工程设计档案利用“失信”现象研究

谢少辉 钟文荣

（福州市规划设计研究院 福州 350108 福建师范大学社会历史学院 350007）

工程设计档案利用“失信”现象研究

谢少辉 钟文荣

（福州市规划设计研究院 福州 350108 福建师范大学社会历史学院 350007）

工程设计档案由于其特有的价值，在实践中广为利用，在利用中也存在着许多失信问题。这些失信问题表现形式多样，为了能够有效遏制各种失信行为，在档案管理中，档案部门应该加强相关的法律规范的建设，完善档案管理系统的功能，提高管理者的法律意识。

工程设计档案 利用 失信

工程设计档案是工程设计过程中所形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的历史记录。工程设计档案融合了设计师的智慧结晶，是设计院乃至全社会的宝贵财富。在网络化、数字化高速发达的信息时代，先进的共享技术为工程设计档案的利用提供了更加广阔的共享平台和便捷方式。但是在档案利用过程中，各种“失信”问题也不同程度地困扰着档案管理者，以下以福州市规划设计研究院的工程设计档案利用中出现的失信问题为例，来探讨这一问题。

一、工程设计档案利用失信的表现形式

工程设计档案的利用虽然国家相关的法律法规有明文规定，如《档案法》《工程勘察设计咨询业知识产权保护与管理导则》《著作权法》《建筑工程设计行业知识产权法规》都对利用行为进行了严格的限定，但在利用的过程中各种失信问题还是屡禁不止，表现形式多样。

1.使用工程设计档案造成载体损毁、信息失真。

（1）职工将设计档案借出档案室后，未安全保管，导致档案载体的损毁、信息篡改甚至是档案丢失。我院规定档案利用，原则上应在档案室中进行阅览，但档案借出的情况也时有发生。在这种情况下档案的安全第一责任人变成了借用职工，职工有义务保管好档案，若未按规定使用档案并造成载体损毁、信息篡改、档案丢失的情况，档案管理部门须依照相关规定对职工给予惩戒。

（2）职工未经审批许可，擅自对底图进行刮改、涂画，造成档案信息失真。设计人员常会出现在图纸出版时未认真校核，导致图纸信息与实际不相符的情况，这种情况下就需要对图纸进行刮改。刮改活动需要按照一定的程序来展开，如我院对刮改图纸要求必须填写《底图修改审批单》审批，无审批的情况下不允许擅自对底图进行刮改。在实际工作中，职工常出现在底图归档前，发现图纸的错误在未经相关领导同意且未与档案室沟通的情况下，擅自刮改底图并将刮改后的底图归还档案室的现象。这一现象发生后，由于每一个项目的图纸量都很大，档案管理人员无法一一核对底图，这就有可能造成底图信息真伪难辨，纸质底图与归档的电子图纸信息不统一的问题。

2.使用工程设计档案过程中侵犯知识产权。

（1）在利用工程设计档案的过程中，也常出现建设单位或施工单位未经著作权人同意或违反勘察设计咨询合同的规定擅自复制、超范围使用、重复使用、转让他人的工程勘察、设计、咨询文件（设计图）及其他作品等失信问题。如建设单位未经设计单位允许擅自将其提供的方案或施工图文件用于其他项目建设中，并且未支付相关报酬。相关法律法规已有明确此种行为是违法的，如《建筑工程设计行业知识产权法规》中明确指出，“建设单位（业主）按照国家规定支付勘察、设计、咨询费后仅获得在特定建设项目上的一次性使用权”[1]。建设单位如果认为其利用行为已经支付该实施方案或施工图设计文件的报酬，可以随意使用该设计成果，而忽视了其只获得特定项目上的一次性使用权的问题，也容易造成利用中的失信。

（2）职工将职务作品视为非职务成果进行登记或转让，擅自发表、出版涉及相关企业业务范围内的科技论文、作品，或许可他人发表作品。职务作品通常为《著作权法》第十六条所规定的情形：“主要是利用法人或非法人单位的物质技术条件创作，并由法人或者非法人单位承担责任的工程设计、产品设计图纸及其说明、计算机软件、地图等职务作品，这种情况下，作者享有署名权，著作权的其他权利（如发表权、修改权、保护作品完整权、使用权和获得报酬权等）由法人或者非法人单位享有，法人或非法人单位可以给予作者奖励。”[2]《建筑工程设计行业知识产权法规》中也有类似的规定：“勘察设计、咨询的投标方案或各类文件等职务作品，其著作权及邻接权归企业所有，直接参加投标方案和文件编制的自然人享有署名权。”[1]从上述条款来看，如果在发表作品时忽略了法律规定的话，是很容易违法的。

（3）职工在借鉴工程设计档案时不遵守行业道德和从业公约，抄袭、剽窃他人的勘察、设计、咨询文件（设计图）及其作品。在工程设计中，常需要利用或借鉴他人的相关作品（这里指本单位保管的工程设计档案），这类作品其著作权属于法人或非法人单位。这类作品在利用中如果不遵守相应的法律规范，不征得原单位和原作者的同意的话，也是容易产生失信问题的。

（4）职工未经许可擅自将本企业的勘察设计文件（设计图）、工程技术资料、科研资料等复制、摘录、转让给其他单位或者个人。这种情况在设计单位偶有发生，尤其是在纸质档案和电子档案双套文件保管的情况下，个别职工将本单位的设计文件和图纸私自复制并提供给外单位，从中谋取利益，使本单位的合法权益受到损害，这是一种个人与外单位合作的侵权行为，必须给予监管。《工程勘察设计咨询业知识产权保护与管理导则》中已明确规定：“勘察设计咨询企业的档案管理部门应当对涉及知识产权的档案作为特殊档案妥善管理，未经许可，任何人不得私自保留或向外扩散。”[3]

二、工程档案利用失信的应对措施

1.加强相关法律法规的建设。工程设计档案利用过程中出现失信问题，大多数情况下与法律法规的缺失有密切关系。虽然在现行的法律体系中，对于利用违法问题或多或少都有涉及，但相关法律法规和规章制度缺乏明确的惩处规定，如《档案法》修订草案第五十六条明确指出：“机关、团体、企业、事业单位、其他组织和个人利用档案时，应当对档案的完整、安全负责，不得拆卷，不得涂改、标记、伪造、损毁档案或者改变档案的内容，不得利用档案信息侵犯国家利益、社会利益和他人合法权益。”[4]从条文来看对于发生档案利用违法失信行为后，该如何处罚，量罚的标准是什么并不明确。即使有些法律条文中提及了处罚措施，如《著作权法》对侵犯著作权行为的规定，“承担停止侵害，消除影响，公开赔礼道歉、赔偿损失等民事责任”[2]。著作权法对侵权行为的行政处罚有没收非法所得、罚款等[5]，相比较而言，这些处罚比较笼统，并没有针对具体失信情况给出一个明确的惩罚标准。

2.加强利用中的监督。要有效地防治利用中出现的失信问题，还需加强监督力度。从实际情况来看，目前我院对工程设计档案利用的监管方式还是比较滞后的，内部监督仅依靠利用登记的方式来控制。这种做法存在许多弊端，如登记字迹不清晰，无法确认其借用的档案内容；查阅特定档案利用归还情况，需逐条翻阅登记记录，大大影响了检查的效率；对未及时归还的档案，无法做到智能提醒，由于没有实现借阅管理的电子化，完全依靠人工方式来进行操作，因此许多已经超期应该归还的档案未得到及时的提醒；由于采用手工登记的方式，借阅记录容易被人工改动，真实性无法得到保证；此外，我院的借阅登记还没有统一格式，这给后期诸多工作造成麻烦。所以要防止工程设计档案利用的失信，就要确实加强监督工作。在工程设计档案的管理中，每一个项目档案都是依托项目来进行分类整理的，而我院的项目管理系统也是严格按照每一个项目来进行分类分块管理，对工程设计档案利用过程的监管完全可以依托项目管理系统来进行。可以考虑在项目管理系统中增加一个档案借阅模块，每一次档案的利用都严格要求在项目管理系统中进行登记，详细填写借用时间、借用目的、归还时间等信息。对未及时归还的档案，通过系统对借用人及档案管理者进行智能消息提醒，做到每一次利用都有清晰记录、利用环节实时可查，让档案管理者做到心中有数。

3.充分发挥技术优势保障电子档案利用。随着电子档案数量的不断增加，我院专门请软件开发公司根据我院的工作特点设计了档案管理系统，这在一定程度上扩大了档案的利用途径，极大地保护了纸质档案。虽然电子档案在利用方面提供了极大的便利，与此同时，给电子档案的监督和管理也带来了巨大困难，这也使得档案利用失信问题更易发生。从实践来看，通过各项技术保障电子档案的真实性、完整性、有效性，有效防止利用中出现各种失信问题是必然的选择。首先，通过人员权限管控技术，对人员的权限进行划分，保证档案利用对象定位准确性的同时尽量收窄利用群体，从而有效控制传播范围；其次，通过数字签名技术，进行防伪编辑，使档案利用者不可以随意改动，保障档案文件不被篡改，保证档案的真实性；再次，通过网络技术保证电子文件只能以网络传输进行流转，防止通过移动存储设备进行复制利用；最后，通过数据加密技术保障电子文件传输的网络安全，通过企业验证技术，确保企业用户的身份真实性。

在对外交付时，以翻晒蓝图交付的传统交付方式已不能适应行业发展的需要，其存在许多导致利用失信的弊端，例如过程控制粗放，随着打印技术的提升，由此衍生了“打印蓝图”，可直接粘贴签名、印章图片出图。手工操作，对打印的蓝图的套数、去向无法跟踪。其实现在对电子档案的利用越来越重视，国家住房与城乡建设部在多家大型设计企业开展“白图代替蓝图”的研究和试点，充分论证工程设计电子文件数字归档的可行性。为有效避免利用失信现象，必须完善档案管理系统，积极开发协同设计，以电子交付的方式来完成对外交付工作。可以通过数字签名技术、网络技术、数据加密技术、用户验证技术、数字签章CA认证等各项技术来保障归档图纸与交付图纸的一致性和利用过程的控制。

4.提高档案管理者的法律知识。工程设计档案的管理者应当自觉依照相关法律法规和规章制度来提供利用，尽最大可能维护本单位的知识产权，保护档案载体及信息的安全。在实际工作中档案管理者需要为工程设计档案知识产权和安全把关。在信息化高度发达的今天，常规的业务知识已经无法满足档案管理的实际需要，面对各种利用过程出现的失信问题，档案管理者如果不加强法律知识的学习,根本无法适应实际的需要。所以，档案管理者除了学好、用好《档案法》及本部门规章制度外，还应当多学一些相关的法律法规和规章制度，如《著作权法》、《建筑工程设计行业知识产权法规》、《工程勘察设计咨询业知识产权保护与管理导则》等。

5.提高利用者合法、合理利用工程设计档案的意识。工程设计档案利用出现失信行为，归根结底还是来自于利用者相关法律意识的淡薄。所以要控制利用失信现象，就应该在不同层面上加大对利用者法律意识的宣传和培养，尤其是社会相关组织机构及单位档案管理部门应该定期或不定期地向工程设计档案利用者宣传和普及相关法律法规和规章制度，提高利用者的档案意识和法律意识。

工程设计档案是工程施工、审计、交竣工验收等诸项工作的依据，同时也是我院不可或缺的信息资源和知识资产，尤其是在我院实行电子、纸质双套保存机制后，利用更加频繁。只有控制好利用过程中的失信现象，才能在利用工程设计档案的过程中，既保护了我院的知识产权和档案载体、信息安全，又充分发挥了档案的价值。

[1]常丽莎.建筑法规[M].杭州：浙江大学出版社,2009:120.

[2]林国民.中华人民共和国著作权法释义[M].济南：济南出版社，1990：140，148.

[3]知识产权出版社.工程勘察设计咨询业知识产权保护与管理导则及相关法律文件[M].北京：知识产权出版社,2004:9.

[4]中华人民共和国档案法.http://www.saac.gov.cn/xxgk/2017-03/29/conte nt_1704.htm,2017-06-15.

[5]陈葵.工程设计档案的著作权[J].中国档案，2001（6）:37-38.

Study on the Discredit Phenomenon During the Use of Engineering Design Archives

Xie Shaohui,Zhong Wenrong
(Fuzhou Planning&Design Institute,Fuzhou 350108,China;Social Development College of Fujian Normal University,Fuzhou 350007,China)

Because of their unique value,engineering design archives are widely used.However,there exist many discredit problems during the use,which are shown in different forms.In order to effectively contain these problems,archival departments should strengthen the relevant legislation,complete the functions of management system,and enhance the legal consciousness of the archival management.

engineering design archives;use;discredit

2016年福建省中青年教师教育科研项目：社会信用视野下档案管理违法问题研究（项目编号JAS160110）。

谢少辉，福州市规划设计研究院助理馆员，研究方向为工程设计档案的利用开发。钟文荣，福建师范大学社会历史学院讲师，研究方向为文书档案管理违法问题。

G273.5

A

2017-07-12