医学高等院校毕业生档案管理刍议——以档案丢失为例

黄 剑

(山东潍坊医学院，山东 潍坊 261053)



医学高等院校毕业生档案管理刍议
——以档案丢失为例

黄 剑

(山东潍坊医学院，山东 潍坊 261053)

本文通过列举医学高等院校毕业生档案材料丢失的情况，阐述了学生档案材料丢失的原因及其引发的后果，详细论述了针对学生档案材料丢失情况而实行的具体可行的做法，并在此基础上提出了一些个人建议。

档案；档案管理；医学类高等院校；毕业生

1 我校学生档案室情况简介

我校属于医学院校，近几年逐步扩展为综合性大学。学生档案室隶属于学生处大学生就业指导中心，共管理学生档案2万余份。自去年起，将存放于各院系新兴小专业(如:口腔医学、麻醉学、预防医学、统计学、护理学等专业)的学生档案进行了统一收集归档，实现了学生档案的统一集中规范管理。

2 以我校为例，列举毕业生档案材料丢失情况及原因

A.高中档案。新生报到时一般都是个人携带其高中档案，也有一部分是通过学校转递。经过近两年的统计分析，高中档案丢失率为2%。集中体现在山东省以外的考生像山西、江苏(梦溪)、吉林等省份和一小部分往届复读生及异地高考学生(学籍在省内但去省外高考或户籍在省外而本人一直在省内读书，如:山东学生去内蒙古、黑龙江、新疆等地参加高考)。他们的档案中仅存高考档案(如:高考志愿表、报考登记表、高考试卷等)而缺失其高中档案材料。而通过学校转递的档案又有少量档案由于个别辅导员责任心不强，未做好交接登记手续导致少量学生档案的丢失。B.录取通知书和准考证。这部分材料主要是考生忽视所致。有的是不小心弄丢，有的则遗落家中。C.实习鉴定材料和党团材料。这两种材料一般在出借时易造成丢失。如:护理学院的学生在考护士资格证时一般需要用到实习鉴定簿以便政审，而新生在入学之初校团委及校组织部门要对其在高、初中阶段发展的共青团员和中共党员身份进行审查。如果借方延误或忘记归还，出借方忘记催还就很容易造成档案材料的丢失。D.高校学生毕业生登记表。一般都是毕业时档案材料错装或漏装造成的。少数学生是因为毕业成绩不合格需补考或挂科太多而未有该档案材料。E.奖励材料。各院系年级办在接收到学生的各种奖励材料后没有及时归档，还有因年级办辅导员换人太頻未及时交接导致此部分档案材料的丢失。F.学生档案。转递时档案转递详细地址填写不清、所填地址无管理档案资格、地址填写不详细，有收件单位地址而无收件单位名称或地址填写错误(地址已迁)、未报到、转递方式不规范(如:档案自带、邮政速递等)、考研分批次调档(考研政审调档和毕业时调档)等原因造成学生档案丢失。G.报到证副本。学生不清楚其作用将其误认为和正本作用相同，而将其随意放置从而导致报到证副本丢失。

3 丢失后果

A.在用人单位人事部门招聘人才、组织部门选拔或提拔干部时，影响政审致使就业、晋升机会丧失。B.影响工资的正常转正、定级。C.在国家事业机关单位的专业技术人员职称评审中不能及时申报。D.各类证明，如:考研考博证明、出国政审等无法开具。E.办理社会保险、领取失业金、提前退休等各种社会福利待遇时，将给个人造成无法挽回的损失。

4 我校具体做法

A.建立健全学生档案规章制度。笔者结合个人工作实践经验，依据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《干部人事档案材料收集归档规定》及相关法律法规，针对我校学生档案工作的实际情况，特制订了《潍坊医学院学生档案管理暂行办法》。B.重点健全并完善了借查阅学生档案规章制度。依据《干部人事档案工作条例》制作了《潍坊医学院借查阅学生档案申请表》，使得学生档案管理工作有法可依、有据可查，严格规范了档案管理工作程序[1]。C.大力加强学生档案管理工作知识的宣传力度，出版发行学生档案知识小册子，人手一册。在新生开学之际，组织由各院系、各班长和团支部书记组成的新生档案接收工作培训班，以推广普及学生档案知识。现已取得成效。D.建立了科学规范的密集型档案架管理模式。现有在校专、本、专升本学生档案2万余份，流动性强，工作量大，为实现全校学生档案管理工作的系统化、标准化、规范化，在各级领导高度重视下配备了全省高等院校中最先进、最具现代化的档案密集架设备。E.将分散于各院系2008—2009级的学生档案进行统一收集并组织专人进行集中整理并归档。初步实现了学生档案科学化、规范化的统一管理，为我校下一步学生档案的电子化、数字化管理和定级达标奠定了坚实而有利的基础。F.在毕业生档案转递方式上严格按照鲁人社厅[2012]400号文件精神的要求执行。联系河北廊坊燕京印务有限公司印制了具有潍坊医学院特色的机要信封两种(一种用于升学和就业，另一种用于未就业)。我校学生档案全部通过当地机要通信局机要转递或由专人直接送至接收部门，不得邮寄，严禁学生个人携带档案。在2012年上半年的毕业生档案转递过程中，共转递学生档案3 460份，无一人档案退回。得到学生的一致好评。G.建立《潍坊医学院学生档案材料移交登记簿》和《收集学生档案登记表》，将平日里收集到的各种学生档案材料进行登记并整理归档。使得散装材料既来源有据可查又能完备归档，以免学生档案材料丢失后查无对证。H.对于缺失的学生档案材料下发通知要求补齐:第一，高中档案缺失。a.回原所在高中补齐，加盖原所在高中公章。b.开具证明:XX，性别，出生日。原系我校XX级学生，XX——XX年在我校读高中。在我校学习期间成绩合格，业已毕业。其高中毕业证编号是: XXXX。因高中毕业生登记表不慎丢失特此证明。XX中学。XX年XX月XX日(现日期)加盖中学教务处公章。第二，准考证缺失回各招办开证明。我县考生XX同学，性别，于XX年报名参加全国普通高考，准考证号: XXXX。 报考科类:普通理科。高考成绩:XX分。录取到潍坊医学院XX专业学习。因准考证不慎丢失，特此证明。XX县招生办并加盖公章。XX年XX月XX日。第三，录取通知书缺失，可询问校教务处考务中心。第四，团材料缺失到原入团所在学校开具证明。XX，性别，原系我校高中部或初中部学生。XX年XX月XX日加入中国共产主义青年团。团员证号为: XXXX。因入团志愿书不慎丢失特此证明。XX中学团委。时间。加盖校团委公章。

5 建议

A.各级领导应给予高度重视。B.为了增加学生档案知识，培养学生的档案安全、规范、保密意识，开设新生档案知识讲座。让学生们全面了解档案知识，充分意识到干部人事档案在其个人日后各方面发展中所起到的重要作用。C.新生入学时，档案最好统一由原所在高中、专科学校通过机要转递。固定学生档案接收单位(校教务处或校学生处)。D.认真做好每一届新生档案接收工作。制定严格规范的学生档案转接登记制度。E.严格执行学生档案借查阅规章制度。一旦出借应及时催要。F.建立学生档案联络员制度。各院系配备1～2名兼职档案员，由专职辅导员担任。G.吸收引进或招聘档案专业及相关专业方面人才。高等院校学生档案管理不仅需要档案学专业的人才，更需要其他一些学科人才，如:计算机、信息安全等，是当前所迫切需求的。H.档案人员应定期参加档案学专业知识培训班组织的学习，且具有国家相应机构承认并颁发的档案管理人员岗位资格证书。I.干部人事制度改革的同时实际上也存在着辅导员人员流动频繁的现状。建议分管学生档案的辅导员聘任期在3～5年(医学院校专科生3年、本科生5年)，以免造成学生日常档案材料(各种奖励材料等)因辅导员频繁调动而丢失的情况。

[1] 中共中央组织部.干部档案整理工作细则[S].1991-03-29.

On the archives management of graduates of medical colleges and universities—taking the loss of file as an example

HUANG Jian

(Shandong Weifang Medical College, Weifang 261053, China)

This paper expounds the causes of the loss of students′ archival material and the consequences of the loss of the archival material of graduates of medical colleges and universities. It elaborates the concrete and feasible practices for the loss of students′ archives, and some personal suggestions were made on this basis.

Archives; Archives management; Medical colleges; Graduates

2017-02-21

黄剑(1967-)，女，副研究馆员。

G717

B

1674-8646(2017)09-0144-02