高校教学秘书的工作探讨

范奥

摘 要：教学秘书，高校里一支不起眼的队伍，但她们是高校教学管理系统中的一个重要角色，有着不可替代的作用。本文主要结合自身实际和教学秘书的一些具体工作，探讨教学秘书应该具备的素质、能力和提高工作效率的一些方法。

关键词：高校教学 秘书 工作探讨

在《教育部关于全面提高高等教育质量的若干意见》（教高〔2012〕4号）文件中写到高等教育应加大应用型、复合型、技能型人才培养力度。因此必须要用高效的现代化教学管理手段和教学管理办法才能培养出优秀的人才，在高校的日常管理中，教学管理是重中之重。[1]

一、教学秘书的工作特点

形容教学秘书的工作可以用“事务多”“标准高”“压力大”来形容。因此在高校中教学秘书多数是一群娘子军，她们多数是外表娇俏可人，内心激情如火，典型刀子嘴豆腐心的“女汉子”。

“事务多”其实可以用“杂”来诠释？就以我的工作为例简单说说我们的一些工作。每周三下班前上交教学简报一篇；每周四之前上交下周周工作计划；每周五统计各班分学生具体到日、节次、课程缺课情况信息表、分班级分学生全学期缺课情况汇总统计表；每月5日前上交教师考勤表、考核表、课时统计表；每月24日前完成网站教学管理文章上传4篇，其他共计8篇；每月26日前完成给各职能部门考核工作；每月26日前上交本部门信息化建设、教师培训相关证明材料；开学准备工作有发放课表（教师、班级、教室张贴等）、教辅资料发放（教材、备课本、教学日志、记分册、听课记录本等）、教学器具发放（粉笔、板刷等）、实训室检查与调试、组织教师实训室卫生清扫工作、协助安排新教师预说课；期初期中期末各类检查表格无数，期末试卷整理审核，每年一次国家数据平台数据填报，各类教学档案整理上交，补考、英语等级考试报考、教材征订数据整理等，还有平时与其他部门的事务衔接，各个事务务必事务躬亲，务必事无巨细。[2]

“标准高”是对我们教学秘书的一个常规要求。如果把升本评估工作、教学管理工作比喻成一台正在运作的机器，那么我们这一群人就是这个机器的“润滑剂”，起着调试和磨合和连接的作用。因为我们的工作标准影响着我们常规教学工作的质量。我们学校是新升格的本科院校，一项项数据要求真实准确，环环相扣且合理，要求严格按照高等教育办学规范、应用型本科教学规律执行，我们是最基层的“实施者”。

“压力大”则是因为成绩管理、考试管理、日常教师的考核材料收集，是与学生、教师、学校利益息息相关，哪里出错了就意味这一方利益的损失。所以我们的工作从某种程度来说到了不容许出错的地步。人非圣人，孰能无措。为更好的开展工作，取得更好的工作效果。我们这一群人时刻都有着“如履薄冰”的感受。不是因为矫情，是因为对工作的真诚，是对自己的严格要求。为了跟上学校发展的步伐，我们也在不断的充实着自己。

二、教学秘书应具备的素质和能力

1.忠诚学校，爱岗敬业

干一行，爱一行。忠诚学校，自觉维护学校的整体利益和发展大局。遵守职业道德，努力承担工作任务，认真履行工作，积极参加学校的各项建设。一个人只有热爱自己的工作，才能激发出强烈的工作激情和动力，一个人如果对事业有执着的追求就会发挥出持久的工作热情，从而想方设法把工作干好。只有充分认识到自己工作的重要性，从为学校教学提供优质服务的立足点出发，以强烈的事业心和饱满的工作热情，积极努力，严肃认真的对待工作，才能做好教务干事的工作。

2.极强的服务意识

一切教学管理工作都是为教学、为师生服务的。教学活动进行具体组织、协调、管理的进程中。教务干事是连接系领导和师生的桥梁，是协调部门之间的纽带。这就要求我们树立全心全意为教学服务的意识。当好领导的参谋和助手，为领导出谋献策，并办理具体事务，教务干事要有服务于师生的思想。经常了解和掌握师生的意见和要求，满腔热情的为他们排忧解难，以自己的行为来赢得大家的理解和尊敬，为高校的管理事业和高校发展尽心尽力。

3.熟练操作办公软件及动手能力

WORD，OFFICE，PPT等基本办公软件作为教学秘书一定要熟练操作，熟练掌握这些能够让你在核算工作量、统计通过率时，大大减少手工核算的误差。教学管理档案、与其他职能部门的联系、搜索最新资料都需要我们能熟练应用这些工作软件，作为一个教学秘书，我觉得还要能夠掌握一些基本的机械知识，电脑、打印机等出现一些小故障能够自行解决，具备这些能力能够让我们工作起来得心应手。

4.学习、创新能力

创新是时代的要求，是社会主义市场经济对社会各行各业提出的要求，有创新才有发展。在日益竞争的社会中，只有不断创新，高校才能在竞争的环境中生存和发展。作为新时期的教学秘书应牢牢把握时代脉搏。在工作中不断改革创新。在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上，充分发挥自己的主观能动性，积极开动脑筋，对工作任务、工作目标、工作方法要有自己的思想和观点。在向领导的建议中，既要能明确表达领导的想法、意见。又要有自己的新观点、新视角，要敢于突破领导思维的方框，使建议有创新性，使领导的智慧和意图得以延伸、扩展和升华，从而进一步完善领导的决策。总之，教务秘书在做好服务、协调和辅助工作的基础上，应充分发挥自己的主观能动性，善于发现新情况、思考新问题、提出新办法，在工作中力争做到：观察要有新视角、思维要有新思路、自己要有新观点、行动要有新举措、管理要有新效果。

三、怎样做好教学秘书

在这种现实条件下，作为一名教学秘书应该怎么做，怎么才能做好呢？个人观点是心态要好，做事趁早；标准理解要好，请示领导要早；时间节点把握要好，部门沟通要早。

心态要好，做事趁早。作为教学秘书，你在整个学校管理系统中属于“万金油”的角色，事事都可以找上你，做多错多，所以很有可能你会比其他岗位的同事多很多受委屈的机会。为了少受委屈，我们需要眼观六路耳听八方，善于发现问题、解决问题。而且我们需要有罗列工作的习惯，对自己的工作要有计划，因为我们临时的工作很多，可以提前做的工作，一定提前开始做。

标准理解要好，请示领导要早。我们的工作任务很多很杂，不同部门标准也不同，作为教学秘书一定要熟读文件，理透文件要义，有针对性的开展工作。遇到疑难问题，一定要尽早报告领导，早期预防。遇事也不要慌乱，重要的是解决问题。

时间节点把握要好，部门沟通要早。学校的精细化管理，落实到实处就是考核。为督促工作的完成，一定规定了完成时间及标准，作为教学秘书时间节点一定要弄清楚，材料上交、工作完成一定要准时，只能提前不能推迟，不然就会影响考核。和部门的沟通也一定要及时，对于工作的标准要求一定要心中有数，尽量不做无用功，重复工作。

参考文献：

[1]张新有：《高职院校教务干事的工作探讨》，《才智》，2010年23期

[2]王辉艳：《高职院校教务干事工作的定位和思考》，《才智》，2010年23期