基于声像档案管理强化谈企业科技发展的推进

2013-08-15国网黄冈供电公司张民

办公室业务 2013年23期

文/国网黄冈供电公司张民

随着我国经济和社会的不断发展，科技水平的不断进步，企业的生产经营规模也随之不断的扩大。伴随而来的是企业的办公条件的不断改善，并最终导致声像档案管理工作在企业日常工作中的出现。声像档案的作用虽然大，但是由于其在管理中存在的种种问题，对于声像档案的完整性和应用性造成了很大的影响。

一、声像档案管理存在的问题

声像档案不仅可以完整地记录企业各项工作的开展情况，也可以用于企业事后的工作检查。虽然声像档案在企业的日常工作中提供着种种便利，但是受我国传统的档案管理理念的影响，企业对于声像档案的管理工作也出现了许多问题。以下从几个方面出发，分析了企业在声像档案管理工作中存在的问题。

（一）企业的声像档案保护意识不强

企业的声像档案管理人员在声像档案的管理工作中往往存在对声像档案管理意识不强的现象，对声像档案的保存和管理工作虚与委蛇、勉强应付。许多企业的声像档案管理人员对声像档案的管理意识不强，对许多需要认真保存、认真维护的声像档案往往随意处理后放在办公室的资料柜中就算完了；在对声像档案进行管理时仅仅考虑了自己、本单位或者本部门的工作方便，致使部分声像档案长期在个人手中或者只在本单位有所保存，并没有移交企业专门的声像档案管理机构进行统一的保存。特别是随着企业声像档案管理人员的工作变动和企业声像档案管理机构的调整，往往会造成企业声像档案的失控或流失，致使企业的声像档案管理无法很好的进行，也严重的影响了企业声像档案管理工作的长期进行。

（二）企业的声像档案的收集渠道不畅

在企业的声像档案收集过程中，许多声像档案因为各种原因无法很好的被企业收集，从而导致企业难以及时的对声像档案进行统一的管理。企业的声像档案资料不齐全，企业的声像档案的管理工作也就难以进行。企业声像档案资料的收集渠道不畅，对企业的声像档案管理工作起到了不良的影响。

（三）企业声像档案的管理条件较差

企业的声像档案的管理条件比纸质档案的管理条件要求更严。而许多企业在声像档案管理工作中并没有设置声像档案的管理设施，只是将企业的声像档案与其他类型的档案混合放置，并没有做专门的保护与管理，从而致使一些声像档案的颜色发生褪变，并对声像档案的质量与用途产生影响，对企业声像档案的使用与管理造成了不良影响。

（四）企业的档案流失情况严重

企业在日常的经营、生产、管理、服务等日常活动中，通常会安排专门的人手进行声像档案的管理工作，而当企业组织重大活动、重大工程开工、召开重要会议时，通常都会安排人员进行摄录像，从而形成许多有价值的声像档案，并对有价值的的声像档案进行合理的保存。但是这些声像档案在日后使用时，却常常发现有档案流失现象的发生。对企业的声像档案流失现象进行分析，可以发现以下几个要素。首先大型项目通常是由多个企业单位共同举办或者参与的，因此在档案的保存和管理时，往往会出现不集中的现象。其次是在日常的企业经营活动中，企业无法对声像档案的管理做到持之以恒，从而造成声像档案的流失。除此之外，企业的声像档案管理人员档案归档意识不强，对企业的声像档案没有做到及时归档、保存、管理，在用完之后就将企业的声像档案归为已有或者随意丢弃，从而造成声像档案流失现象的发生。

二、加强声像档案管理工作的对策

针对企业在声像档案管理中存在的种种问题。企业应当对问题出现的原因进行分析，并提出合适的解决方案。以下从几个方面出发，提出了加强声像档案管理工作的相关对策。

（一）加强声像档案管理工作的制度建设

企业的声像档案管理工作是企业领导和员工都应当重视的工作。从往年的工作经验上看，加强企业声像档案管理工作的制度建设是解决声响档案管理工作中出现问题的重要因素。为此企业应当提升各级领导和有关工作人员的对声像档案的管理意识，营造出良好的声像档案管理的工作氛围，并在良好的工作氛围中进一步提高声像档案管理工作的制度建设。

（二）加强声像档案管理的规定规章建设

企业如果要改变声像档案管理混乱的现状，加强声像档案管理的规定规章建设是重中之重。企业应当以国家制定的《照片档案管理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》为基础，建立健全企业自身的声像档案规定规章制度，从而对企业的声像档案进行规范化管理，并在此基础上对规章制度的实行狠抓落实，确保有规章制度能够落到实处。因此企业必须制定有效的配套措施，在企业声像档案的管理工作中做到明确责任、依法管理，从而确保声像档案管理工作的工作质量。

（三）加大声像档案管理的预算投入

企业的声像档案管理工作离不开企业的资金预算支持，因此企业在完善声像档案管理制度的同时也要加大对声像档案管理的预算投入。不同材质的声像档案对保管的要求和条件大多不同，因此在保管方法上也需要做到不同。企业应当购买高质量的声像档案保存工具，从而在声像档案的防火、防盗、防损方面可以提供更好的保障。企业应当对声像档案进行定期的检查，对长期保存的声像档案要进行定期抽查，在检查中发现问题并对问题进行及时的解决，从而对企业的声像档案进行合理的保护，并尽量延长企业声像档案的使用寿命。

（四）加强对声像档案管理人员的培训

针对声像档案管理现状，企业应当加大对声像档案管理人员的培养与培训力度，并把其作为声像档案管理工作的重点。在声像档案管理人员的选择方面，应当首先选择有工作责任心，懂拍摄、懂摄影技术的工作人员担任企业的声像档案管理工作，从而提高企业声像档案管理工作的专业水平。其次，企业要注重对声像档案管理人员的业务培训，全面加强对摄录人员、声像档案形成人员有关专业知识技能的培训。除此之外，企业应当提高声像档案管理人员的声像档案归档意识.尽可能的把散存在个人手中的声像档案都逐步收集起来，使之逐步变成自觉的行动，变被动收集为主动收集，同时也扩宽了声像档案的收集渠道。企业应当对声像档案管理人员采取合理的管理，在公司的规章制度上加强对声像档案管理人员的指导和监督，促使其逐步规范管理。企业的声像档案管理部门、档案保存机构要善于抓住机遇，结合本单位的中心工作，通过对声像档案进行生动的利用，发挥声像档案自身的宣传教育作用吗，为收集好、保管好声像档案奠定良好的基础。同时，企业应当根据的现状，采取不同的方式对声像档案进行分类的保管，促进声像档案整体管理水平的提高。