应用兰台系统规范哈飞档案管理模式

郑元清

（中航工业哈飞档案馆 哈尔滨 150066）

应用兰台系统规范哈飞档案管理模式

郑元清

（中航工业哈飞档案馆 哈尔滨 150066）

本文以哈飞公司实施兰台系统为基点，主要从现行资料管理、电子文件管理、档案归档管理、档案利用管理和人员队伍管理五个方面，诠释了哈飞公司档案馆应用兰台系统规范档案管理的环节与取得的成效，最终实现规范公司现代化档案管理模式，提升档案管理水平的目的。

兰台系统 现行资料管理 电子文件管理

哈飞公司档案馆在公司各级领导的大力支持下，在航空工业档案工作总体规划的指导下，根据单位档案工作的长远计划，大力开展数字档案馆建设工作，不断深化以“兰台”为主线的数字档案馆建设方案，明确了数字档案馆建设的核心——“以兰台为依托，构建数字档案资源管理平台”。

2011年年初，哈飞公司档案馆在相关领导和部门的支持配合下，全力筹备兰台系统的开展与实施应用工作，在项目前期做了大量的工作：向开发商索要相关软件资料与使用用户名单，公司相关部门多次组织进行可行性分析，组成调研组对已使用该系统相关单位进行走访调研，形成调研报告上报公司主管领导进行分析评价，组织全公司部门进行兰台需求的调研等等。应用兰台系统，不仅可以解决公司档案工作中遇到的各种问题，更重要的是借助兰台，可以实现档案管理的规范化，提升档案馆的现代化管理水平，加快档案管理信息化的进程。

一、应用兰台系统的原因分析

档案管理系统在哈飞档案馆中的应用，主要经历了三个阶段：金航百科软件的应用、金航百科与现行资料检索软件结合应用、金航百科与北航开发现行检索软件结合应用。以上三种档案管理技术的应用，基本解决了档案馆静态档案管理与纸质现行资料动态管理的业务工作问题，基本保证了公司纸质现行资料管理和档案管理的正常运行。另外，公司个别生产车间和部门通过其他方式开发了符合自己单位档案资料传阅、借阅、管理的小程序，实现局部档案资料的现代化管理。

公司网络技术迅速发展，办公自动化大范围普及应用，OA、W i ndchi l l、LCA、CAPP等各种信息数据管理平台在哈飞公司得到全面应用，期间产生了大量的电子文件资料；公司信息化总体水平不断提高，6S、保密、质量等工作在公司不断促进，使得公司档案资料的规范管理迫在眉睫；公司建设一级数字档案馆，等等。以上这些因素迫使哈飞公司档案馆要加快档案信息化建设，建成数字档案馆，适应新趋势的发展要求[1]。

过去的档案管理系统已经不能适应新趋势下公司档案管理的需求，如：档案系统不能实现电子文件的管理、档案数据源重复冗余、与公司其他类管理系统脱节、不能实现档案信息资源共享，等等。哈飞公司档案馆应该寻求新的发展方式，以解决公司档案资料管理出现的问题。兰台系统是中航工业档案馆大力促普及的档案管理系统，全行业档案部门都在大力应用此系统，普及率约达90%以上，并逐步构建满足档案信息资源共享的数字档案馆，应用兰台系统是数字档案馆达标之平台构建的验收标准之一。兰台系统的出现可以帮助哈飞公司档案馆应对现在的形势，实现全公司档案资料管理包括电子文件的规范化管理，提升档案管理水平，使档案馆发展上新台阶。

二、应用兰台系统，规范现行资料管理

哈飞档案馆承担公司现行资料的接收、发放、复晒、分发、回收等工作，现行资料的管理是档案馆配合公司科研、生产、管理的重要工作环节。应用兰台系统，可以优化现行资料管理流程，解决原有系统应用中遇到的各种问题，从现行资料的源头开展工作一直延伸到公司各单位资料室，全面实现现行资料管理的系统化、自动化和规范化。

1.规范现行资料接收管理。通过兰台系统可实现公司现行资料的接收规范性控制。现行资料设计者可将资料信息录入兰台系统，实现与档案馆的网上交接，相关人员可方便的查询现行资料的流转状态，可代替资料流转状态接收记录登记，保证了现行资料始终处于受控的状态。档案馆核对设计者网上移交信息与实物信息的正确性，无误后实现接收确认，如果发现问题及时驳回，避免错误信息的产生，这种避错率可以达到90%，最终使应用于生产的资料正确率达到99.9%以上。接收流程见图1。

图1 现行资料接收流程

2.规范现行资料发放管理。通过兰台系统，可以将档案馆现有的现行资料管理业务融会贯通，全面实现档案馆现行资料管理“一线通”管理。

具体流程：档案馆接收人员接收完成资料形成者的资料后，核对分发单位及资料著录信息，实现资料分发，分发信息自动流转入下一工作环节；档案馆派工人员、复晒人员、分发人员、档案人员、原件管理人员等实现网上信息核对确认；最后形成了“以一条信息数据为主线的拓扑管理结构”，即“一线通”管理，其避免了数据库中有多条重复数据的问题，也解决了档案馆自动化管理流程的不连贯性，保证了现行资料发放中的高质量、高效率管理，全面取代档案馆半自动化的现行资料发放管理模式。

3.规范现行资料室管理。使用兰台系统前，各单位资料室尤其是生产车间的资料室，仍使用传统的资料卡片管理模式，即占用了大量的单位工作空间，又使资料员的工作量加大，检索资料时，每天每次都要重复的查卡片，查图纸，结果往往做了很多的无用功，工作效率很低。

通过兰台系统，各资料室资料员可在网上查看到发到自己单位的现行资料；可对相应资料数据进行补充著录；可实现网上的资料传阅、资料借阅、资料下发等工作；可实现作废资料网上提交回收；可对本单位员工信息进行维护；可实现网上打印资料卷内目录、背签等，做好本单位的资料6S管理，等等。借助兰台，取消所有资料室的卡片登记记录，是全公司资料室管理共同的需求，兰台可实现公司资料室管理的自动化、规范化和系统化。

三、应用兰台系统，规范电子文件管理

针对电子文件管理，哈飞公司档案馆没有真正付诸实施，虽然已有相应的管理制度和程序文件，但是在实际工作中没有落实。这归因于没有完善的管理系统来统筹电子文件的管理。

针对应用于现行生产的电子文件，使用兰台系统可实现电子文件全文的自动上传，并与目录级数据自动对应，实现电子文件的网上接收与发放，各单位可查看到自己权限内的电子文件全文，可进行电子文件的网上二次传阅并进行跟踪控制，可保证电子文件传阅的及时性，使电子文件发放有章可循，解决公司面临电子文件发放途径多而乱的问题。

针对光盘、硬盘等载体形式的电子文件，责任单位可将此载体形式的电子文件上传到兰台系统中，在目录级数据中著录与其他载体的互见号，方便用户的检索。针对公司各类应用系统中存在的电子文件，如W i ndchi l l、OA系统，兰台系统与上述系统进行集成，实现电子文件的在线归档，将电子全文上传到档案的全文服务器上，解决公司各类系统电子文件各自为家，归档不统一，不集中管理的问题，也避免了应用系统出现问题时，电子文件的安全受到威胁的问题。

四、应用兰台系统，规范档案归档管理

哈飞公司档案归档应当纳入公司生产总计划，在各类型号研制生产之初，就应当做好相应型号档案的归档计划，并按计划按时完成档案归档。这一直是公司档案归档工作的要求。但是公司档案归档率一直不能得到提高，一方面是各归档单位的归档意识比较薄弱，另一方面是公司没有硬性的归档指标，公司也没有很好的归档跟踪程序以监控归档单位的归档率[2]。

兰台系统能够实现包括条件保障、产品档案、质量档案等各类档案的收集归档管理，通过此系统，公司主管领导能够查看相应档案的总体收集情况；各归档单位随时能够掌握本单位的归档计划，可对归档范围进行调整，档案部门进行确认；档案部门能够掌握各阶段的资料状态，以便提醒督促各归档单位及时归档；档案员可预先维护模版，能够调用模版生成各类档案的归档资料范围；系统能够显示各单位应归档、已归档和需要到期归档的文件列表，能够自动计算档案的归档率和完整率。

通过兰台系统，可使档案归档管理流程网络化、自动化，提高公司各类档案的归档完成率，保证公司科研生产中产生的档案能够及时存档，确保公司有重要价值档案的长期保存。

五、应用兰台系统，规范档案利用管理

档案利用包括档案的借用和查阅，哈飞公司档案利用包含的内容有档案借阅、原件调出、资料增补等。原件调出和资料增补两种利用方式主要解决公司科研生产过程中产品图纸资料的更改问题。传统的档案利用流程比较复杂，用户查阅某份资料需要跑遍全公司进行签字审批，完成后到档案部门查阅后竟然没有此份资料，这样即浪费利用者的时间，也将耽误公司的科研生产，工作效率非常低。另外，档案员大量的借阅登记帐仍延续手工登记的方式，工作方式比较老化，不能适应现代化的档案管理模式。

图2 档案利用流程

兰台系统是将各种档案利用审批流程定制于系统中，由系统管理员专门维护自定义的审批流程，利用者只需登陆系统平台检索所需档案信息，如果检索到所需档案，可直接在网上提交利用申请，如果所需档案有电子文件，根据利用者的权限和密级，档案员可自动开放利用信息于利用者；如果利用者所需信息是纸质档案，则提交利用申请后，系统自动按层层领导审批完成利用流程，最后自动提交给相应档案员，档案员收到利用信息后，查找纸质档案后给予利用者答复信息，利用者可亲自到现场借阅，系统自动记录利用者借阅信息，并按时间限定借阅期限，定期催还。

通过兰台系统，档案利用流程更加系统化、简单化，自动化的档案利用管理模式将取代传统的利用模式，简化档案利用流程的同时，节省了利用者、档案提供者的工作时间，可大大提高档案工作效率。

六、应用兰台系统，规范人员队伍管理

哈飞公司大部分档案工作者信息化整体素质偏低，缺乏既懂档案业务又熟悉信息技术的“全才”。在年龄结构上，大龄的档案人员多，没有一个合理的老、中、青比例结构。有相关专业背景人员的优势没有得到充分的发挥，这些会阻碍档案工作的信息化进程。

兰台系统的应用，要求档案工作者要有较强的计算机操作能力，分析与组织信息的能力，为用户提供信息咨询服务的能力，协调与解决问题的能力，等等。公司档案馆通过兰台系统的应用，可以锻炼一批年轻人，通过全程参与兰台系统的调研、培训、实施、调试、应用等过程，可以提高年轻人的档案业务能力和协调沟通能力，强化信息化处理能力；可以改善较老工作资历的档案员的传统工作方式，让大家敢于接近新事物，并与现代化管理方式齐头发展，不落后于年轻人。以“学习型”为导向构建档案人员队伍，是综合考虑老、中、青结构所必需的组织形式，通过不断的个人学习、团队学习、组织学习，达到终身学习的目的，在应用兰台系统的同时，以不断实现理论创新、制度创新、模式创新和方法创新为目的，最终使每个档案人员包括资料员成为公司档案部门的CIO[3]。

人员队伍建设不是一朝一日即可成事的，公司档案工作者的管理模式需要在不断推进兰台系统的过程中不断增进，这无疑是对档案员的巨大挑战，档案部门应该通过培训、学习、实践操作等方式，不断提高档案馆员的综合素质。希望通过兰台系统来实施这一大好机会，在档案馆领导的支持指导下，带起一支适应公司信息化建设的高素质、高能力的队伍。

借助于兰台系统的力量，不只是能够规范现行资料管理、电子文件管理、档案归档管理、档案利用管理和人员队伍管理，涉及档案部门的各种细节管理都可以通过实施兰台系统得到规范性的管理，如档案收集、档案整理、档案检索、档案编研等。兰台系统将深入到公司整个档案资料系统的总平台，将来还要与公司各类系统实现集成，以实现公司档案信息资源的网络化、自动化、共享化。做好兰台系统的应用和建设，是实现公司数字档案馆建设的重要途径，我们要不断努力，将兰台系统应用到档案工作各个环节，全面取代传统档案工作模式，实现档案馆的创新发展，为公司档案事业做出重要贡献。

[1]王瑞伟，郑元清，陈东英.中航工业哈飞数字档案管理系统需求规格说明书[A],2012（2）.

[2]郑元清.个性化服务——数字档案馆创新服务之亮点[J].哈飞科技，2011（3）.

[3]李冠强.数字图书馆管理论纲[M].南京：东南大学出版社，2004.

★作者郑元清为中航工业哈飞档案馆副馆长，馆员，研究方向为数字档案管理。

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Zheng Y uanqi ng

（A V IC H afeiA rchi ves,H arbi n 150066,Chi na）

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2016-09-08