数字档案资源形态特征研究

戚 颖 倪代川

（上海市疾病预防控制中心 上海 200336 上海大学图书馆 上海 200444）

数字档案资源形态特征研究

戚 颖 倪代川

（上海市疾病预防控制中心 上海 200336 上海大学图书馆 上海 200444）

数字档案资源作为一种新型档案资源，已经成为档案学新的研究对象。文章从信息资源生成视角对数字档案资源主要来源渠道进行了初步分析，对数字档案资源类型了进行了多元划分，明确提出作为国家机构、社会组织和个人在社会活动过程中形成的具有一定价值的各类数字记录，具有信息真实性、内容复杂性、形式多样性、效用多元性、价值公共性、利用便捷性、分布不平衡性、管理风险性等特征。

数字档案资源 来源 类型 特征

随着档案信息化建设的持续推进与数字档案馆建设的快速发展，数字档案资源急剧增长并逐渐成为数字档案馆建设的核心内容，各级各类档案组织机构均将数字档案资源建设视作推动自身发展的核心载体。数字档案资源作为网络环境下档案信息资源的主体形态，它是国家机构、社会组织和个人在社会活动过程中形成的具有一定价值的各类数字记录，以计算机二进制数字代码形式依附于磁盘、光盘等各类信息载体，既包括前期直接形成的各类数字记录，也包括后期通过传统形态档案资源数字化转换、网络信息资源采集与捕获等形成的各类数字记录，其来源广泛、形态多样，具有鲜明的真实性、复杂性、多样性、多元性、公共性、便捷性、风险性等特征。

一、数字档案资源来源

当前，数字档案资源建设已经成为各级各类档案馆（室）的中心工作，攸关国家数字档案馆（室）建设战略的有效推进与国家档案事业的健康可持续发展。近年来，国家先后颁布《数字档案馆建设指南》（2010）、《数字档案室建设指南》（2014）、《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（2014）等文件，对新时期数字档案资源建设提出了明确要求，为数字档案资源可持续发展奠定了政策基础，有利于推进新形势下国家档案事业建设与发展的顶层设计和战略规划，破解数字档案资源管理面临的存储风险凸显、管理方式粗放、资源结构失衡、特色资源贫乏、服务方式单一、资源整合成效低等现实困境，推动数字档案资源管理集约化、低碳化、绿色化与科学化。

数字档案资源作为一种新型档案资源，其产生具有一定的历史必然性，它是在现代信息技术快速发展与广泛应用的时代背景下产生的，具有鲜明的时代性特征，既是网络环境下档案工作的新对象，也促进了传统档案工作的变革和转型。国家档案局李明华局长从中国国家数字档案资源建设视角提出，“数字档案资源是指办公自动化条件下形成的电子文件归档后形成的数字档案资源和档案馆（室）藏传统载体档案数字化后形成的数字档案资源”[1]14，并明确提出我国将通过持续推进“存量数字化、增量电子化”战略来积累数字档案资源，这既从宏观上指出了当前各级国家档案馆馆藏数字档案资源的主要来源及其建设策略，也为我们系统分析数字档案资源来源问题奠定了政策基础。随着社会信息化、网络普及化、档案信息化的持续发展与深度融合，数字档案资源不仅快速增长，而且其来源渠道亦日趋广泛，主要包含以下方面。

一是来源于电子文件的归档。电子文件作为网络环境下“组织（包括政府机构、企事业单位等）在其职能、业务活动中形成的具有特定效用的数字形式的凭证性信息”[2]4，它不仅是电子档案（数字档案）的直接来源，而且更是数字档案资源的核心来源，是未来数字档案资源来源的主体。随着现代信息技术的广泛应用，电子文件大量产生，并成为社会活动记录的新的档案形态，接收电子档案是数字档案馆资源建设的重要任务[3]45-49。数字档案馆“应当根据档案接收范围，建立电子文件接收进馆制度和机制，配备必要的技术手段，从源头上保证数字档案信息的真实、完整、可用”[4]。

二是传统档案的数字化转换。随着档案信息化的持续推进与用户档案利用需求的变革，档案资源利用的数字化、网络化、多元化、个性化、便捷化等已经成为现代档案利用服务的新趋势，各级各类档案馆纷纷实施馆藏档案数字化战略作为现阶段数字档案资源建设的重要途径，旨在借助现代信息网络技术，将纸质档案、照片档案、声像档案、胶片档案等传统载体档案的模拟信息向数字信息转变，促使传统档案资源的数字化快速发展，实现档案信息的高速流动和资源共享。

三是数字档案资源的针对性采集与捕获。“数字档案馆馆藏的质量评价，不单单以本馆的实际收藏即拥有的档案文献本身（数量、结构、重点和效能等）为评价对象，还要看其在网络上拥有档案信息资源的能力，以及对网络档案信息资源的组织、整序、筛选和深加工能力，评价档案馆为利用者提供的选择性档案信息存取能力。”[5]6-7在现代信息技术的推动下，数字信息资源广泛生成，成为数字档案资源的重要来源，在数字档案馆建设过程中，数字档案资源除了电子文件归档与传统档案资源的数字化转换渠道外，还包括因为档案资源开发利用需求而主动开展的各类数字信息资源的采集与捕获，不仅成为新形势下国家数字档案资源建设的重要建设路径，而且成为馆藏数字档案资源体系的重要组成部分，是对数字档案馆馆藏的有效补充，是丰富数字档案资源的有效途径之一。如“通过网络链接政府信息资源库、各行业专业数据库、社会公共服务网站、个人网站及其他数字档案馆，动态地采集所需的数字档案信息；通过网络有针对性地捕获具有区域、地方特色的档案，以及关系公众利益的民生档案等，有利于馆藏特色档案、专题档案的建设”[6]232。

二、数字档案资源类型

数字档案资源作为泛在网络信息环境下档案资源的主体形态，不仅来源渠道广泛，而且表现形式多种多样。随着现代信息网络技术的快速发展和日益丰富，基于不同的分类标准可以划分为不同的类型，且不同类型的数字档案资源的特点、功能等均存在一定的差异性，需要对其类型进行科学的划分，提高人们对数字档案资源的认识水平，促进数字档案资源的开发、管理和利用，激活数字档案资源的活力，更好地发挥数字档案资源的价值与功能。

1.按数字档案资源的来源途径划分，可分为原生型数字档案资源与转化型数字档案资源。原生型数字档案资源主要是指在电子政务、电子商务等办公自动化网络环境下直接形成的归档电子文件（即电子档案）与其他各类型的数字记录，其自诞生起便是以数字形式存在，是现代数字档案资源的主体形态。转化型数字档案资源指的是借助扫描仪、数码相机等专用信息设备与系统软件将传统非数字化档案信息资源进行数字化转换而形成的数字档案资源。

2.按数字档案资源的信息存储介质划分，可分为磁性存储介质与光学存储介质两类数字档案资源[7]6-7。磁性存储介质包括磁盘、磁带、磁盘阵列、硬盘、移动硬盘等，在数字化初始阶段，磁盘是数字档案资源的最原始、最主要的载体。随着信息存储技术的发展，超大容量的外存储系统磁盘阵列即可移动硬盘相继问世并快速升级，已经成为重要的数字信息载体，为数字档案资源的集中集成存储迎来了重要机遇。光学存储介质是一种用激光来记录和再现信息的高密度存储介质，主要形态是光盘，是“利用激光原理进行读、写的设备，是迅速发展的一种辅助存储器，可以存放各种文字、声音、图形、图像和动画等多媒体数字信息”，它分成两类，一类是只读型光盘，其中包括 CD-Audio、CD-Video、CD-ROM、DVD-Audio、DVD-Video、DVD-ROM等；另一类是可记录型光盘，它包括 CD-R、CD-RW、DVD-R、DVD+R、DVD+RW、DVD-RAM、Doublelayer等各种类型[8]。

3.按数字档案资源的性质和功能划分，可分为一次数字档案资源、二次数字档案资源、三次数字档案资源等。一次数字档案资源即最原始数字档案信息，指的是反映最原始思想、成果、过程以及对其进行分析、综合、总结的数字档案资源，如档案专题数据库、电子图书、电子期刊、发布一次档案文献的专业网站等，它们是用户获取原始档案信息的主要渠道来源。二次数字档案资源是指对一次（数字）档案信息资源进行加工、整理而形成的数字档案资源，如明清档案资源、抗战档案资源等专题数据库。三次数字档案资源是根据一定目的和需求，大量利用有关一、二次（档案）信息资源和其他三次（档案）信息资源基础上，对有关（档案）信息资源进行综合分析、重组提炼与知识挖掘而形成的数字档案资源，具有综合性参考价值高、系统性好的特点。

4.按照数字档案资源内容的媒体表现形式划分，可分为单媒体数字档案信息资源和多媒体数字档案信息资源。单媒体数字档案信息资源信息是单一媒体信息，包括文字、图形、图像、声音等媒体的数字档案资源。多媒体数字档案信息资源是相对于单媒体而言的，是以文本、声音、图形、图像、动画、视频等多种表现媒体组合形式存在的优质档案信息资源，具有技术特征明显、利用生动便捷、传播力强、社会影响力大等特性，具有多种感觉媒体融合集成的展示效果，在经济建设、社会发展和文化生活中发挥着重要的作用。

5.按数字档案资源信息内容划分，可分为政治、经济、文化、科学、技术、军事、宗教、民生等类型数字档案资源。数字档案馆信息资源来源广泛，内容丰富，不同部门、不同行业形成的档案信息内容不同，具有更真实、更完整、更细致、更深刻地揭示和反映社会本源状况的优势，涉及人类政治、经济、文化、科学、技术、军事、宗教、民生等社会生活的方方面面。

三、数字档案资源特征

数字档案资源是以数字代码形式存储于磁盘、光盘等新型档案信息存储载体上的新型档案信息资源，具有信息真实性、内容复杂性、形式多样性、效用多元性、价值公共性、利用便捷性、分布不平衡性、管理风险性等特征。

1.信息真实性。档案是人们在社会活动中直接形成的历史记录，“从时态上讲，档案是已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西……将过去、现在和未来联结在一起，维系人类社会的时空统一性与历史连续性……它不是人类历史文化遗产的全部，而是其中具有基础性支撑意义的重要部分”[9]6-7。无论是传统载体档案资源，还是新型载体数字档案资源，它们均是人们在社会活动中直接形成的原始信息记录，正是档案信息的这一原始记录性特征使得档案信息具备了图书、资料等其他信息形式无法替代的凭证作用，其真实性强、可信度高，更能反映历史的原始面貌。数字档案资源作为国家机构、社会组织和个人在社会活动过程中形成的具有一定价值的各类数字记录，无论是前期直接形成的各类数字记录，还是后期通过传统形态档案资源数字化转换、网络信息资源采集与捕获等形成的各类数字记录，它们均是人类社会活动的历史记录，原始性是其真实性的基本依据，有利于最大程度还原历史现场，再现历史的演变进程和本来面目；有利于推进网络社会的数字化存档，保存人类数字记忆，实现人类社会记忆的传承与延续；有利于保存人类文化遗产，推动文化交流，促进文化创新。

2.内容丰富性。数字档案资源是人们在社会实践活动中直接形成的，其内容是社会形成、变迁和发展的真实记录，是人类记忆的数字呈现，不仅是人类社会记忆、文化记忆传承载体，而且是人类政治、经济、社会、文化等活动的战略资源。数字时代，电子文件大量形成，网络信息资源大量涌现，馆藏档案资源数字化转换加速，数字档案资源呈几何形式激增，数字档案资源来源渠道不断拓展，其内容日趋丰富且复杂，不同部门、不同行业形成的数字档案资源的信息内容不同，涉及人类社会生活的方方面面，既反映着社会各行各业的组织管理、业务处理等社会实践活动的历史面貌，又记录着数字档案资源形成主体的实践意识、实践行为与实践结果，“体现出数字档案资源对社会活动记录和反映的全面性与完整性，与其他信息资源相比，具有更真实、更完整、更细致、更深刻地揭示和反映社会本源状况的优势”[6]207。2016年9月，第18届国家档案大会发布“首尔公报”，号召“全球档案工作者利用自己的专业知识和技能在数字时代积极主动地为全社会贡献力量，同时在把文件作为信息资源、发展数字记录保存政策、人力资源和资金支持可持续发展等领域采取行动，加强国际合作”[10]16-17。

3.形式多样性。数字时代已经成为现代社会的典型特征，数字化、网络化、智能化正日益融入人类的生产、生活，“数字化浪潮对现代档案管理带来了深刻的影响，以数字信息作为存储对象不仅导致了档案保管方法和技术的变化，本质上说，导致了记录和读取社会活动方式的变化”[1]14，数字时代的档案管理成为全球档案界共同关注的时代主题。数字档案资源作为数字时代背景下档案工作的新型管理对象，形式多样性是其显著特征之一，主要体现在档案资源来源多样、存在形式多样、记录载体多样等方面。来源多样是指档案信息分别来自于立档单位、社会组织、民间团体，以及通过网络链接的数字档案信息等。存在形式多样是指档案信息有单媒体和多媒体两种形式：单媒体档案有文本形式、图形形式、图像形式、音频形式等；多媒体档案是指以文本、声音、图形、图像、动画等多种表现媒体组合形式存在，具有多种感觉媒体融合集成的展示效果。记录载体多样是指数字档案信息在数字设备及其相应的数字环境中生成，并以数字代码形式存储于磁带、磁盘、光盘等新型载体中[6]208。

4.效用多元性。加拿大学者特里·库克通过“证据、记忆、认同、社会／社区”四个范式系统分析了1840年以来西方档案观念与战略的变化及其在数字时代面临的新方向和新挑战，认为档案认同已经从司法遗产到文化记忆到社会认同到社会建档，档案工作者已从被动的保管者相继转型为积极的中介人、社会活动家、社区推动者。档案思想的焦点从证据依次转向记忆、认同、社会[11]95-120。随着社会政治、经济、文化和信息技术的发展，数字档案资源的功能效用日趋拓展，共享性、便捷性和时效性等多元性特征凸显，一方面，数字档案信息具有良好的复用性，可轻而易举地实现“多人共用同一档案”，通过网络可实现档案信息资源的共同利用，将传统档案的顺序利用变为并行、共享利用；同时，数字档案馆之间通过网络互联，充分利用数字档案资源和信息网络技术优势，多途径地整合、集成档案信息资源，不断增强档案信息资源开放力度与开发深度，为社会大众提供便捷、高效、优质的档案信息服务。另一方面，数字档案信息可以通过网络实现远距离传输与异地远程利用，借助报纸、电视、广播、移动通讯、网络等大众传媒进行快速、广泛的传播，为用户提供最新的档案信息，增强档案信息资源利用的时效性，克服传统档案信息传播范围窄、传播速度慢、传播效率低的不足，确保人们随时随地便捷地利用档案信息。

5.价值公共性。随着市场经济的发展、全球化的加深以及社会交往的增强，“公共性已成为全球化时代人类活动最重要的属性和要求”[12]1。“所谓公共性，是指起源于公共物品或公共事务，追求和实现公共利益、体现民主参与价值的行为的属性。”[13]19当前，随着社会转型的加快与社会公共意识的增强，档案公共服务需求被不断激发，档案公共服务手段不断涌现，数字档案馆公共服务受众不断扩大，“公共利益、开放共享、自由公平、提升效能”已经成为现代档案服务政策价值观[14]53-58，公共性已经成为网络环境下数字档案资源价值的重要特征，一方面转型社会激发了社会公民的档案公共服务需求，深化了对档案价值的认识，档案利用意识明显增强；另一方面网络社会环境也为数字档案馆公共服务能力的提高创造了条件，为海量数字档案资源价值显现提供了技术支持。数字档案资源作为数字档案馆建设的核心，它是数字档案馆公共服务基础资源，对数字档案馆公共服务能级具有直接的影响，攸关数字档案馆公共性价值的彰显与功能的发挥；与此同时，数字档案资源作为国家信息资产的重要组成部分，需要为政府公共服务提供档案资源支撑，更好地满足公民的档案信息利用需求。《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》第十条明确要求“各级党委和政府要把提供档案信息服务作为公共服务的一部分，统筹安排档案服务、政府公开信息服务和其他公共服务，努力提供一站式服务，做到便民、利民”[15]13。

6.利用便捷性。数字环境下的技术更新与应用为档案价值的实现创造了无比便利的社会条件，“数字转型使国家数字档案资源管理突破了物理空间、存在形式等多方面的局限”，呈现出“凭证、记忆、身份认同、社区能力构建等多元价值属性”[16]44-49,78。数字档案资源不仅是信息时代档案资源的新形态，而且它具有天然的时代优势，一方面，在网络社会的深入发展中，档案利用需求被大大激发，人们利用档案的条件也大大便捷，对档案的利用形式、利用目的、利用意识等档案利用现象呈现多元化发展，如对档案神秘性的好奇，对档案保密性的抗争、对档案文化性的关注、对档案真实性的挖掘、对档案历史性的考察以及对档案利用意识的觉醒等带来的各类档案利用需求层出不穷，推动着数字档案资源建设创新与服务拓展；另一方面，数字档案资源生于现代信息技术的快速发展与广泛应用，同时也将在信息技术的作用下，为社会大众提供更为便捷、更为有效、更为多元的档案利用服务，激发用户的档案利用需求，有效创新档案服务方式与档案利用途径，促使档案工作在信息网络社会中大放异彩。

7.分布不平衡性。尽管数字档案资源在现代网络社会中广泛生成并海量剧增，但其在地域、时间、类型等方面仍然存在着明显的不均衡性。一方面，由于受人的认识能力与知识储备的先天制约以及信息环境、技术水平等方面的条件不尽相同，必然导致档案机构拥有的数字档案资源多寡不平衡；同时，由于经济发展程度不同，对数字档案资源的开发能力与水平也不同，导致国家之间、地区之间和组织之间数字档案资源配置不均衡。另一方面，数字档案资源的丰裕程度也极大地依赖技术条件的约束，一次技术上的创新可能带来数字信息资源的生产和利用的变革，从而促使某一时期数字信息资源的大量增加[17]19，相应的某一时期的数字档案资源也将增长明显。当前，我国数字档案资源建设也存在着明显的不平衡，据国家档案局李明华局长2016年在第十八届国际档案大会上作的“中国数字档案资源建设”报告指出，“全国档案数字化工作总体开展不平衡，截至2014年，全国3319个国家综合档案馆以卷为保管单位的2.7亿卷档案已数字化4500多万卷，数字化率为17%；以件为保管单位的2.5亿件档案已数字化5000万件，档案数字化率为20%”[1]15，全国档案数字化道路任重道远。2014年5月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，将建立健全覆盖人民群众的档案资源体系作为新时期国家档案事业“三个体系”之一，明确要求“档案行政管理部门要统筹规划，支持和鼓励打破部门和条块分割，整合同一单位内不同部门、同一地区各档案馆（室）及不同地区档案馆（室）的档案资源，推动档案资源科学配置和高效利用”[15]13。

8.管理风险性。随着网络社会的深度发展与档案信息化的系统推进，数字档案资源急剧增长，虽然数字档案资源在组织、传播、利用等方面具有前所未有的便捷，但数字档案资源具有天生的难以克服的脆弱性，在真实、完整和长期保存等方面受到前所未有的挑战，尤其是其存储载体风险、信息安全风险、服务利用风险等风险因子普遍存在，对数字档案资源管理带来了严重挑战，管理风险凸显。2010年，时任国家档案局局长杨冬权在全国档案安全体系建设工作会议上指出：“档案安全，始终是档案工作的生命线和底线，是档案部门的基本任务和第一要务。确保档案安全，是党和人民对档案工作者的基本要求，是档案工作者的基本职责和天大责任。”[18]众所周知，数字档案资源具有载体脆弱性、信息易逝性、管理复杂性、失密威胁高等现实风险，对数字档案资源的安全存储、安全开发、安全传播、安全利用等具有直接的影响，一旦出现故障，风险无处不在，潜在损失难以估量，可谓危机四伏，迫切需要从风险管理、危机管理、协同管理、战略管理、制度管理等视角对数字档案资源安全问题进行深入研究，从顶层设计、面向资源、面向服务等视角科学设计数字档案资源安全管理应对策略，建立数字档案资源的存储介质、信息系统和安全防护体系，强化网络安全管理，执行严格的安全管理制度，确保存储介质长期可用，保障设备和软件安全可用，信息不会被轻易篡改或窃取，为数字档案资源安全存储、安全管理、安全利用等构建有效的风险防控与安全保障机制，主动担负为国家保管档案资源、为社会延续历史记忆、为公众提供档案信息服务的历史责任和时代使命。

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[2]冯惠玲，等.电子文件风险管理[M].北京：中国人民大学出版社，2008.

[3]金波.论数字档案信息资源建设[J].档案学通讯，2013（5）.

[4]国家档案局.数字档案馆建设指南（档办〔2010〕116号）.

[5]唐艳芳.论数字档案馆的资源建设[J].湖南档案,2002（4）.

[6]金波，丁华东，倪代川.数字档案馆生态系统研究[M].北京：学习出版社，2014.

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[8]百度百科光盘.[EB/OL].[2017-01-20].http://baike.baidu.com/link?l=vjwjLerIQ8CgEDP1eLfvBIrqk-kMwGSdzhXt-7Sm1orDzMIZKsVAawUi RkwY0YXxJ61tXN25UHnM4devv9Hgq2zyDU7v2TM8IPkj3oHh7BG.

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Research on the Morphological Characteristics of Digital Archives Resources

Qi Ying,Ni Daichuan
(Shanghai Disease Prevention and Control Center,Shanghai 200336,China;Library of Shanghai University,Shanghai 200444,China)

Digital archives resources,as a new archives resource,have become a new object of archival research.This paper makes a preliminary analysis of the main sources of digital archives resources from the perspective of information resource generation,and makes a multi-division of the types of digital archives resources,and makes it clear that all kinds of digital records,which have certain value in the process of social activities as a national institution,social organization and individual,hold many characteristics such as authenticity of information,complexity of content,diversity of form,diversity of utility,publicity of value,convenience of use,imbalance of distribution,risk of management and so on.

digital archives resources;source;type;characteristic

国家社科基金青年项目“数字档案资源生态管理策略研究”（15CTQ036）。

戚颖，上海市疾病预防控制中心馆员,研究方向为档案信息资源；倪代川，上海大学图书馆副研究馆员，研究方向为数字档案馆、信息资源管理与服务。

G270.7

A

2017-04-13