办公室文员在企业日常运转中不可忽视的作用

2017-03-07李美华李海燕

环渤海经济瞭望 2017年9期

◆李美华李海燕

◆李美华李海燕

伴随着我国经济的快速发展，也推动了我国各大国有企业的运营，企业的发展运营离不开每个部门的共同努力，办公室作为保障企业所有工作顺利开展的综合管理部门，对企业的发展有着直接的影响。然而办公室文员是办公室各项任务的最终实践者，其素质和能力对企业日常运转中有着不可忽视的作用，为了提高企业的日常工作效率，有必要重视办公室的文员的职业素养和工作能力[1]。本文针对办公室文员在企业日常运转的作用进行深入的分析和研究，并探讨其重要性和意义，供企业管理相关人员进行参考。

办公室文员；企业；运转；作用

一、企业办公室对于企业的作用

办公室是企业最基础，也是最重要的综合管理部门，日常主要任务有：档案管理、公文处理、统筹协调、决策参谋等，是协助领导进行各项工作的重要部门，也是企业对外开放的一个窗口。办公室具有“上传下达”的枢纽作用以及对协助领导的日常工作，对决策进行参谋的作用。同时，办公室也对企业的后勤管理有着重要的作用，管理企业材料整理、人事变动、会议接待等。总而言之，办公室的日常工作十分琐碎且工作量大，对企业的日常运转有着重要的作用。

二、办公室文员工作的特殊性及现状

办公室文员是现代化企业重要的人力资源，其工作虽然没有太大的技术含量，但却十分繁琐、复杂，对企业日常运转有着重要的影响。例如文员在收发文件时，不仅要求文员要完整无误的接收文件并进行及时移交，还要分清文件的类别和正确送达文件的各个环节。文员在工作中的任何疏漏，都会对企业的日常运转造成一定的影响。目前，相对于企业生产人员、销售人员等，办公室文员对企业产生的直接利益体现并不明显，得不到企业的重视，办公室文员的待遇制度不够完善。

三、办公室文员对于企业的作用

（一）文件书写。文件书写就要求办公室文员有较好的文案功底、总结能力等，无论是企业内部经营的总结，还是对外的报告性文件，都需要办公室文员来完成，并且在书写过程中，文件书写的格式都有着严格的要求，文件的内容要简洁、明了、精炼。该项工作不仅对企业内部的管理有着重要的参考作用，也是企业对外展示企业能力重要具有重大的意义。

（二）印发文件。打印文件要求办公室文员能够熟练地使用打印机、熟悉日常打印文件的格式、能够准确无误、迅速的打印出需要的文件，若打印出现纰漏，就会直接对企业的日常运转造成影响，影响会议、活动开展的进度。传送文件包括传真、邮箱、邮件、直接送文件等方式，这就要求办公室文员能够熟练地使用传真机、熟悉通过邮箱发送文件的流程、使用快递传送文件的流程、对各部门、领导所在地、电话等信息的了解等，才能迅速、准确的传送文件，提高企业日常运转的效益。

（三）决策参谋。办公室文员是对企业日常运转基础工作做的最多、对企业运转信息了解最全面的职位，当企业管理层在对企业进行一些决策和规划前，通常都会要求办公室文员整理出能够给决策和规划提供参考价值的文字材料和数据信息，甚至会要求办公室文员对企业的发展规划进行发表见解为决策者提供参谋，在季度、年度的总结会议中也会要求办公室文员出席为管理人员提供企业日常运转情况最直接、实际的相关信息。