解析人事档案规范化管理措施

何丽芬

（东山县公务员局人事考试考核中心，福建东山 363400）

人事档案是记录一个人成长轨迹的重要资料，能反映出一个人的能力、态度、作风。可以说是用人单位选择人才的直接依据。如今，人事档案管理已经成为人力资源管理工作的重要内容。因此，为了更好地实现人力资源配置，推动人事档案工作的创新发展，人事档案管理单位应进一步做好人事档案的规范管理。

1 现阶段人事档案管理的现状

人事档案管理制度对信用建设、国家安全、公众福利等工作起到了非常重要的贡献。但是随着时代的进步，现有的人事档案管理制度已经无法适应市社会发展的需求。并且国家对人事档案管理提出了新的要求。在这种形势下，各单位应积极响应国家号召，解决人事档案管理工作中存在的问题，提升人事档案的利用价值。从整体上来看，单位内部的人事档案管理工作中存在着管理人员意识不足、制度不完善、管理方式落后等问题。若要真正改善人事档案管理的现状，实现人事档案的规范化管理，企事业单位应注意深入管理实际，并结合国家政策、地方政策，制定出完整、详细的管理方案。也只有这样才能保证人事档案管理现状得到有效的改善。在此过程中，企事业单位还应当注意新形势下的人事档案管理工作还具有一定的服务性、开放性，在开展规范的人事档案管理时应当体现出这两点。

2 人事档案规范化管理措施

2.1 树立人事档案管理规范化的意识

若要真正实现人事档案管理的规范化，就要加强全员对人事档案管理的重视，从而在单位内部形成从上到下的管理机制，树立相应的人事档案规范化管理意识，确保全员都能够参与到人事档案规范化管理的工作中。首先，应加强高层领导对人事档案管理的重视。毕竟只有高层领导充分认识到人事档案管理的重要性，了解到当前管理形势，才能够制定出合理的管理方针，才能够确保人事档案管理工作的顺利开展。比如给予资金投入，及时更新人事档案管理基础设施；完善部门组建，保证人事档案管理质量；及时检查监督，引导人事档案管理工作走向正轨。其次，在对人事档案工作重要性进行认识的同时，需要对其进行有效的落实，对人事档案管理过程中出现的问题和困难进行及时的发现和解决，促使人事档案管理工作能够主动性开展。人事档案管理能够为人员的晋职、晋级、年龄以及工龄等方面提供相应的依据，借助人事档案能够对选拔的对象进行了解，保证人员选择的准确性。随着经济和科技的发展，对人事工作有了更高的要求，人事档案管理工作需要和新时期的选拔任用制度的实际相结合，对其进行完善。人事档案规范化管理工作开展的过程中，需要对其进行相应的调查和研究，并且对存在的问题采取有效的措施，促使人事档案管人员自觉性和责任感的培养，树立人事档案规范化管理的意识。

2.2 促使人事档案管理硬件建设的规范化

在人事档案规范化管理工作开展的过程中，档案库房是档案管理的重要条件，是保证人事档案规范化管理的基础，要保证档案管理中的档案室、阅档室、整理室以及档案管理人员办公室分开，并且在各个室内配备相应的空调、除湿设施、吸尘器、湿温度显示表、应急照明、防盗报警、灭火器等等基础设施。同时需要配置相应的打孔机、切边机以及复印机等设备，做好相应的防火防盗、防潮防蛀以及防尘措施，为人事档案规范化管理奠定基础。另外，需要保证人事档案内容的规范化，对档案整理的方式、步骤以及措施进行明确，并且对档案袋、卷皮以及目录等档案用品进行统一，加强对档案管理人员的培训工作。促使档案管理方式的改进，提高档案管理的质量，按照相应的类别做好档案的管理工作。

2.3 促使人事档案管理机制的规范化

在人事档案规范化和程序化管理的过程中，需要促使管理机制的健全和完善，促使档案工作人员责任制度、档案安全保密制度、收集制度等进行完善。在此基础之上，建立相应的登记簿，如档案借用登记簿、材料转交登记簿、材料销毁登记簿等。在档案查阅的过程中，需要做好“审、定、陪、核、签”相关内容的工作。实际工作中，对查档人员、目的、范围等进行全面审查，严格执行查阅审批的制度，针对不符合规定的一律不能查阅。在查阅之前，档案管理人员需要对查阅的范围进行却名，出示给查阅人，和查阅目的不符的一律不得查阅。在查阅人员档案查阅的过程中，档案管理人员不能够擅自离开档案室，并且对档案的安全机密进行保证。查阅人按照规定对档案进行摘抄的内容需要和源文件相同，不能够对原意进行歪曲。在经过核查没有错误之后，需要添加相应的意见并且加盖印章。同时，在查阅的过程中需要填写相应的档案查阅申请表格，单位需要签署相应的意见和加盖公章，经过档案管理领导同意之后才能查阅档案。同时加强自查工作的开展，保证制度能够有效的落实，对执行制度不严的地方及时的指出和改正，保证泄密、失窃以及虫蛀鼠咬的情况不会发生。

2.4 人事档案利用的规范化管理

人事档案管理工作开展的目的是促使人事信息资源的开发，促使其作用的发挥，能够更好的服务于人事工作和经济建设。在人事档案利用规范化管理的过程中，首先需要明确人员档案的利用范围，一般情况下有以下几种利用情况：人员的考察和了解、干部任免的办理、调资、调动、离退休、出国以及表彰等。明确人事档案利用的机关范围，人事档案利用人员需要符合相应的要求和规范。同时人事档案利用的方式应当规范，采取主动服务和被动服务的有效结合，对档案的借出使用和查阅等工作进行完善，为工资的改革、重要的决策等提供有效的信息资料和依据。同时促使人员档案利用环境的改善，设置专门的档案阅览室，并且配置相应的阅览服务产品，做好相信的服务工作，需要平等的对待每个档案利用人员，保持服务的热情、态度和耐心。在档案利用的过程中，需要对材料的进出进行严格的把关，重视归档鉴定工作，认真进行核对。同时按照相应的章程开展工作，对不合理的要求进行拒绝，保证人事档案规范化管理中档案利用的规范化。

2.5 人事档案整理工作的规范化

在人事档案规范化管理的过程中，档案整理工作是中重要的工作内容和环节，应当给予相应的重视，促使档案整理工作的规范化。首先，对基本情况卡进行建立，对人员的出生信息、工作时间、入党时间以及工资变动等各项内容按照原始资料进行相应的审定，并且进行相应的登记。同时，在对基本情况进行了解的过程中，需要对情况卡进行利用，能够有效的避免由于档案材料查阅的不一定造成多次查档，对档案造成损坏，同时能够提高保密程度。其次，促使人事档案信息的微机化管理，对相关的人事档案进行相应的采集，并且在微机中录入，建设相应的简况库等，在进行查询、统计以及文件处理的过程中，能够在短时间内进行完成，提高工作的效率和质量。最后，促使信息采集报送制度的构建，制定相应的信息采集登记表格，对相应的人员变动等情况及时的采集和填写。

综上所述，就现阶段而言，人事档案管理工作现状仍不够乐观，存在着许多不足之处。对此，可以从加强对人事档案管理的重视、完善人事档案管理制度等方面入手，推进人事档案工作的创新和发展，从而真正提高人事档案管理工作的质量。

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[2] 关英慧. 新时期人事档案管理规范化探讨[J]. 企业改革与管理,2017(14)

[3] 陶俊光. 新时期人事档案管理规范化的探究[J]. 办公室业务,2017(22)