试论在网络信息化时代做好高校外事档案管理工作

季轩

摘 要：随着时代的发展与进步，文化交流也日渐频繁。在当下，高校外事交流频繁，这不仅可以发展我国高校的文化，还可以促进社会的和谐发展。然而在发展的同时，外事档案的管理也出现了许多的改变和完善，管理出现了新的困难和挑战。为了保证外事管理高效有序的进行，这就要求了管理者应该着力于發展外事档案的管理系统，提高管理工作人员的工作能力。通过本文的讨论，笔者对网络信息化时代如何做好高校外事档案管理工作的问题做出了分析。

关键词：网络信息化；高校；外事档案；管理；提升

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2017.02.144

高校外事档案指的是，高校在新时期下，和外界国际机构或是文人志士的文化的交流、学术研讨、友好合作等活动中，出现的具有文化价值、社会发展价值和中外合作价值的凭据。外事档案是对文化数据的整理，不仅有利于发展我国一直倡导“和谐社会”还促进了国际之间的交流发展，同时还可以促进文化的繁荣昌盛。近年来，高校外事发展的趋势也越来越明显，不少高校教学都朝着国际化发展，这就要求了外事管理工作也应该做到同步发展。近年来。网络信息发展迅猛，更是在各行各业起到了重要的作用。管理工作人员应该采取有效的措施，结合当今网络信息的发展，提高高校外事管理档案的质量，为高校的外事交流与管理做出贡献。

1 在信息时代中档案的发展

1.1 改变了信息存储的方式

在以前，信息时代还未得到全面发展，人们的信息储蓄方式都是靠书籍纸张打印保存。这种原始的存储方式，不仅效率低，纸张还具有不易保存的缺点，并不能适应当今高速发展的社会。随着信息时代的发展，计算机也慢慢被运用到档案的存储中，这也使得存储方式发生变化，从原始的纸质档案存储改变成磁盘拷贝，人们将数据信息输入到计算机中，然后利用磁盘拷贝技术，将信息输入到磁盘中。这种存储方式使得信息在交流时变得较为方便，但长时间下，需要对其进行完善和更新仍有不宜保存的缺陷，并且在光盘中的信息可以在计算机中更改，所以无法保证光盘信息的原始性。并且在信息文档在归档时，需要进行光盘移交等繁多的处理手段，不仅环节复杂，还会在归档中出现信息缺失遗漏现象，具有环节复杂性。近年来，我国的教育事业随着有了突飞猛进的发展，高校的教育工作也在不断完善中，一些有条件的高校也在重视对教育工作国际化的发展。在高校教育工作国际化进程中，有一项非常重要的工作需要注意，在发展愈来愈快的国际化进程中，高校工作的外事管理工作显得越来越重要。人们的文化交流日益变得国际化，每个整体都想在文化的长河中博得上游，

1.2 改变了信息分类的方式

外事档案分类是档案整理的重要环节。随着信息时代的发展，电子档案也随之发展。然而在往前的手工档案分类时期下，由于档案的信息和载体处于分离状态，所以在档案的整理过程中，对信息实体的整理只能在浅面上对其属性进行关系分类。但是随着时代的发展，档案数量逐渐增大，这种手工档案分类的操作方式已不能满足当今社会档案的管理。在网络信息时代的发展中，电子档案借助先进的网络手段，使得文件的整理形式和文件内容特征都产生了极大的进步。外事档案管理人员可以改变文档的具体形式位置，还可以使文档在保证内容不变的情况下使得其在不同的载体中进行有目的性的调整和更换。在信息化的时代下，档案管理人员可以利用计算机对文档进行快速、安全、全面的分类和整理，并且还可以避免纸质档案文类不能随着时代发展而更改的缺点。同时还可以提高人们查询内容时的效率，节省查询时间，精确查询的内容，提高其工作质量。

2 在网络信息化时代的外事档案的管理

2.1 纸质档案与网络电子档案相结合

在档案的管理过程中，网络电子档案和纸质的档案都具有重要的意义，是不可或缺的档案管理部分。但是电子档案和纸质档案的管理方式却各有千秋，这就要求了管理工作人员不能将其混为一谈，不同的档案要有不同的管理处理方式。电子档案和纸质档案相比，具有传输速度快、查询效率高、管理分类便捷等优势。所以在发展网络电子档案时应该当着力于发展电子档案的现代化水平。不仅要提高档案的使用率，还应该将档案进行充分合理的应用和发展。但是在目前的档案发展的态势中，短期之内进行完全电子化档案是不可能的，纸质档案也具有这重要的意义。在电子档案和纸质档案共存的当下，两种不同的信息处理方式产生着影响，并且相互作用着发生着改变。在这种特殊的文档管理时代中，管理工作人员应该促进两者进行合理的借鉴和改变，从而形成一种高效的工作系统，保证电子文档和纸质文档都能在具体的实践中发挥自身最大的效益。

2.2 纸质档案与网络电子档案的管理方式

在档案形式发生改变的过程中，我们可以将其分成：最初的电子档案、单纯的纸质文档以及本级接收的纸质文档。在高校的外事档案管理中，常常会遇到将纸质档案转变为电子档案，在转变的过程中，文档工作人员应该对纸质档案的内容进行严密的分析和了解，在录入计算机之后，还要对其进行有序的编号管理，促使纸质档案内容以高效、全面的形态转化成电子文档。最后还应该将电子档案在计算机中进行备份，以保证档案内容的安全。在这个环节中，工作人员应该在保证纸质内容录入计算机时的质量和内容统一性的同时，还应该对纸质档案进行有效的管理，保证两者的质量。

2.2.1 科学存档

存档指的是将具有价值的事情内容和文件内容处理完毕后，对其进行保管备案的过程，是档案内容管理的基础环节。在高校外事档案的管理中科学的存档是至关重要的，这就要求了工作人员在对纸质档案的内容进行研究探讨后，对其进行完善和核对，在按照要求对其进行存档。最后在经过专门的审核后，将其内容整理到一个特定的网络计算机的储存盘中，同时也要对存档内容进行正确的标记和备注。

2.2.2 科学鉴定

鉴定一般指的是有权威的鉴定机构对鉴定对象进行科学的研究探讨和评价。在高校外事档案管理的过程中，科学的鉴定是管理的重要环节，是保证档案内容科学性的重要保障。在网络信息化的时代中，工作人员一般是利用计算机的先进功能进行自动化的鉴定。在这个过程中，还应该根据实际的情况，对鉴定内容制定一个管理期限表，将实际的情况自动的纳入管理系统中。这种做法有利于规划档案内容的管理时间，在高校外事档案的管理期限外，可以提高对其的保管期的判断。在纸质档案的管理中，应当根据实际的要求对其内容进行鉴定，在科学的鉴定之后，在对其进行存档保存。

2.2.3 科学整理

在网络信息化时代中的高校外事档案管理工作中，纸质档案和电子档案共存是发展的主要特征之一。在對档案管理的过程中，管理工作人员应该将纸质档案和电子档案的内容整合到一起，这种做法不仅有利于档案内容的统一性与完整性，还在一定程度上大大的提高了档案的质量。所以在对纸质档案进行研究管理的同时，还应该对电子档案的内容进行同步的科学的整理。

2.3 加强工作人员的管理

在对高校外事纸质档案和电子档案的管理中，管理工作人员也是决定档案内容质量的重要因素，工作人员的态度在一定程度上决定了档案管理的质量与效率。在对档案内容管理的同时，高校还应该对工作人员的工作态度和工作质量进行要求和管理。出台相关措施，促进提升工作人员的工作水平，对年轻的工作人员进行专业的培训，增长其工作知识度。同时还要树立“认真工作，提升态度”的工作理念，激发管理工作人员的工作责任性，从而提高高校外事档案的工作质量。

3 结束语

外事管理的发展，主要是对高校的管理工作加以完善，帮助建立起全新的高校教育工作国际化氛围。在二十一世纪的今天，教育工作国际化是必然的成果，国家与国家之间的交流频繁，教育工作的开展也逐渐要融入国际化的思想，在进行本土教育的基础上，增加其他国家之间的文化交流，帮助学生更好的对世界形成客观的了解。在这个过程中，外事管理起着非常重要的作用，首先就是能够帮助学生以正确的态度来面对学习，国际的往来并不知识简单的进行双语或多种语言的教学，而是在高等院校中，对教育资源进行优化，培养出在国际上能够有更强竞争力的人才，这也是国际化教育的核心所在；其次，外事管理对于我国的基础教育事业有着很大的促进作用。通过外事管理的加强，在校园中融入更多的国际氛围，让学生能够始终保持新鲜的状态来投入学习；最后，外事管理对学生未来的发展也有很大的促进作用，通过外事管理来对教育工作国际化进行完善，增加高职院校中体育教育的覆盖面，整体朝向多元化、专业化的方向发展，为学生毕业后的就业能力打下铺垫。

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