学校档案建设的“大数据时代”

魏 红

(湖南广播电视大学人事处，湖南长沙 410004)

学校档案建设的“大数据时代”

魏 红

(湖南广播电视大学人事处，湖南长沙 410004)

近几年来，学校档案建设得到了快速发展，但存在着档案媒介纸质化、档案系统缺乏预测功能、档案应用呈现“僵尸状”等问题。随着“大数据理念”的普及，档案工作难度增加，工作模式被颠覆，也加剧了学校档案工作的“瓶颈”制约。因此，我们应该重视档案数据源头、信息安全与服务功能的建设，积极适应方兴未艾的“大数据时代”。

学校档案；大数据时代；建设策略

麦肯锡提出的“大数据”本身是一个商业化概念，它将数据视为一种生产资料，并在当前商业、经济、市场三个维度中发挥着重大的潜力，可以实现提高生产力创新性、竞争性和实践性的功能。2012年以来，“大数据”概念开始在国内流行，但学术界没有提出统一定义，人们对它的理解主要用来描述互联网信息的“爆炸性”“海量性”特色，但在应用方面则相对一致，纷纷从数据定量研究转移到定性研究上。“大数据”意味着信息数据的数量已经失去了研究意义，信息数据的规模研究、动向研究、分类研究等表现出重大价值，而移动互联网、物联网、云计算等新型技术的广泛应用，将彻底颠覆原有的学校档案建设模式。

一、学校档案建设的“传统”

我国学校教育系统化模式呈现出僵化、单一性和陈旧性特征，特别是受应试教育体系的长期影响，学校档案建立、管理和维护明显滞后。随着高等教育的大众化和普及化，扩招、合并、调整、更名等新的改革不断深入，加上教育理念、教学方法与途径等的创新，以学校为主体的教育机构发生了根本变化，原本单一主体管理的大量档案面临重新归档，新的档案又在不断增加，学校档案建设的“传统”性问题充分暴露。

(一)档案媒介普遍“纸质化”

新中国成立以来，我国档案管理工作普遍重视实体资源，即学校档案存储和管理主要以纸质档案为主，数字档案的内容较少或者完全没有。学校重视纸质档案的原因较为复杂，从历史沿革来说，主要受到两个方面的因素影响：一是档案形成过程因素。我国学校档案主要是由教师档案与学生档案构成，教师档案总量占比不大，学生档案的内容主要包括基本信息、教育经历、政治面貌等，从小学教育到高等教育结束，档案形成基本靠人工填写、存储和传递，最终由用人单位接受或进入市场管理系统，学生本身并不直接管理和操作，这种档案形成机制直接造成了学校档案的“纸质化”。二是传统档案思想影响。在传统教育管理体制下，纸质档案具有权威性、严肃性，学校一般通过纸质档案保存来满足资料原始记录需求，在国家教育行政管理部门相关政策中也有关于文字档案的要求，这就直接刺激了纸质媒介档案的生成量。

随着教育信息化的发展，现代信息技术在学校档案建设中得到广泛应用。但学校教育信息化建设资源主要倾向于服务教育，包括硬件、软件投资都是为了满足办学需要，忽视了学校档案本身的独立价值，在人力、财力和物力供给方面严重不足的情况下，学校档案的主体部分仍然表现为“纸质化”的存在，档案信息化建设步伐比较落后，与“大数据时代”严重脱节。

(二)档案系统缺乏预测功能

“大数据”和“大规模数据”是两个不同的概念，大规模数据是大数据时代的特征，也是研究“大数据”的基础性材料，当数据规模达到无法用常规模式计算、管理和应用的“临界点”，它所拥有的预测、判断功能就逐渐凸显出来。维托克·迈尔在所著的《大数据时代》一书中提出“大数据”的核心价值即“预测”，忽视大数据的预测价值，档案建设工作就相当于简单的信息“数字化”转换，其应用范围和方向会受到约束。

高校档案馆作为学生档案的主要汇集地，不仅规模大、数量多，且呈现出高等专业人才在不同社会发展阶段的需求状况。但纸质档案的流动性较差，加上学校档案管理“各自为政”，本质上是一个又一个“信息孤岛”，学校内外的档案利用率均较低，没有对社会开放的渠道，也就不可能形成有效的预测机制。关于构建学校档案的预测机制，在商业领域已经存在大数据预测的有效模式，例如对电子商务领域结合消费数据对某一类产品的市场情况预测，同样可以用在人才需求分析上，以支持学校教育灵活地调整人才培养方向，更好地为社会人力资源服务。学校作为教育主体，也可以通过对档案的“大数据分析”，规避可能出现的教育问题和教育失误，有效地提高教育质量。

(三)档案应用呈现“僵尸状”

学校纸质档案为馆藏提供了良好的条件，只要不发生重大安全事故(如火灾、地震、泥石流等灾害)，纸质档案大都可以长期保存。但本质上说，这种管理模式只重视“馆藏”，并不重视“利用”，一旦档案进入馆藏程序，等于汇入档案的海洋，很难索引和查找，很长时间内也不会产生调用行为，形成缺乏生命力的“僵尸状”档案，造成严重的数据资源浪费。

数据的价值建立在分析和筛选之上，只有对档案信息进行充分的挖掘和整合，才能解除档案资源的“休眠”状态，触发内部和外部的利用动机。可以说，“大数据”的核心价值在于“预测”，通过对未知资源的影响和判断，可以彰显档案资源自身的价值，这是一种动态的“联动”过程。相反，目前大量学校档案应用并不活跃，常常处于“僵尸状”，这不仅是纸质档案自身缺陷所致，也与缺乏信息化意识有着直接关系，甚至后者的影响更大。因此，我们应将“重藏轻用”的错误理念加以修正，转变为“藏以致用”，主动寻求大数据时代学校档案的市场化途径，努力建立有效的开放性档案建设机制。

二、“大数据理念”的影响

伴随着“大规模数据”的生产、管理和输出，大数据时代已经来临，大数据理念逐步深入人心，有效地促进了新技术、新应用、新模式的融合，实现档案数据价值的深度挖掘和主体的进一步开放，学校档案建设面临着巨大机遇与挑战。

(一)增加了学校档案工作难度

长期以来，我国学校档案管理部门已经形成了习惯性的收集、保管和转移工作模式，但是，“大数据理念”要求学校档案建设摆脱“固有习惯”。从档案部门分类角度来看，学校档案管理机制建设完全可以“自成一派”，不必拘泥于社会的档案系统习惯，更不应该将自身的意识缺陷归结为社会档案环境的影响，但学校档案工作水平与全社会档案信息化程度息息相关，受大数据理念的影响，传统学校档案工作信息化程度低的局限性充分暴露，这既是整个社会档案机制缺陷造成的后果，也是学校自身缺乏创新意识的“弊病”。

“大数据时代”的特点是数据规模化，它不仅包括海量数据，还包括海量数据的有效管理途径，包括数据结构、数据索引、数据范围等，信息化程度越高，数据类型就越繁杂，如果缺乏对这一特点的认识，也就无法对大数据环境下的“动态性”数据流实现有效监控和应用。但是，学校的中心任务是人才培养，档案工作缺乏重视是一个普遍现象，档案管理部门常常被视为一个单纯的消耗部门，而建设大数据时代所需要的学校档案管理模式，需要硬件和软件的较大投入，多数人可能认为这种投入与产出并不匹配，这样，必然延缓学校档案建设的步伐。

(二)颠覆了学校档案工作模式

传统学校档案工作模式下，档案信息碎片化、零散化，甚至不具备统一的数据标本类型，在应用的过程中往往容易降低效率、增加误差。当前，大多数学校档案工作中之所以仍然“坚守”传统模式，除了经济条件限制外，更主要的是缺乏人员和技术。大数据时代的档案管理工作是建立在信息化基础上，从从业人员能力到技术应用模式，都会颠覆传统的档案工作，尤其是“数字化”背景下，数据的来源、处理、传递、保存、统计等，都要利用“大数据思维”展开，这对于传统的学校档案管理人员和技术而言，显然无法满足要求。

大数据理念的“颠覆性”，还表现在学校档案的价值理念上。大数据的“分享”精神是建立在主观意识下的，通过学校档案信息管理系统，与其他院校、用人单位、人才市场等建立分享渠道，缩短人才培养和人才实践的距离，这也是对大数据预测功能的有力补充。在当前学校档案管理模式下，存在地理空间限制、档案流程限制，明显违背了大数据时代的“分享精神”，而传统学校档案工作的“低效率”，将成为大数据理念的颠覆入口。

(三)加剧了学校档案工作“瓶颈”

学校档案工作的主要“瓶颈”体现在“思维方式陈旧”和“服务意识淡薄”这两个方面，大数据理念加剧了这一“瓶颈”的制约作用。在互联网技术不断向教育领域渗透的时代背景下，档案管理工作者及领导部门负责人依然“固步自封”，局限于校园和教育体系的档案价值观，没有充分意识到学校作为档案生产空间的巨大潜能，造成档案的潜在价值无法显现。在社会主义市场条件下，学校档案工作人员“市场意识”匮乏，没有认识到档案信息的巨大经济价值，缺乏主动开辟市场服务渠道的能力，制约了学校档案建设的水平。学校作为人才输出的“主阵地”，档案服务的主体一般被错误地认为是学生而不是市场，档案工作人员处于一个相对封闭、狭小的空间，基本不参与学校教育、行政管理工作，处于严重的“自我封闭”状态。

“大数据理念”作为一种外部协同力量，可以促进学校档案工作的内部改革。如用户可以从第三方平台上获取完善的档案信息，并形成巨大的市场经济效应，将会刺激学校档案工作的开放，提高共享能力。与此同时，大数据理念也加剧了“思维方式陈旧”“服务意识淡薄”与现实需求之间的矛盾，我们因此强烈的感觉到，原有的学校档案工作确实难以持续发展，已经到了非改革不可的程度。

三、“大数据时代”的策略

时代的发展和科技的进步，必然成为促进档案工作的新生力量，学校档案工作将沿着“纸质时代——电子时代——网络时代——大数据时代”的路径演化和前进，越来越强调“数据价值”，学校档案和档案建设模式具有重构的必然性。

(一)加强档案数据源头建设

在大数据时代，谁能够掌控数据谁就具有发言权，而“掌握数据”的第一步是形成数据生产的规模化、体系化和系统化，并满足数据的连续性需求。主要包括两个方向：一是加强实体资源的丰富性建设。长期以来，我国学校档案在数据方面过于单一、单薄，学生档案构成了档案主体，而师资档案、行政档案、图书档案、后期档案等则相对较少，即便有也采取分散管理的模式，不利于学校档案分享机制的构建。因此，在打破档案范围限制的同时，还应该进一步加强社会层面的档案收集，如人力资源档案、毕业生就业档案等，这些内容基于实体档案的资料较为容易获取，并能够形成规模宏大的原始资料库，提升学校档案文化品牌建设。二是加强数字资源的信息化建设。随着实体档案资源不断扩充和完善，数字资源的信息化建设逐步展开，需要管理者和领导者不断转变观念，将实体档案和电子档案列为同等重要的水平。一方面，构建源头上的学生档案收集模式，例如从小学、中学、大学的各个档案录入着手，直接生成数字化档案，并归纳到统一的数据库体系，在升学、转学的过程中，只需要个别或批量化处理学生档案信息即可，减少实体档案的现实流转弊端，节约人力、物力成本。另一方面，学校应该对现有的实体资源进行数字化处理，不断促进数据库的容量提升。

(二)推进档案信息安全建设

大数据时代强调数据分享、服务价值的同时，信息安全同样重要，否则，会对档案建设造成严重损失。为了推进学校档案信息安全建设，一方面要强化校园内部数据安全架构，建立完善的维护和备份制度，同时实现与实体档案的对应管理。另一方面，在提供社会服务的过程中，加强数据库“防火墙”建设，强化用于身份验证机制，实行用户实名制验证，参照高校图书馆开放系统的IP端设置，以单位对单位的模式确保档案信息安全。

(三)搞好档案服务功能建设

“大数据时代”的档案服务要社会化、多元化、开放化，以满足用户个性化的数据需求，而要实现这一目标，必须做好档案服务功能建设，既包括查询、统计、打印等基本功能，也包括智能型、远程性服务，吸引更多的社会力量认识学校档案的利用价值。教育行政管理部门应该充分发挥自身职能，建立起统一的数字化资源标准，如电子文件标准、格式标准、元数据标准等，以构建社会公共档案服务平台，让用户在同一平台上访问不同学校档案数据库，解决信息碎片化的弊端。学校之间、校企之间应该加强数据的交换与合作，扩大信息分享范围，打破学校档案“信息孤岛”的僵局。

[1]周美兰.大数据时代高校档案资源体系建设的思考[J].山西档案,2015,(01):68-71.

[2]付双双.大数据时代高校档案建设转型思考[J].山西档案,2015,(06):57-60.

[3]吴筱贞.大数据时代高校档案信息资源建设的途径[J].黑龙江档案,2016,(03):44.

[4]朱艳梅.大数据时代学校档案管理创新与发展[J].广东档案,2015,(03):37-38.

[5]陈阳.大数据时代高校学生心理档案建设与应用研究[J].兰台世界,2016,(19):45-49.

On the “Big Data Era” in the School Archive Construction

WEI Hong

In recent years, the construction of the school files has been developed quickly. Yet there’re still lots of problems. For instance, most of the files are paper. The file system lacks the function of prediction. And the application of the files becomes somewhat zombie. With the popularization of big data, the archival work becomes harder and harder and the work model is overturned. Therefore, we should care for the data sourse, information safety, and the construction of service.

school archive; big data era; construction strategy

2016—09—28

魏红(1971— )，女，湖南广播电视大学人事处助理研究员。

G270.7

A

1009-5152(2017)01-0091-03