数字信息化背景下高校档案管理的创新路径研究

吕 婷

湖北师范大学，湖北 黄石 435002



数字信息化背景下高校档案管理的创新路径研究

吕 婷

湖北师范大学，湖北 黄石 435002

随着经济的发展以及科技的进步，中国的数字信息发展的也越来越迅速，现在数字信息化已经运用到许多地方，例如建筑、医学、教育等各个领域，我们这篇文章所要研究的是在数字信息化背景下对高校档案管理的创新。如何使高校档案管理更加高效以及更加便捷，如何使高校档案管理工作更加顺畅，我们运用数字化技术使高校档案管理工作更加节省人力、时间，这是我们这篇文章所要研究的主要内容。

数字化；信息化；高校档案；管理

我们要研究数字信息化背景下高校档案管理的创新路径，就首先需要介绍什么是数字信息化以及它的特点，再结合当下高校档案管理工作的一些问题，利用数字信息化的特点对这些问题进行梳理，从而找出创新的路径。所以我们这篇文章将会按照这个逻辑来完成这一创新路径的探索，从而找到提高档案管理工作的效率，使数字信息化运用到现实生活中，使我们的工作更加高效，从而创造更大的价值。

一、数字信息化的特点

数字信息化是在现代互联网社会极为普及的一种技术，是一种联网或者运用编程进行操作的一种计算机技术。数字信息化的最大的特点就是极为高效，这是一种智能化的技术，可以极大地节省人力资源。所以数字信息化的特点就是：迅捷、高效、程序化以及标准化。这些特点分别展现在我们搜索、整理以及标记等各个方面。例如：如果我们将一组我们所需要完成的工作编入程序，自动生成一个窗口，当我们需要时输入我们所要搜索的内容即可查询我们需要的事物，这可以节省大部分的时间来挨个查询。因此在我们的档案管理过程中，可以通过数字信息化来管理档案。

二、高校档案管理工作的问题

(一)缺乏主动性

高校档案管理工作长期以来都处在比较被动的局面，是指我们只有当学生来提调档案时，我们会提取学生的档案，而平时学生的档案就放在档案室中，这种局面难以适应毕业季，因为在毕业季会有一个年级的学生来提调档案，或者需要发放至学生的工作单位，而当大规模的学生来提取档案时，平时的管理工作不到位，势必会造成人手缺乏，所以要主动调整这种局面，使学生能够享受更快捷的服务，而档案管理人员自身也不会手忙脚乱。而数字信息化是一种适应这种管理工作需要的技术，当我们将学生档案转化为数字信息时，学生的档案既可以是一纸文书，也可以是网络上的几个网页，档案管理工作也会变得非常轻松。

(二)惯性思维

高校是一种事业单位，并且高校也是一个拥有自己校园文化的地方，众所周知一旦一种文化形成，那么要改变它将非常困难，高校的档案管理工作也是如此，传统的一些管理思维对新时代的高校的档案管理工作有非常深刻的影响，传统思维认为档案管理工作就要按部就班，靠人力来查阅，因为档案管理工作非常重要，而重要的事情没有办法“偷工减料”，所以大多数都还在利用人力管理，受限于惯性思维，而我们目前的工作就是要将这种惯性思维打破，重新梳理，最终确立适应时代需求的一种管理模式。

(三)固步自封，无创新性

我们上文提到现在的高校档案管理工作运用一种惯性思维模式，这就造成了它的第三个特点，即：固步自封，毫无创新可言。现代高校是整个社会先进技术的引领者，但是高校内部的档案管理工作却因为惯性思维，因循守旧，固步自封这与高校的身份并不相符，所以现代高校要自己发挥主动性，改变自己的思维模式，打破束缚，实现创新。

三、利用数字信息化管理高校档案管理工作的意义

(一)资源共享

高校档案管理工作并不仅仅是上述我们举例子时所讲的那样，仅仅是管理学生的档案，这一工作其实有很多，例如学校的图书馆的档案管理工作、学生发表论文的档案管理工作，这些都包括在档案管理工作之内，这些工作如果利用原有的思维来进行管理，是非常浪费人力的，而且一个学校的档案管理工作完成得即便是非常出色，也只是局限于一个学校的范围之内，但是利用数字化信息化，创新高校档案管理工作，通过网络编程，共享学校资源，尤其是一些优秀的高等院校，非常适合进行数字信息化管理档案，以使国家的资源得以充分利用。

(二)节约人力，提高效率

利用数字信息化高效管理档案，毫无疑问这将能够极大地提高档案管理工作的效率，因为档案管理工作是极为枯燥且耗费时间的工作，我们往往会投入比较大的人力来管理高校档案，一些档案管理工作有时会经常容易出错，如果我们能够将档案数字化，也许前期的投入会非常的大，但这却是一劳永逸的一个过程，当我们把档案进行数字化，我们能够输入命令来调整档案，再也不用人工进行核对，从而节约了大量的人力，而且也提高了工作效率。

(三)未来趋势

现代社会是网络的社会，是数字信息化的社会，这代表着未来的发展趋势，数字信息化在未来成为必然，只有我们提前转变我们的态度以及我们的思维方式，对档案进行数字信息化处理，我们才能够跟上时代的步伐，我们才能够适应未来互联网思维的发展，从而使我们的高校档案管理工作更加顺畅，所以我们需要做的就是顺应时代的潮流，把握未来的趋势，对档案进行数字信息化处理。

四、结语

互联网科技发展到今天，我们完全有能力利用互联网进行数字信息化管理我们的档案，而且当我们与互联网对接成功之后会使我们自身的工作更加高效顺畅，信息化技术的发展就是为了人类服务的，所以我们要尽可能地利用互联网，利用数字信息化带给我们的便捷，尤其是在这些需要大量人力的工作中，在处理档案管理工作时，我们要主动创新，提升我们的服务水平，改变我们的思维，把握时代的发展趋势，将档案管理工作更好更快地完成好，才能使我们高校的各项工作顺利展开，使我们大跨步向前。所以数字信息化对高校档案管理工作的路径创新很有必要。

[1]俞娜.数字信息化背景下高校档案管理的创新[J].信息化建设，2016(06)：173-174.

[2]冯曙光.基于数字信息化条件下的高校档案管理创新研究[J].科技经济导刊，2015(13)：180+46.

[3]郝丹梅.数字信息化背景下高校档案管理的创新措施[J].企业改革与管理，2015(08)：215.

吕婷，女，汉族，湖北鄂州人，湖北师范大学，档案初级，研究方向：教学档案管理。

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