会计档案管理工作存在的问题和改进建议

宓静娴/中共杭州市委党校余杭区分校　高建华/杭州市余杭区档案局

会计档案是记录和反映单位经济状况的重要凭证，包括会计凭证、会计账簿和财务报告等在内的大量会计核算专业材料，它们对于维护单位的正常工作秩序、生产秩序和科研秩序具有重要意义。对当前单位会计档案管理中存在的诸多问题，我们必须高度重视并认真加强管理，以适应新时期进一步严肃财经纪律、规范财务管理和加强会计基础工作的客观需要。

1 会计档案管理中存在的问题

一是会计档案信息失真。根据《会计法》《会计档案管理办法》等的规定，会计必须对会计信息质量严格把关，否则需承担相应责任。事实上，有些单位会计档案信息一定程度上存在因各种原因失真的情况。二是会计档案装订和整理不规范。有些单位会计凭证装订后或没有封粘封口纸，或没有盖会计人员骑缝章，或者装订封皮项目填写不全或不填写；有些单位会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料没有分类放置，活页账簿没有按统一标准填写封面，各月份会计报表分散存放；有些单位会计档案没有编写档号和填写《会计档案移交清册》，档案移交时清点粗疏，入库后又长期不检查与清点。三是档案保管不规范。有些单位的会计档案未按要求纳入单位综合档案室保管；有些单位的综合档案室不接收会计档案，档案人员也不指导会计规范整理会计档案，会计档案由会计自行保管；还有些单位因档案装具不足而将会计档案装在纸箱中任意堆放，安全状况堪忧。四是到期该销毁的档案不销毁。有些单位长时间将多年会计档案堆放在库房里，不对档案进行鉴定和销毁。五是网上会计工作平台缺少档案管理功能，无法实现电子文件归档操作，电子档案保管与异地备份无从谈起。

2 改进会计档案管理工作的建议

一是多部门协同配合，切实加强档案管理。各级财政部门要指导各相关单位加强财务制度建设，积极开展会计基础工作执法检查，解决财务管理上存在的信息失真、纪律失严、管理失控等问题；审计部门要配合财政部门加强对各相关单位财经纪律的审计监督；档案部门要指导各相关单位做好会计档案管理工作，并加强对工作的监督。通过多部门协同工作，确保会计档案的准确、规范、完整与真实。

二是规范档案的装订（立卷）。装订会计凭证必须使用会计凭证封皮、封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章，封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全；装订完毕后必须按月份的先后顺序放入会计档案盒中，并逐项填写档案盒面上的内容；每年形成的会计材料要根据单位档案室的分类要求、分类代码、排列顺序等规则进行整理与编目，会计档案案卷题名的拟写必须规范；每年形成的案卷一般可按年度结合保管期限进行排列、编制档号并装入专用档案盒，还要由会计填写清楚“会计档案卷内目录”。

三是重视档案的期限管理和销毁管理。单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行专业鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。对经过鉴定仍需继续保存的会计档案重新划定保管期限，保管期满确无保存价值的会计档案要及时销毁。

四是加强对单位会计的岗位培训。各单位必须认真学习新修订的《会计档案管理办法》，及时将会计档案管理要求及操作技能纳入对各单位会计的岗位培训中。

五是加强网上会计工作平台建设，增加电子会计档案管理功能。《会计档案管理办法》明确了电子会计档案的法律效力，财政、档案部门和信息系统管理部门要通力合作，加强网上会计工作平台建设，及时增加电子会计档案管理模块，规范电子会计档案管理工作。