学院档案管理工作初探

余蓉

摘 要： 档案管理工作是学院建设的一项重要工作，是检查和评估学院管理水平的重要指标，也是学校档案管理的基础。

关键词：档案 管理 现状 方法

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）09-0053-02

一、档案的定义及作用

所谓档案就是指学院从事教学、科研、党政管理等活动直接形成的对学院、学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。档案是过去工作和历史情况的真实记录，它能为学院领导提供备查依据，也能为领导的抉择起到重要的参谋作用。

近年来，国家越来越重视高校的发展，并从西方国家引进了“高等教育评估”作为高校管理的一种手段。它是通过建立科学、合理的评估系统，按照“以评促建，以评促改，以评促管，评建结合，重在建设”的原则，最终达到提升学校教育质量保障水平，促进高校的建设与发展的目的。刚开始对于评估工作，学校只是被动的接受检查。但随着高校评估的作用在不断增强，影响在不断扩大，学校对它的重视程度也越来越高。通常评估专家进行评估获取信息有两条途径：一是获取按评估指标体系整理、汇编的背景材料和支撑材料。二是通过调查访问、现场听课、听取汇报、民意测评等形式直接收集评估信息。也就是说专家一方面现场考察，另一方面还需要通过高校档案获得原始材料来进行考评。档案信息作为高校评估的基础和支撑，如果材料不完整、不齐全，那么就会影响评估进程，甚至结果。可见，高校评估虽是对高校教学水平、教学质量进行的检查评估，但无形中也是对高校档案工作的全方位检阅。

二、档案的内容

档案工作的基本内容通常包括档案的收集、整理、鉴定、保管、分类、编目、统计、利用等八项工作，称为档案工作的八个业务环节。

1.收集。收集工作是档案工作的起点，也是档案工作的第一个环节。它也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容，是档案业务基础工作中的基础。档案的收集需要完成将材料由分散到集中的过程。收集工作质量的高低会直接影响到档案工作的其他环节。

2.整理。档案的整理必须保持材料之间的相关性。要注意材料的来源、时间、内容和形式等几个方面，并依照一定的原则整理成档。档案的整理必须便于保管和利用。

3.鉴定。档案的鉴定工作是很有必要的：一方面确定哪些档案应该保存，保存多长时间；另一方面确定哪些档案不予保存，进行销毁。鉴定档案的原则是：必须从国家和集体的利益出发，用历史的科学的观点，来确定档案的保存价值。这样我们就能用有限的人力、物力去有重点的保护有价值的档案。

4.保管。档案的保管，就是根据材料的成分和状况，所采取相应的存放和安全防护措施。档案保管需要解决一对矛盾：那就是档案的不断毁损和需要长远利用之间的矛盾。档案保管工作的任务就是克服与限制损毁档案的各种因素，努力延长档案的寿命，维护档案的完整与安全。 档案保管工作的质量直接决定着档案管理水平的高低。

5.分类。档案的分类有多方法。最常用的分类方法是：（1）按文件的产生时间分类；（2）按文件来源分类；（3）按文件的内容分类；（4）按文件的形式分类；

6.编目。编目工作是档案管理的重要程序。其目的是固定文件材料在案卷内的位置以及每个案卷在整个分类项目中的位置。编目工作的内容可分为：编制页码号、编制档案号、编制卷内目录、编制案卷封面和档案索引目录等等。其目的一是能清楚的提示出档案整理的成果，并进行固定排序；二是能反映案卷的特征便于检索。

7.统计。档案统计就是运用一系列的统计技术和方法，通过图表和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势的工作过程。它是了解、认识和掌握档案工作总体情况的重要手段。

8.利用。档案利用是利用者通过阅览、查找、摘录等手段利用档案信息，满足其需求的活动。档案利用的过程也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。档案利用是档案整个过程中的最终环节，也是重要环节。它能实现档案的价值，更好的发挥档案服务作用。

三、学院档案工作的分类管理

学院就是一个整体，麻雀虽小五脏俱全。对人财物也都必须管理到位。具备了档案管理的基本原则和方法在学院的材料收集整理完备后，学院对档案进行了如下分类：

1.公文 1）上级有关部门对学院发出的指导性文件，包括：指示、批转、批复、通报、通知等等；2）学院发出的文件，包括：决定、规定、计划、通知、通报、申报、批复等等；3）工作条列、规章制度；4）会议记录；5）其他文件；

2.文化交流 学院大事记、对外交流、接待来访、主办活动、培训学习；

3.教学科研 1）教学档案，主要包括教师个人情况、科目设置、教学情况记录、学术论文、专著书刊、获奖情况、证书、录音、录像等原始记录。2）科研档案，主要有以下几项：①科研项目档案：主要包括项目申报书、项目合同书、项目审批书（立项书）、调研报告、方案论证、结项报告和结项证书，以及在项目进行过程中所形成的实验数据、实验报告等。②科研人员档案：主要包括从事科研工作的人员基本信息，包括研究领域的学科分类、研究方向、研究团队情况和系所分布等，同时包括科研管理人员的信息。③科研管理文件档案：主要指国家、省级及高校关于科研发展的管理文件和高校年度科研发展总结和规划等。④科研成果档案：主要包括科研人员出版的著作、发表的论文、撰写的研究报告以及科研成果获奖的证书等。

4.学生档案 学生基本情况、入学记录、健康状况、学习成绩、社团情况、补贴情况、奖惩情况、就业情况；

5.人力资源 员工基本情况、入职时间、岗位编制、健康状况、职称、著述、奖惩情况、薪酬情况、调动离职、退休情况；

6.固定资产 房屋建筑、仪器设备、电子设备、办公家具、车辆、图书资料；

四、档案管理的现状

学院现有的机构设置中已取消图书资料室的编制，但基础档案建设不能停止。根据档案管理的原则，同时结合学院自身情况，我们将档案管理分为了行政、教学和科研三大块并由专人负责管理。教学秘书负责教学档案和学生档案；科研秘书负责科研档案；办公室行政人员负责：公文、文化交流、人力资源、固定资产档案以及电子档案。

为了提高档案管理效率我们引入了电子档案。电子档案在现代档案管理中有着极大的优越性。

首先，它能依靠计算机强大的信息处理能力，大大提高工作效率。相对于传统的手工档案管理，档案的抄写、用笔用字的规范、统计、保管都需要耗费大量人力，同时还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、分类、储存、统计和查阅等环节变得十分方便快捷，同时也具有很高的可靠性。

其次，通过电子文档的方式存储文件档案，可以实现档案的充分交流与共享。传统的纸质档案存在很多问题，比如：需要手工提档，搜索繁琐耗时长，对于远距离共享十分不便，信息更新滞后，文件信息查找困难等等。利用信息化手段可以实现档案的体系管理，索引更灵活，搜索查找更加快速。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、统计等操作，使文档的管理和利用更加便捷。

此外，用电子文档形式保存的档案文件，其保存方式和对环境的要求与传统纸质文档有很大的不同：由于传统档案存储介质为纸张，环境中的温度、湿度以及微生物环境都可能影响它的存储寿命，所以在存放过程中对环境的要求较高。防潮防虫防火等工作都是必不可少的。同时，大量的文档消耗纸张，也不利于环保。而电子文档的存储方式对环境要求低且形式多样，光碟、硬盘、网盘。不仅存储量大，1GB的存储卡就可以存储5亿汉字，相当于近1000部《新华字典》，而且储存时间长，具有很强的稳定性。

五、档案管理的方法

纸质档案是原始的记录凭证，是档案必不可少的重要内容。电子档案则可以通过视频、图片、文档等不同格式的储存，提供一个纸质档案难以企及的多视角、多方位的档案内容。这两种档案形式缺一不可。对两种不同质地的档案，我们采取了不同的管理方法。

1.纸质档案

1.1有规范的签收，交接手续。

1.2按照分类情况设立专门的书柜、书架。卷宗编目清晰，排架方法合理，便于查找。

1.3定期对档案进行核查，做到目录、文档相符。

1.4了解和掌握档案损毁规律，最大限度地减少档案的损毁，延长档案的寿命。对破损的档案进行及时的修补和复制。

1.5做好防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等安全防护措施，保证档案的安全。

2.电子档案

2.1将已有档案目录数字化，建成目录查询系统；

2.2在学院尚未实现文档一体化管理前，对电子档案进行归档、整理，建成各类数据库；

2.3对重要纸质档案，通过扫描、录入等方式，转化为数字化档案信息。

2.4做好必要的网络杀毒、加密保护及档案备份。防止电子文档在网络传输或文档处理过程中可能会出现的文件被修改或消失，确保电子文档的安全性。

2.5专门安排存放位置，做好温度、湿度、防火、防水等安全防护措施。

六、档案的利用

档案利用的原则：不涉密档案，部门和人员可以在完善登记手续的情况下到档案管理责任人处查询、借阅、复印；涉密档案必须由查阅者人员提出，经由相关领导批准，方可查阅。

学院档案的提供利用工作，主要服务对象是本学院的各个部门及员工。为了使档案能够有效利用，我们的做法是：1、广泛收集、及时整理保证档案的质量；2、建立完善的档案检索体系，以方便利用者查阅；3、要开辟多种利用查阅途径，除现场借阅外，还可以通过网络等方式，以电子文本的形式进行查阅利用。4、根据领导的需求，及时准确地为领导提供数据及材料的参考，以帮助领导处理问题、作出决策。

七、学院档案管理存在的问题及对策

1.由于学院教学科研活动众多，其相应产生的档案资料也很繁杂，有时会出现没有及时收集、归档、整理、汇编的情况。从而形成档案收集不全、质量不高的现象。对此，学院一方面，提升档案管理人员对档案重要性的认识。加强学习，拓宽视野，尽可能多的了解所涉及工作领域的现状及发展动态；另一方面，健全档案收集网络，培养一些兼职档案管理人员，及时把分散在各部门和个人手中的文件材料，集中起来上交专业人员进行整理、归档，形成教学、科研、管理等多项工作的原始材料，为档案资料的进一步利用打好基础。

2.大多数人以为学院的档案仅仅是一些文件、图书资料的保管。什么教学情况、科研成果、薪资、职称情况必须要到学校一级单位才能查阅。对学院档案工作认识不足。学院应该通过会议、通报等形式向员工宣传、汇报档案工作取得的成果，增强人们的档案意识，让更多人享受到档案管理带来的好处。比如：一位教师申报职称评定。他的学历、工作年限、教学质量都符合要求，但个人又无法提供那些证明材料。这时，学院档案的功效就发挥作用了：教师授课情况、教学质量问卷、教学成果、科研成果、精品课程成果、教师工作完成量情况等等第一手资料都能有效提供，保证了教师晋升职称工作的顺利进行。

尽管学院的档案管理比之前有了长足的发展，但档案利用率偏低也是一个不容争辩的事实。要改变这一现状，首先，要变被动为主动。在传统档案工作中，工作人员考虑的是自身管理档案的方便与轻松，而较少考虑用户的真实需求和切实感受。档案管理人员忠实地保管着档案，被动地为用户提供档案，这样的做法在信息化时代已经远远不能满足社会的需求了。档案管理人员必须脱离保管员的角色，而成为信息的提供者，实现从传统档案的机械查询服务到综合档案的智能知识服务的过渡，从被动服务转变为主动服务。其次，建立完备的档案检索体系，提高档案查询效率。档案检索是档案利用的先期工作。一方面，对于已归档的档案文件，我们会编制目录、索引以及指南以方便查询者快速、准确、全面地找到所需的档案信息或档案实体。另一方面，随着信息技术的发展，大量的档案已不再是堆积如山的纸质文件，而是一个个活跃的信息库。面对内容复杂、种类繁多的档案，档案管理人员采用更多的、更实用的查询手段以满足各种不同需求的查询者，从而提高查询效率。再次，改变改单一服务方式为全方位服务方式。传统的档案管理是等待上门查询，现代档案管理是提供现场和网络的全方位服务。查询者可以通过网络传输、下载等方式轻松地搜索到所需信息。人们甚至还可以通过网络完成信息的加工整合、分析研究等工作，实现档案服务的自助化。

总之，学院档案管理工作是学院管理工作的重要组成部分。在做好档案收集、整理、归档的同时，充分利用学院档案资源，采用先进技术设备，运用科学的管理方法，使档案管理工作规范化、科学化、现代化，从而提高档案的利用率，这就是新时期档案管理工作的最终目标。

参考文献

[1]《浅谈高校档案管理工作》 缪正宇[A] 丽水学院学报 1008-6749（2007）03-0132-03

[2]王英爱，张珊.教学视野中的高职院校档案管理工作[J]. 成才之路. 2008（25）

[4]封丽静.现阶段高校档案管理工作中存在的问题及应对措施[J]. 当代教育实践与教学研究. 2016（04）