、文件材料”，第二类“档案是……历史记录、原始记录、信息”，并提出了第二类定义“具有无法比拟的优越性”的观点[3]33-34。根据这个思路，“实物”可以纳入第二类定义当中，即肯定它们是档案。

确认一个事物是此事物而非彼事物的根本标准，是看它是否具有该事物的本质属性。档案的本质属性是原始记录性。所以，鉴于这些已经被人们习惯地称为“实物档案”的物质具有档案的属性，就应该认定它们是档案。

“实物档案”的提法在逻辑上略有瑕疵。档案和实物两者之间，在内涵上存在部分交叉和重复。在现实中，档案往往是以各种形式的文书而存在，但此外还有相当数量的非文书类信息记录物。它们既是档案，又具有一些文物的特征——这就是我们关注的“实物”。所以，有的学者认为，在谈论档案资源建设时，用“实物”的概念，可能比“实物档案”的概念更加合理[1]4；[2]161。这也就是为何本文在标题“一”中，把实物档案中的“档案”两字加上括号的原因。事实上，在现实工作中，哪个名称或名词对它所概括的对象（客观存在）的特质，抽象、概括得越充分，越简练，就越容易被接受；哪怕它从纯学理角度上看略有瑕疵。我们不能因为“实物档案”的概念在学理建构上不甚完善，就在工作实践中止步不前。

二、实物档案的特点

1.具有档案的本质属性——原始记录性。档案本质属性中的原始性是指档案内容的原生性和固定它的物理载体的原始性，及档案形成过程的直接性[4]133。档案本质属性中的记录性是指档案用记事符号（原始的记号、文字、声音、图像、数字等）将人类社会活动的原始性数据、信息、知识等固定在一定的物理载体上。

一个立档单位的实物档案，就是该单位从事自身职能活动而直接形成的最原始记录，原样地承载、标记了该单位的发展历程。比如，企业实物档案，原始地记录了企业工艺技术和生产、管理的历史过程；科研院所的实物档案，忠实地凝聚着当时的科研水平和标志性成果；高等院校的实物档案原始地记录了高校各教学单位或职能部门或某个人——即档案形成者——从事教学、科研、管理等活动的客观过程，是形成者当时、当事使用的原始物品的直接转化物，原样地保留了本来的面貌，可以成为后人查考历史事实确凿可靠的原始凭证[5]158。

实物档案所记录的信息，一般包括两类，一类是人类实践活动中取得的有价值的自然物，它传递同类事物的有关信息，以及人类认识自然、改造自然的信息，比如地质岩心档案、昆虫标本等。另一类是人们实践活动所创造的实物成果，其中一些实物自身往往还带有数量不等的文字，比如工业企业所生产的小型样机，服装厂制作的服装，刻有获奖单位、姓名、时间和主办单位的奖杯，印有工商企业字样的招牌等等，主要表现了创造者的技术水平和成就，反映了人类创造性的劳动成果和所参与其中的社会活动。

2.直观性。相对于“千纸一面”的纸质档案来讲，实物档案形状各异，色彩丰富，很容易给观众以直观、鲜明的感受，往往通过外观形状就能凸显某一主题内容，使人一眼就能初步感知某人或某单位拥有某种资格、实力或参加过某项活动。比如某单位的新产品参加全国展览会并获奖，拿回一册获奖名录、一幅奖状和一个奖牌。后来发现奖状和奖牌更容易吸引参观者的注意，宣传推介效果更好。由于实物的直观、生动，往往能表达出文字难以表现的细微之处，或给人以相对强烈的视觉冲击，更容易被人感受到并留下深刻印象。

再比如某地一个历史悠久的火柴厂的档案室，积累、保存了自20世纪30年代以来大量火花档案（火柴盒实物档案）。这些火花档案非常直观地反映了该厂的包装技术和工艺水平的发展过程，也反映了当地的风土人情和一定社会阶段的文化意识。由企业多年来生产出的产品所汇聚形成的该厂的实物档案，可以使人们对该企业生产的历史过程、发展水平和工艺技术一目了然。

特别值得一提的是，实物档案中还有一类——印章，非常直观，又强调、突出了凭证作用，是一个机构的地位、职能、权限等方面的象征[6]185。它不仅在使用上方便快捷，而且也约定俗成地成为机构或个人行使职权、办理事务的鉴证和凭据。

3.种类和形态多样、载体各异，保管和整理、分类的难度大。回望档案的发展历史，最初的档案就是某种三维物品，形态各异而且种类繁多。我国早期形成的档案，就是以甲骨、金石、竹简、木片、绢帛等为载体的。国外则有泥板档案、石刻档案、羊皮档案、蜡板档案等等[5]158。只是到了纸质档案普及后，实物档案才退居次要位置。

这里的所谓载体，主要指实物的形式特征和制作材料（材质）。实物档案的制成材料可以是金属、布帛、木石、塑料、玻璃、水晶、石膏、陶瓷、纸张、磁带、胶片、光盘等等。实物档案的种类，包括各种奖状、证书、题词、字画、锦旗、奖杯、奖牌、实体性科技成果、工装、设备，互赠的礼品、纪念品，等等。实物档案的形态更是五花八门，大小和规格不等。因为载体各异、形状不一，对装具、温湿度等等保管条件的要求各不相同，所以比起文书档案来讲，实物档案的整理和分类、保管的难度加大了。

实物档案的分类，可以采取问题、年度、保管期限等分类方法。所谓问题分类法就是将实物按其属性内容和形式特征分类，这种方法在开始阶段比后两种方法费神，需要一点儿“顶层设计”，但从后续效果来看，它可以避免和减少同类实物分散的现象，便于按专题查找和利用；往往也能减少占用空间、降低保管成本。

参考和借鉴同行们[5]159-160；[7]297-298；[8]87-90的经验总结，实物档案问题分类，一般可分为奖品类（荣誉类）、信品类（印章类）、赠品类（礼品类）、作品类（产品类）四大类。奖品类（荣誉类）实物，包括奖状、锦旗、奖章、奖牌、奖杯、荣誉证书等。信品类（印章类）实物，主要有本单位的证件——比如法人证书、组织机构编码、营业执照、国有土地使用证、房屋产权证等；还有本单位机构变更、撤销或合并而失效的印章、证书、牌匾等等。赠品类（礼品类）实物包括本单位开展活动中（制作的）有纪念意义的物品，本单位在对外交往中收受的礼品，比如领导和名人给受赠单位的题字或书画等等。作品类（产品类）实物，主要有本单位在行使职能活动中形成、制作或收存的模型样品、中试产品、终端成品等实物，如徽标（章）、钱币、票证、邮票、纪念币、工装、设备等；还有学校在教学活动中产生并具有较大社会影响的实物作品，高校、科研院所或企业在科研和产品开发中有独创性的小型样机、重要的工程或建筑模型。

实物档案的整理，除了要根据前述的问题档案分类方法，还应遵循保持有机联系、便于保管和利用的原则；遵循尽量节省空间、存放外观整齐一致的原则。特别是在场地、馆舍缺乏，陈列、摆放设备紧缺的情况下，在不影响实物的品相、材质、寿命的前提下，按照实物的外形特征，以便于归类、折叠、集约化存放的方法加以分类和整理，往往是实物档案整理保管的经验之道。

4.具有档案和文物的双重性质。档案部门收集的实物，具有档案和文物的双重性质。文物是指人类在各种实践活动中形成的具有历史、艺术、科学价值的遗留物，其形式多为实物。在现实工作中，有些实物具有文物性质，并不影响它的档案身份。档案和文物这两个概念有交叉关系，即档案中有一部分是文物，文物中也有一部分是档案[5]159。实物档案是档案工作中的一种文物收藏；而且，具有法律依据——《中华人民共和国档案法》第12条规定：“博物馆、图书馆、纪念馆等单位保存的文物、图书资料同时是档案的，可以按照法律和行政法规的规定，由上述单位自行管理。”

档案部门收集的实物档案，具有的二重性之一，是具有文书档案共有的特征——有文字，或者即使没有文字但有明确清晰的记录内容。二重性之二，是具有其他文物的一些特征，但又不是漫无边际、无所不包。综合档案馆收藏的实物，大致有以下几个特点：一是原始记录性。二是具有直接使用的实用性，比如各级机构停用的公章，注明使用人情况、时间和用途的各类票证，馆藏近代银行档案全宗的纸币样张、金属货币等。三是具有全宗性，即与有关文书档案和声像档案具有同一来源。例如上海市档案馆收藏的工部局旗帜，就是馆藏公共租界工部局档案全宗的一个组成部分[2]162。所以，我们平时在日常工作中，要把握实物的收集范围，收集与已有馆藏档案在内容上相关联的实物，使它们得以相互印证，从源头上确保与文书档案相关的实物不流失。四是具有可保存性，即收藏的实物要便于档案部门收藏、存放。

5.非独立存在性。实物档案因直观性强等突出特点，以独特形式存在于档案家族中，它们与纸质材料和其他载体形态的档案相辅相成；但实物档案本身，往往不能单独存在。从档案的角度讲，作为档案的实物不便于交流、往往不能单独存在，必须配有一定的说明或解说词。实物档案如果需要广泛交流，只能交流它所含的信息内容，必须转化为照片、录像或文字描述等材料[9]26。

反过来说，实物档案往往没有必要也不可能记载一个事件的全部信息，通常只能与其他相关文件材料相互补充，共同记录一个事件的发生和存在。因此说，它们是档案记载的特殊表现形式，是文书档案等其他档案的延伸和必要补充。

[1]宝丽.对实物档案管理的探讨[J].赤峰学院学报（汉文哲学社会科学版），2006（4）.

[2]李淼.论综合档案馆的实物档案收藏 [A].“源于实践服务全局——兰台工作纵横”会议论文集，2008.

[3]张辑哲.档案定义匡谬与透视[J].档案工作.1993（1）.

[4]卞龙云.试论高校档案中的实物档案[J].盐城师范学院学报（人文社会科学版）.2002（1）.

[5]朱康康.论高校实物档案的管理[J].中国计量学院学报.2003（2）.

[6]钟茂金.关于“实物档案”的几点思考[A].中南六省区档案学会“新时期档案工作”学术会议论文集，2005.

[7]王子肖.实物档案的整理[A].“科学发展观指导下的档案学理论与实践”会议论文集，2007.

[8]郝瑞秀.实物档案的管理及利用[A].“新常态下的档案工作新思维”会议论文集，2015.

[9]霍振礼.实物档案的崛起与档案定义的表述——兼与李恕德、陈永斌同志商榷[J].档案学通讯.1993（5）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.09.11

文松，北京联合大学档案（校史）馆工作人员，史学博士，讲师。曾从事中国近代史（主要是中国近代海关史和中国近代高等教育史）研究和“中国革命史”等课程的的教学；近年主要从事高校档案及相关工作。

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2017-03-08