论档案用户教育

于玲

（中国刑事警察学院 沈阳 110854）

论档案用户教育

于玲

（中国刑事警察学院 沈阳 110854）

首先分析了档案用户教育的原因，紧接着介绍了档案用户教育的现状。最后提出通过改变档案工作人员观念、了解用户需求、建立用户教育制度、在高校教育中设置相关课程、定期开展用户教育等方面措施，旨在改变这一现状。

档案用户 用户教育 档案利用 档案价值

经过多年的发展与变革，档案工作的内容及性质发生了巨大变化，档案工作的服务对象也从过去的党政机关变为社会大众，即为党和国家政治服务的同时，也在为人民群众提供服务，以解决日常生活中遇到的种种问题。对此，笔者不得不承认这是一个可喜的变化。但是，服务对象的变化并未改变档案工作在公众中的形象和地位，档案工作仍然被忽视、被误解。这是档案学者应该给予一定关注的。

一、关注用户教育的原因

曾经档案馆内的冷清和档案的不为人知已经促使档案工作者采取措施来提高大众的档案意识，例如，举行档案图片展，将档案馆内珍藏的图片进行相关的编辑注释，向公众展示，或者制作馆藏档案的视频资料进行公众宣传等。但是，档案工作者的这些工作并未获得相应回报，档案利用依然不见起色，档案人员需要反思原因何在。

笔者认为，档案工作者为了提高公众的档案意识，确实采取了一些宣传措施。但是，这些宣传工作的立足点都是站在档案工作一边，有很强的“功利心”在其中，旨在让公众更多地利用档案，提高档案工作的社会地位。也正是由于功利心太强，所以，欲速则不达，档案宣传工作收效甚微。

需要注意的是，档案作为一种信息资源，其目的在于为人类的各项社会活动提供服务。档案工作的开展是需要档案工作人员与档案用户共同参与的。所以，若想改善档案工作的状况，则需要从档案工作开展的双方参与者入手。仅仅考虑档案工作人员的需求，而忽略了用户的需求，工作效果势必大受影响。

二、档案用户教育现状

1.档案用户群。曾经，档案馆的用户大多为党政国家机关工作人员、事业单位工作者、科研工作者等，是具有较高社会地位或高学历的“特殊”用户，普通老百姓很少进档案馆查档、用档。原因在于：一是对档案及档案工作认识不清楚。很多社会公众对档案缺乏正确的了解和认识，认为档案馆是一个神秘的宫殿，不敢越雷池半步[1]29，不知道档案工作在其生活中发挥着怎样的作用，扮演着怎样的角色，也不了解档案利用的方式方法，这些普通用户很难去档案馆利用档案并实现其利用目的。二是档案馆的档案利用程序复杂，有时对于这些普通用户利用档案限制较多，极大打击了他们利用档案的积极性。档案馆正式面向社会公众开放了，但是由于上述工作不到位，这些普通用户依然不会选择到档案馆查找利用档案。

2.用户教育现状。事实上，从文化传播的角度来看，档案馆、图书馆与博物馆性质相似。但是，图书馆的用户教育工作是非常值得档案馆学习的。最显而易见的是，大学新生入学后普遍都会接受如何使用图书馆相关资源的专题培训，极大地方便了学生对图书馆的使用。与此形成鲜明对比的是，高校很少在大学新生入学后对其开展档案教育培训。这是造成当前大学生这一群体档案意识薄弱的原因之一，他们工作后产生了许多“弃档”、“重新建档”等不良现象。大学生作为未来国家各项事业的接班者，走在时代的前面，尚未具备较清晰的档案意识，何况广大的普通民众。由此可见，我国档案事业在用户教育环节甚为薄弱。档案用户教育工作势在必行。

三、用户教育实施对策

1.档案工作人员需改变观念。

（1）改变“只藏不用”的观念。档案曾经为国家政治、阶级斗争服务，深锁在高宅大院内，几乎与世隔绝，使得档案人员一贯坚持“以藏为主”的理念，便于保密。这样的观念造成大量档案失去其存在的价值，终日不见天日，不为人所知。因此，随着时代的发展和档案工作服务对象的极大拓展，档案人员应积极对那些可以开放的档案以相对合适的方式向公众开放，便于利用。

（2）公平对待所有用户。由于档案自身信息价值的特殊性，档案工作人员对于档案利用过程实施较为严密的控制。但是，国家权力机构的工作人员在利用档案时，限制则相对宽松很多，可用档案范围亦十分广泛。对于各学科专业的研究学者，限制相对较严。但是对于普通公众来说，可利用的档案最少，限制也是最多的。如此的“不公平”，在很大程度上影响了档案工作在社会中的认可程度及接受程度。因此，档案工作人员应秉承“历史面前，人人平等”的理念，公平、公正地将可以开放的档案提供给所有用户，以便在更广阔的范围内实现档案价值。

2.了解用户需求。在当前档案工作中，档案工作人员确实意识到了需要提高公众的档案意识，并为此开展了一些面向广大公众介绍档案和档案工作的宣传，但是收效甚微。究其原因，不难发现，在于未能充分了解用户的需求。不同的用户群体，例如，从年龄上分，可分为成年人和未成年人；从职业上分，可分为党政机关人员、企业职工、农民、个体经营业者等，不同群体有着不同的实践需要，因而相应有着不同的查档利用需求。但是，由于档案宣传工作没有考虑到这一点，缺乏针对性地展开内容宣传，无法吸引用户注意。

同时，档案宣传活动大多是对馆藏档案资源的介绍，或者是对档案所记录历史的展示，对于档案的利用方法方式及利用程序并未进行相应的介绍与讲解，容易造成用户即使具备档案利用需求，由于不知如何查找档案而无法顺利实现利用档案的目的。

因此，无论是开展档案宣传工作，还是对用户开展培训或教育，首先应该做好调研，深入到用户中去，充分了解用户的真实需求，实施个性化服务，从而有针对性地开展相关工作。值得注意的是，对用户进行关于档案利用程序和方法的教育是十分重要的，这一环节直接影响档案用户查档的兴趣及其需求是否可以实现。

3.建立用户教育制度。档案工作的目的在于通过用户利用档案实现档案价值，满足用户的利用需求。用户教育工作对于这一目的的实现起着至关重要的作用，因而各类型档案机构应将档案用户教育培训工作纳入到基本工作制度中并加以系统管理，从而使得用户教育工作有章可循，有法可依。在一定程度上，有助于保证用户教育工作的持续、顺利开展。值得注意的是，在制定相关制度前，应尽可能充分了解用户的真实需求，可以参考、借鉴图书馆或者其他机构该方面的制度规定。

4.高校专业教育中设置相关课程。目前，在高校的档案学专业教育中，很少有关于用户教育培训方面的课程。相比较来看，图书馆专业已经设置了针对用户的研究课程，对学生进行用户培训方面的专业教育，有助于改善图书馆的用户服务工作质量。因此，笔者建议高校档案学专业设置档案用户教育方面的相关课程，从源头上提高档案工作人员的用户教育意识，从而提高用户教育工作质量。

5.定期展开用户教育工作。在条件允许的情况下，档案工作人员应该结合不同用户群、不同用户需求尽可能有针对性地定期展开用户教育工作，采用的教育培训方式有：召开用户座谈会，面对面了解用户的需求状况；举办用户档案利用的培训讲座，为用户讲解档案利用的方式方法，讲解档案利用的相关法律法规，保证用户合法地实现档案利用目的。针对不同的用户群体，尽可能地针对用户的职业特点、文化素养、档案意识水平等情况，确定其教育内容的深度和广度，做到“因人施教”，不求面面俱到[2]9。

档案工作的开展离不开用户的积极参与和大力支持，而用户的参与离不开档案工作人员的指导与帮助，二者是一种相互作用、相互促进的关系。其中，档案工作人员作为专业人士，相对处于主导地位，需要恰当地处理好二者之间的关系，因势利导，从而使二者可以和谐共处，获得双方互利的效果。

[1]张晓霞，王萍，王宇晖.档案用于教育之设想[J].四川档案，2000（1）.

[2]周晓林.论档案用户教育[J].档案与建设，2000（12）.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.09.08

沈阳市教科系统“双服务”项目。

于玲，中国刑事警察学院档案馆员，研究方向为档案管理。

G273.5

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2017-01-09