高等学校声像档案及其内容研究

张立华

（山东大学档案馆 济南 250100）

高等学校声像档案及其内容研究

张立华

（山东大学档案馆 济南 250100）

高等学校声像档案建设是档案信息资源建设的一个重要方面。在数字化背景下产生的大量的声像资料亟须征集、鉴别，从而形成有价值的档案长期保存。遵循全面性与典型性的原则，高校声像档案管理的内容包括：学校发展历程中对其影响重大的党政活动类；学校风貌类；人物类；教学科研类；学生社团、校园风采类等方面。

高校声像档案 资源建设 声像档案内容

Zhang Lihua
（Shandong University Archives,Jinan 250100,China）

随着科学技术的发展，在日益信息化的社会背景下，高等学校产生了大量的声像资料。声像资料在记录学校发展历史反映客观事物方面有着传统文字档案无法替代的重要作用，是档案管理的一个重要内容。2008年颁布的《高等学校档案管理办法》中明确规定：“高等学校档案（以下简称高校档案）是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”[1]所以，作为一种新型载体且具有自身特殊性的声像档案的征集内容、如何归档成为高校档案管理亟须解决的课题。

一、声像档案及其特征

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事政治、经济、科学、文化、教育、军事等活动中形成的、有保存价值的、以音像和形象等方式为载体，并辅以文字说明的历史记录，亦称音像档案、视听档案[2]。

与文字档案不同，声像档案形意结合，具有鲜明特征。

1.原始记录性。声像档案自身的产生过程决定了档案是记录历史、存储社会记忆最原始的第一手资料。原始记录性是档案的本质属性和根本特征，声像档案也不例外，它真实可靠地记录学校发展的历程、风貌、重大事件、重要会议及外事交流，反映学校的教学、科研和管理等丰富内容，留存年轻学子的青春倩影，为校史及各种研究提供最真实最原始的详细资料。

2.直观形象性。声像档案记录的是社会发展中人们活动的声音和图像，反映了客观事物的直观形象。声像档案以画面的可视性把现实场景原声原貌地记录下来，而且配有音乐、语言，给人以强烈的时空感和真实客观的感受，可进行超越时空的传递，多次重复使用而无衰减，这是纸质载体档案所不能解决和替代的。

3.载体多样性，内容丰富性。声像档案按其载体材料类型可分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视片、缩微胶片、光盘等，载体形式呈现出多样化的特征。相对于传统的纸质档案材料来说，现在人们更多的是采用录音、数字化多媒体等手段来实现各种活动图文并茂、生动形象的真实再现，以缩微胶片、录像带、录音带、磁盘、光盘等为载体的档案形式越来越多，内容日益丰富且呈现几何级的增长，传统的档案的保存管理模式亟须创新改革。

4.声像档案与纸质档案具有互补性。声像档案的产生和存在并不是孤立的。它与纸质载体的档案存在着密切的联系，它们是相互依存、相互补充的，是对历史的相互印证。比如重要的会议、重要的活动或重要的外事交流等，在产生文字记录的同时，还会产生照片、录音磁带、录像磁带、视频等资料。声像档案与文字档案、电子档案或其他专门档案之间有着必然的联系。在对其进行整理时应做到主题突出，题材生动、完整、准确、系统、配套，保持声像载体与其他载体之间自然联系与统一等要求。由于存贮载体的特殊性，声像档案能够与网络技术、通信技术结合，进行快捷的信息交流，可以更好地为用户提供及时有效的服务。

5.征集、保管的特殊性。声像资料的来源渠道众多，内容异常丰富，因此，高校声像档案征集的重点需以本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件为主，符合图像清晰、声音清楚、配有文字说明等要求。声像档案是由感光材料和磁性材料构成的，它与纸质载体材料不同，容量大所占空间小，使库房的使用率大大增强。但同时亦要求特殊的如恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等保管条件，声像档案保管条件的好坏与其“寿命”长短有着密切的联系。因此，要加强声像档案的科学保护和管理，增强声像材料的耐久性，延长其“寿命”，为后人留下可资借鉴的、可供研究的办学传统、风格与特色。

二、高校声像档案资源建设的意义

推进和丰富高校声像档案的建设具有十分重要的意义。

1.声像档案建设是高校档案信息资源建设的一个重要方面。随着科学技术发展，特别是近几年“云处理”技术发展并应用到档案管理领域，高校档案信息资源建设发展迅速。而与此同时，社会范围内公共档案信息资源共享服务也为高校档案数字化提出了迫切要求，2011年颁布的档案“十二五”规划明确指出：“未来五年的主要任务之一是实施公共档案信息资源共享服务工程项目，打造‘一站式’档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息服务。”“加快数字档案馆及电子文件（档案）备份中心建设，完成国家数字档案馆建设总体规划的编制工作，对电子档案进行安全有效的管理。”[3]作为高校档案信息资源建设的一个重要方面的声像档案具有数字化的先天优势，经过鉴定、优选，可以即时进行信息资源的提供，通过声像档案的建设带动档案管理的数字化，二者之间相互促进，使高校档案资源更好地为学校发展、教学、科研以及校友服务。

2.声像档案建设有助于丰富优化馆藏，促进档案资源利用的可持续发展。档案具有原始记录性的特点，档案建设的目的即为研究历史提供可资借鉴的原始材料。大量的声像档案的归档，一方面丰富优化了档案馆的管理的内容，促进其结构更为合理，更好地为学校各个领域提供优质的服务，为研究学校的发展提供更多的资源；另一方面，也适应了信息化时代的要求，将来更多的是提供数字化档案方面的服务，它更加便捷、安全、即时，有助于推动档案信息资源的共享和公共化服务。

3.声像档案建设有利于发挥高校档案馆的教育功能。高校在从事教学、科研、管理以及外事交流活动中形成的大量具有重要参考价值的各种类型的原始记录材料能够发挥教育功能。其教育功能是指，高校档案馆将馆藏档案中记录的大量史实、丰富的科学文化知识，通过档案这种原始的、有直接说服力的形态，采用多种形式传播给教师、学生以及社会公众，最终达到教化和育人目的的职能活动。高校档案馆的教育功能主要包括爱国爱校教育、科研教育、社会教育等内容。而高校声像档案在教育功能方面的作用更为突出。档案馆掌握着学校的大量声像资源，将这些原始的、第一手的、具有可信性的资源转化为教师、学生、社会公众进行科研、学习以及教化的助推力量，塑造一种良好的校园文化氛围；这些资源具有感化作用，是开展爱国主义教育和爱校教育的良好素材，比如许多百年名校具有浓厚的人文历史气息和学术氛围，在发展的历程中，学校经历的重大事件、校园变迁、历史面貌，曾经创造的辉煌，涌现出的一代又一代的名人，造就的一位又一位的大师……这些通过图片、照片、录音、录像、影片等载体呈现给教师、学生和公众的优质的声像资源，对于激发广大师生们的爱国爱校热情和努力拼搏的激情能够发挥独特的效果。

三、高校声像档案管理的内容

在高校声像档案建设的过程中，必须对数字化声像材料按照一定的原则和标准进行鉴定、收集、整理，优选出有保存价值的数字声像档案材料并制成实体声像档案保存。首先，对学校当前与长远发展有参考价值和保存价值是声像档案收集的最基本条件。鉴定工作要立足需求，对声像档案所含价值进行评估，给出科学的评价，有效保证进馆声像档案价值。只有通过对进馆声像材料（实物的或电子的）价值的科学鉴定，才能把握好声像档案材料的入口关，及时剔除大量价值不大和没有保存价值的声像材料，节省管理成本，为馆藏减负，释放出更多的库存空间，提升馆藏声像档案的含金量。其次，注重声像材料的全面性与典型性。声像材料在记录某一历史画面时给人们一个真实、客观、形象的影像，是当时场面的瞬时记录。但是，声像记录的形成受到记录者个人素质和水平高低影响，并且由于数字化记录成本较低，同样的场景重复率较高，形成了相似或相同的声像资料。因此，档案馆在进行声像材料鉴定时，要掌握全面性和典型性的原则，归档材料必须是反映学校的重大的、重要的事件，并且是具有代表性的典型活动和事件。遵循这一原则，高校声像档案的内容应基本包括以下内容。

1.学校发展历程中对其影响重大的党政活动类。学校在发展的过程中发生的就当前以及长远来看对学校影响重大的活动。档案既有现实的使用价值，同时也具备历史的参考价值。它既为当前学校的发展提供经验的帮助和教训的借鉴，同时，可为后来研究者提供参考和利用的真实的第一手的资料。因此，留存学校重大的事件、活动等声像资料是档案工作的重要内容。这类声像档案应当包括：一为学校庆祝和纪念活动，如校庆、纪念重大事件或人物的活动；二为学校的重要会议，如教代会、工代会等；三为学校主持或与其他机构共同主持的国际级别的会议等；四为重要的外事交流活动，包括学校领导的重要出访，一定级别的具有重大影响的外事交流等；五为其他有重大影响的突发性事件。

2.学校风貌类。时代在发展，学校在不同时期呈现出不同的风貌。这种风貌主要表现为不同校区的基本概况、校区的扩建、校区的建筑物、文化景观、绿化等，通过新旧面貌的对比能够感受到学校的发展和变化，它也是历史的见证。学校风貌类声像档案应当包括：一为学校纪录片、宣传片；二为学校各个时期校名、标志物的照片、录像、录影等资料，；三为校区基本概况的声像资料；四为主要建筑物的声像资料；五为学校文化景观的声像资料；六为学校不同时期的绿化景观。

3.人物类。梅贻琦说过：“一个大学之所以为大学，全在于有没有好教授。‘孟子说所谓故国者，非谓有乔木之谓也，有世臣之谓也’。我现在可以仿照说：所谓大学者，非谓有大楼之谓也，有大师之谓也。”[4]13学校的发展离不开教职工的努力，也离不开大师的声名远播，高校声像档案管理的一个重要内容是学校发展进程中具有影响的学校领导、名人大师以及有贡献的师生的有价值的声像资料。一为学校领导、专家、学者、师生等在国内外重大活动中形成的声像材料，上级领导机关授予单位或个人的奖状、奖旗、证书等的声像材料；二为名人大师的纪念声像材料；三为各类先进人物事迹的声像材料等。声像档案可以把一瞬即逝的容貌记录下来并予以再现，可以将人们引向对历史的怀念。这些优质的资源，优秀校友的人生经历和感悟、创业历程和成就，是激励大学生立志成才、报效祖国、实现中国梦的最真实、最具说服力的材料。

4.教学科研类。教学科研是学校发展的基石，学校在教学科研活动中形成的重要的声像资料具有重要的保存价值，这一类声像档案应当包含以下内容：一为获得国家级、省级奖励的教学成果（著作、教材、论文奖状、证书等）的声像材料；二为学校历年重要科研成果、科技发明等的声像材料。

5.学生社团、校园风采类。大学生是学校的主体与希望，青年学子的精神面貌是一所学校精神面貌、风格与特色的最好诠释。学生在不同时期的大学校园里的表现是具有自己的特色的，通过这些鲜活的可视画面，生动地展现不同时代的大学风采，使人们对历史有更深刻的认识。其内容应包括：一为大学生开学、毕业典礼；二为一些校园内有影响的、对社会作出贡献的社团，如西部支教社团等；三为大学生社会实践活动；四为大学生文体类活动；五为留学生剪影；六为大学生成长案例。

高校声像档案承载了学校的历史，蕴含了大学文化和精神，突出了大学的特色和风格，呈现了鲜活的记忆，应将其数字化永久保存并充分开发和利用，使档案真正为社会服务。

[1]高等学校档案管理办法[Z].中华人民共和国教育部，2008.

[2]陈智为.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2008：480.

[3]全国档案事业发展“十二五”规划[Z].国家档案局中央档案馆，2011.

[4]梅贻琦.梅贻琦自述[M].合肥：时代出版传媒股份有限公司，安徽文艺出版社，2013.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.04.09

张立华，山东大学档案馆副教授，研究方向为档案管理、校史研究。

G271.3

A

2016-10-17