从大学生就业谈民办高校学生档案管理

张玲玲

四川外国语大学重庆南方翻译学院，重庆 401120

从大学生就业谈民办高校学生档案管理

张玲玲

四川外国语大学重庆南方翻译学院，重庆 401120

民办高校毕业生档案是记录学生在学校的学习成长经历、学历、职业资格考评情况。学生在校学习期满后面临就业时，档案就成为了用人单位快速了解学生的桥梁。每个学生档案都详细记录着学生的学习、生活包括心理发展等方面的信息。档案管理还关系到毕业生就业之后，如办理养老保险、申报职称、转正定级或考研、升本、服兵役、出国等事件需开具相关证明材料时都要用到档案。特别是作为民办高校，学生的就业率就是学校的生命，因此民办高校毕业生的档案管理工作显得格外地重要。本文将从大学生就业为切入点，阐述大学生档案管理与毕业就业关系，期望能够为档案管理工作提供一些参考。

大学生就业；民办高校；档案管理

学生档案是记录学生基本情况及在校期间表现的文字说明材料，反映着学生在校期间的思想品格，道德修养、行为举止和学业修习水平，在某种程度上档案就是对学生在校期间表现的一种自我总结和评价的文字说明材料。同时通过学生档案的管理也能较客观地反映高等院校的学生管理水平，尤其对于民办高校，更是衡量、评价学校教育质量和管理水平的一个重要标志和体现，是学校办学质量的有力工具。所以对于民办高校，对学生档案的有效管理，将会在掌握学生基本信息、规范日常行为、奖惩依据、促进心理健康、推动就业等方面起到积极的作用，从而形成整体促进学生管理工作的良性循环。本文就从大学生就业角度探讨民办高校学生档案管理工作。

一、民办高校学生档案管理工作的作用和意义

民办高校学生相对于公办高校学生，有自身的特殊性。从生源上说，民办高校学生多数是未能考入公办高校的高考失利学生，这些学生一般基础较薄弱，学习能力较差，学生的素养较公办高校学生也相对较低，因而民办高校学生的管理工作具有客观的难度。从学校层面上说，由于民办高校的私营性质，学校往往对于学生档案的管理工作不够重视，档案管理仅仅停留在文字材料的储存、归档、整理工作阶段。

高校学生档案是对在校学习期间的学生的学习经历、能力和社会实践活动做的真实、详尽的记录，它是大学生毕业之后参加就业，进行组织选拔、聘用和人才考核的重要依据。而民办高校的发展需要学生的就业率的保证，学生档案管理对学生就业具有直接影响作用，因此，要求民办高校必须要高度重视学生档案管理的工作。通过民办高校学生管理工作的研究分析，档案在民办高校学生就业的作用主要一些方面的作用和意义。

(一)便于掌握学生基本信息

学生档案较完整的记录学生的基本情况，如户籍、家庭住址、家庭经济状况等，通过对基本情况的掌握了解学生成长背景提供一定的参考。如是否曾经是留守儿童、是否有特殊专长、是否单亲家庭等等，掌握这些信息帮助档案工作人员能够有针对性的关注学生对象，是辅导员和老师了解学生进行管理工作的有力基础资料。

(二)大学生涯的见证

能规范和纠正学生日常行为在学生档案中，详细记录学生的思想、学习、生活细节，对学生的一些不良或不当行为，通过跟踪教育，督促学生纠正不良行为，进行日常行为规范。这样的做法有利于学生克服小毛病，对于日常的一些小错误，能及时引导和批评教育，得以改进，避免了造成严重后果。学生的管理工作无小事，关注学生日常的每一件小事，做到认真及时的反馈，督导学生健康的成长和发展。

(三)对于改进管理更好指导就业工作方面有着积极的推动作用

学生档案是用人单位选择人才的重要依据。特别是现在就业进行“双向选择”，用人单位和毕业生之间实行自主择业，公开竞聘上岗。用人单位一般会查阅学生档案，初识毕业生，档案就是第一手资料，依据档案如做出最终的录用如否的决定。通过档案管理总结经验、制订计划、处理问题、改进管理，为毕业生更好的接受单位的选择录用做好事先积极的准备。另外学生档案管理工作是对学生进行奖惩的依据、对引导学生保持良好的心理健康状态有着积极的影响和作用。

二、关于民办高校毕业生档案管理的思考

大学生就业就会涉及到档案的管理工作，一般就会涉及到档案的归属，档案迁移的服务程序、档案存放和调动提取档案等事项。

(一)毕业生的档案在民办高校档案管理中的归属原则

民办高校的毕业生在离开学校之前尚未落实单位的，档案需按照返回生源地原则，由学校的就业指导部门由专人将档案寄送至生源地的人才交流中心，并进行相应的登记编号。处在择业期的毕业生，在人才交流中心享有一年的存放免费期优惠政策。

(二)毕业生的档案在民办高校档案管理中的服务程序要点

在择业期内未落实就业的毕业生，且档案存放在人才中心，可以凭就业报到证到人才中心开具存放档案证明、未就业证明等相关的其他证明材料。在两年择业期内，已经办完就业手续的毕业生，可凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人力资源和社会保障局提取档案。而择业期内没有就业的毕业生则不能提取档案。另外对于自谋职业、出国留学、择业期未满以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地人才中心办理代理保管人事档案。

(三)毕业生的档案在民办高校档案管理中存放问题及解决办法

毕业生进入具有人事管理权的用人单位，这些单位自身可直接接收毕业生档案。但多数非公企事业单位以及民营机构并不具有人事档案管理权，毕业生就业到这些单位时，单位一般的处理方式是将毕业就业人才档案交由各级人才交流服务机构统一管理。介于种种情况，毕业生在档案转递时需注意几个方面。

第一，对于不能明确用人单位的是否具备人事档案管理权的情况，应将个人档案放在受聘用人单位所在地的人才交流中心管理，不能轻易把档案转入用人单位代为保管。

第二，极少数不具备人事档案管理权而违规接收的单位，为避免造成档案丢失，应当首先问清楚用人单位的企业性质，在确定对方具有人事档案管理权限后再决定将档案投放入该单位。

第三，档案的归属是有高校档案管理办法等相关规章制度规定的，毕业生要严格遵守，规划好档案调离时间，避免来回调离档案耽误时间，应做到事先熟悉流程，做到一步到位。

第四，毕业生找到的工作单位属于外地的，而毕业生又不愿意将户口迁回其原户口所在地以及考研毕业生和一些暂时不确定是否在用人单位长期工作的毕业生，可将自己档案托管在人才中心。

(四)毕业生的档案在民办高校档案管理中提取及补办方式

民办高校毕业之后人事档案的提取一般存在下面几种情况：

一是对于没有拿到毕业生的学生，其档案一般情况下不容许调走。已经就业找到工作单位的毕业生的档案，一般公司会选择统一存放于人才交流服务中心。多数高等学校就业指导部门不建议学生将个人档案交由企业管理，这是对学生的一种自我保护行为，这样可以尽可能避免当毕业生离职时企业借故扣押已就业学生档案。学生还可选择将个人档案挂靠存放在学校所在地的人才交流服务中心，可存放期间期限为两年。

二是对于已经就业的毕业生，要及时办理就业手续，按规定将档案放回籍贯所在地的人事局或者人才中心。

三是毕业生变换工作单位，可向原工作单位发函，以发函件的形式通知原单位将档案调出。若超过两年择业期仍然不能就业的，按照规定要将这些学生的档案打回原籍。在打回原户籍地的档案管理部门注意防范在邮寄转递的过程中档案的遗失情况。

四是毕业生的档案若由学生本人自己保管期超过两年的，档案会因为没有单位接收会变成黑档。

五是档案管理过程的补办程序。一般建议民办高校毕业生在未超过择业期内要尽早去人才市场补办存档手续；超过择业期但毕业生年龄小于35岁的，还可以按非普通高校毕业生身份进行重新办理存放手续；档案由毕业生本人保管的则需要尽快咨询相关的人才服务机构；若档案发现曾经被打开过，需向档案管理的有关部门核实相关的情况资料，并向档案代保管部门补齐相应的代管费。

三、结语

综上所述，每年我国都有大批数量的民办高校毕业生学习期满毕业进入社会，而这部分毕业生的就业单位多数是民营企业。由于民营企业具有人事档案管理权的局限，导致这部分就业的毕业生面对档案管理、档案去向、档案归属等系列管理程序，由于缺乏专人的指导，档案管理起来容易形成混乱局面，档案得不到优质的管理。虽然民办高校毕业生是具有较大数量的毕业生待就业群，也是企业特别是一些需要职业技能的企业发展的强大的后备支援力量，但因民办高校毕业生对档案管理的认识水平有待进一步的提升，存在很多学生档案管理工作弱项。因而民办高校档案管理工作从源头抓起，从在校生着手，在校学习期间就加以引导，加强毕业时对档案的重视，意识到个人档案的重要作用和意义，形成良性循环，从而有效提高加强高校和学生对档案管理的意识。

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张玲玲(1983-)，女，汉族，重庆人，四川外国语大学重庆南方翻译学院，讲师，主要研究方向：档案管理。

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