人事档案管理问题及创新研究

毛惠英

(陕西省渭南高新区档案室，陕西 渭南 714000)

人事档案管理问题及创新研究

毛惠英

(陕西省渭南高新区档案室，陕西 渭南 714000)

在人事制度改革的今天，对人事档案管理提出了新的要求，传统的人事档案管理模式及方法逐渐显露出了诸多弊端，需要通过对人事档案管理进行创新，以适应社会发展需要，在分析人事档案管理存在问题的基础上，提出了人事档案创新策略，具有一定的实际借鉴价值。

人事档案；管理；创新

完善人事档案管理，提高人事档案管理效率，实现人事档案管理效益的最大化，对于我国档案管理来说具有重要的意义。这就要求开展人事档案甄别、核查工作，切实保证人事档案信息的全面确切、切实可信，提高人事档案工作的可信度，确保人事档案管理工作的长效机制。

1 人事档案管理存在的问题

1.1 收集方面

第一，管理意识淡薄。据笔者了解，很多从事人事档案管理工作的人员都是兼任，不仅本身对工作内容并不了解，同时也并不重视这个工作。人事档案管理是非常重要的一环，直接关系着社会的进步和国家的发展，因此对其重视是应该的。人事档案管理并不仅仅意味着保管，还要求注重信息的收集、整理和归类。而目前人事档案管理的现状是很多档案遗失，甚至有些档案还存在着涂抹等不良现象。这不利于人事档案的真实性和完整性，进而无法发挥人事档案在人才塑造及人才培养方面的关键作用。

第二，材料缺失严重。基于人事档案在人力资源管理中关键作用，必须保证人事档案信息收集的完整性，但目前很多人事信息没有被收集到档案中，这造成了人事信息的断层和不全，影响其信息利用及参考价值。

1.2 保管方面

第一，机构精简，人员短缺。随着知识经济时代的到来，很多部门进行了深度改革和机构精简。受传统观念的影响，人事档案管理部门被精简得更为广泛和彻底，很多人事档案管理部门只有少数人从事档案管理工作。在这样的人员配置下，人事档案管理根本无法满足知识经济时代对人事信息的系统性及全面性需求，甚至连基本的人事档案保管任务也无法完整完成，更谈不上其他职能的体现。

第二，经费不足，条件落后。由于对人事档案管理工作的长期不重视，导致资金投入的不足，不仅人员配备不齐，相关设备也不充足。随着当前人事档案管理作用的日益凸显，需要投入一定的资金来满足人事档案管理人力、设备、环境等方面的需求。特别是在人事档案放置场所方面，要保证其安全性，这是目前人事档案保管过程中存在的普遍问题。

1.3 信息技术应用方面

目前，人事档案管理主要还是采取纸质的方式进行收集和保存，计算机信息的录入和存储还未全面性、深入性和广泛性的开展。这与目前办公自动化的现状完全不符，也造成了一些人事档案信息化管理问题。由于我国地域分布散落、人口庞大、行业众多，导致人事档案不仅缺乏总体的信息化应用规划和战略发展目标，还未采用一个统一、规范的标准进行信息化管理，阻碍了人事档案信息的交流与共享，不利于人事档案信息整体利用效率的提高。

2 人事档案管理创新策略

2.1 收集工作的完善

第一，收集信息的完整详尽。每个人的工作信息不是一成不变的，这种动态性要求人事档案工作人员要及时收集各种人事信息，通过表格等形式记录职位、学历、职称、工作经历、职位状况、职业技能、学习情况、奖惩、兴趣爱好、劳动合同、体检表等信息，以保证信息的真实性和全面性。具体而言，可以结合社会及岗位对职员的具体要求，对原有收集的各种人事信息进行合理的丰富和扩展，使收集来的人事信息可以更为丰富，同时可以使收集的信息应用于其他方面，充分发挥人事信息内在价值和各项功能。

第二，收集方式的灵活多样。对于新职业及新入职人员要及早完善各方面信息，当然也要考虑具体情况，对于一些不能及时获得信息的职员，需及时联系和提醒，尽早完成人事档案的建设。为了避免人事信息的丢失，应采取临时记录等方式以保证人事信息的完整性。在人事档案的收集过程中，往往有许多资料信息产生，通常这些资料信息的获取途径是各不相同的，这就要求相关工作人员通过收集方式的灵活运用，并分散收集、密切配合，提高信息收集效率，确保信息存贮的及时性，以便后期正常使用。

第三，收集归档联系网络的建立。畅通人事信息收集通道，确保人事档案记录信息的有据可查，也是完善人事档案的基本要求。通常收集人员的工作信息，需要各个部门的协调合作，互相配合，这是完善人事档案各方面信息的基本保障。各部门应和档案收集部门配合，实现资源共享和信息公开，以确保收集信息部门和其他部门之间有一个共同的沟通渠道。

第四，收集工作模式的转变。改变仅被动接受人事材料的方式，采取主动获取或两者结合的方式来收集人事信息。同时，相关人事档案工作人员要与时代紧密结合，依据现实状况及时调整工作方式，优化工作模式，做到多种收集方式相结合，及时收集信息资料对人事档案内容进行补充，以保证人事档案的完整充实。

2.2 保管工作的改进

第一，坚持集中统一，分级管理的原则。将需要集中管理的人事档案，交由相关人事档案管理部门进行统一管理，不应当分散放置，当然交由个人或采用其他方式保管是不符合规定的。更新和改善保管人事档案的场所及设备，尽量利用现代科技进行保管，保证室内没有光、热、湿度等不利因素的影响，确保档案存放环境的稳定性。同时严格控制人员往来，保证档案保管场所的整洁，及早发现档案的损坏部分，并及时处理，以防止人事档案损坏的进一步扩大。

第二，完善档案各项保护制度。将人事档案保管上升到制度层面，从而确保人事档案保管的各项工作可以有序进行。同时，为了减少人事档案损毁、缺少或其他状况的出现，应定期对人事档案保管相关设备进行检修，以避免安全隐患。另外，人事档案保管场所的各种警报装置是必不可少的，建立一个完善的保护系统，确保各种设备可以正常运转，从而保证人事档案处在一个安全、稳定的环境中。

第三，建立档案接收、查借阅系统。对于人事档案来说，信息的真实性非常重要，脱离了现实情况就无法准确开展各项工作。我国相关法律在这方面也有规定，规定档案中记录的信息应当规范，符合法律，同时确保信息安全、准确、完整，不会外泄给他人。基于这种要求，相关工作人事档案管理工作人员应严格遵守各种规定，不人为破坏规则，在遵守档案查借阅审批制度的同时，对保存的人事档案定期查阅，从源头遏制损坏因素。对于自带档案的现象，应加大监管，要求档案传递必须由相关人员或专门机构处理。

2.3 信息化水平的提高

第一，人事档案管理系统相关目录必须细化和归类，并标准规范录入信息。同时设立人事档案移交标准，档案及时移交处理，使整个信息系统更加规范，也利于系统人事信息的完整性。

第二，通过如人工录入、机器扫描等手段对室藏档案进行规范统一的电子化处理，将室藏档案数字化。首先，改变人事信息管理方式，由传统手工管理转变化电脑数字化管理，从而实现信息系统的自动化管理。其次，利用各种技术手段，将原本庞大的纸质档案毫无遗漏地录入到信息化系统中去。通过各类高科技手段将纸质档案转为电子档案，这样既方便保存又利于今后的各项工作开展。

第三，相较于纸质档案，电子档案存在的优点显而易见，建立严谨的录入考核机制，进行强有力的监督，保证由纸质档转换为电子档时的真实性和完整性。

第四，随着信息化的高速发展，对信息安全的防护也日益重要。需要建立一套完整的安全机制以防止人事消息泄露，加强对数据安全的管控，建立和完善相关数据网络防火墙，提高人事档案信息系统的安全性能。

[1] 李新仓.信息化视域下高校人事档案的创新管理研究[J].兰台世界，2013，(11)：89-90.

Personnelfilemanagementandinnovationresearch

MAO Hui-ying

(Archives Office, Weinan High-tech Zone of Shaanxi Province, Weinan 714000, China)

With the reform of the personnel system, new requirements for the management of personnel files have been put forward. There are many problems in the traditional personnel file management mode and method, so it is necessary to innovate the personnel file management in order to meet the needs of social development. Based on the brief analysis of the existing problems in personnel file management, this paper puts forward the innovation strategy of personnel archives, which has certain practical reference value.

Personnel files; Management; Innovation

2017-10-14

毛惠英(1976-)，女，本科，助理馆员。

G275.9；F272

A

1674-8646(2017)23-0034-02