水库管理单位声像档案的管理探讨

2017-11-25河北省岗南水库管理局聂丽华

办公室业务 2017年17期

文/河北省岗南水库管理局聂丽华

水库管理单位声像档案的管理探讨

文/河北省岗南水库管理局聂丽华

随着多媒体行业的发展，影像市场也得到了发展，声像档案的价值随着时代发展而增加。虽然水库管理单位声像档案对于水库的日常管理工作起到了重要的作用，但是，目前水库管理单位对于声像档案的管理工作还不规范，普遍存在着声像档案不完整、保管条件差、没有管理档案规章制度等问题，这直接影响到了声像档案的利用，本文主要从声像档案管理工作开始分析，探讨如今水库管理单位声像档案管理工作中所存在的问题，并针对问题提出相关的建议。

水库管理单位；声像档案；管理

近几年来，随着国内经济在高速发展，一些组织单位机构的办公条件也得到了极大的改善，各个单位在办公以及开展各类活动时存储了大量的声像档案，而如何管理好这些生动、形象的声像档案，成了社会所关注的一个焦点，根据调查显示，在某地区一百多个具有声像档案的单位中，声像档案的管理工作普遍出现了问题，这些问题直接影响到对于声像档案的使用。在水库管理单位中，已经开始大量使用声像档案来代替传统的档案，而档案管理人员目前对于声像档案的管理意识还很薄弱，这严重影响到声像档案的正常使用，制约了声像档案的未来发展。

一、声像档案的概念

声像档案主要就是以声音、影像来作为信息的载体而形成的特殊档案，声像档案记录信息主要是通过录像为主，其次是声音和文字说明，声像档案还可以通过静止或者动态画面来生动地记录过去所发生的活动，具有极大的保存价值，起初的声像档案主要存在于广播台、电影厂、电视台等单位，而随着国家经济的逐渐发展，其他单位也开始使用声像档案。

二、水库管理单位声像档案管理工作现状

水库管理单位声像档案主要是以录像以及照片的形式存在，它的声像档案管理工作主要是对档案进行分类、编目以及立卷，而因为声像档案与传统档案的存在形式不同，所以需要对声像单位另行管理，水库管理单位声像档案材料主要来源于上级领导来水库巡查、水库日常的监控录像等。声像档案可以生动形象地记录这些资料，具有极其重要的管理价值，但是，如今的水库管理单位对于声像档案的管理还不够规范，使得声像档案存在下列问题：

（一）声像档案归档率低。水库管理单位声像档案的归档率相较于其他单位还较低，主要原因是因为声像档案与传统的纸质档案不同，管理档案人员无法轻易地收集档案进行立卷分类，这严重影响了声像档案的归档，不仅如此，目前档案管理单位还不重视声像档案，在声像档案录制结束后并没有第一时间进行归档，时间一长，会导致很多具有保存价值的声像档案丢失。

（二）声像档案整理问题。因为声像档案的载体与以往的载体不同，导致声像档案整理工作与传统纸质档案整理工作不相同，导致声像档案的立卷工作很难进行，很多水库管理单位的声像档案因为以往没有类似的整理经验或者是整理难度比纸质档案难，导致声像档案的立卷、分类没有达到规范标准，无法保障声像档案的质量。

（三）声像档案的鉴定困难。对于声像档案的鉴定不同于传统的纸质档案，它需要一定的录像知识，但是水库管理单位现有的档案管理人员，还不能对录像的质量进行鉴定，并且对于录像中的拍摄效果也不能进行鉴定，这些问题导致声像档案管理人员在档案鉴定上存在极大的问题。

三、水库管理单位声像档案管理措施

最近几年，水库管理单位对于声像档案也在加强管理，对于声像档案管理工作我有几点建议：

（一）改变以往的思想观念。声像档案对于水库管理单位来说是档案管理的重要环节，受到载体、时间等限制，水库管理单位的声像档案往往具有单一性，一旦发生丢失情况，很难再找回。因此，必须要改变传统的思想观念，加强对于声像档案管理的思想观念，及时对声像档案进行立卷、归档，避免档案丢失。

（二）设立专门管理声像档案的部门。声像档案因其需要对录像知识具有一定了解，所以需要懂得基本声像制作知识的专人来进行管理，而且最好是声像制作人，这样能够对声像档案及时进行鉴定以及分类归档，提高声像档案的归档率。

（三）设立专门存放声像档案的房间。因为声像档案的存储载体特殊，并且声像档案具有直观性的特点，水库管理单位可以专门设立声像档案存放室，这样做既能直接对声像档案进行管理，又能对声像档案进行单独保存，可以使声像档案的使用寿命增长，而且还能够方便对声像档案进行开房阅览，在领导检查时也能够及时为领导提供声像档案信息服务。