加强科研档案管理的若干要务

科研档案是科学研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等资料，是对科研活动的真实记录和总结，也是衡量科研水平的重要标志。随着经济社会的不断发展，科研档案规范化管理的重要性日益突显。但当前科研档案管理在制度建设、收集归档、档案监管等方面还存在很多薄弱环节，对此应给予高度重视并着力改进。

1 完善工作规范，明确工作职责

要完善科研档案管理规范，明确工作职责。科研档案归档范围包括文书档案、科研课题档案、专利和成果档案、基建档案、仪器设备档案、会计档案、声像档案等。对这些档案，要明确归档要求、保管期限、档案保管利用要求、鉴定要求与销毁程序等。此外，要明确工作职责，科研单位综合档案室负责本单位各种门类、各种载体科研档案的集中管理；专职档案员负责制定和执行科研档案工作的各项规章制度，以及对各部门科研档案工作进行业务指导与监督。各部门兼职档案员负责收集、整理和积累本部门应归档的所有科研材料，并及时立卷归档和按时向综合档案室移交，确保科研档案的齐全与完整。

2 强化档案收集，完成立卷归档

应强化科研档案的收集与立卷归档工作。收集内容包括科研准备阶段材料（科研课题申请书、任务书、委托书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书、合同等文件）、研究实验阶段材料（实验报告、计算材料、设计文件、图纸、关键工艺文件）、总结鉴定验收阶段材料（工作总结、科研报告、论文、专著、分析测试报告、查新报告、检索证明、专家评审意见、鉴定申请书、鉴定证书）、成果和奖励申报阶段材料（科研成果登记表、科研成果报告表、获奖项目的申报材料、科研成果获奖证件）、推广应用阶段材料（技术转让合同、协议书、用户反馈意见、成果宣传报道文件）等。承担科研项目的课题组对科研项目材料进行系统、全面、准确的收集与整理；在课题结束后由课题组负责人主持立卷，将形成积累的全部文件材料按要求汇总整理，在验收合格后移交给综合档案室，由专职档案管理员按照规范对移交的每一个案卷、每一份文件进行认真细致的鉴定、检查。

3 加强数字化工作，推进电子档案管理

笔者所在的省医学科学院形成和保存的科研档案多为纸质档案，因此单位基本采用纸质档案归档模式，这一模式存在工作量大、归档整理时间长、保存和查阅不方便、查档过程中易出现档案材料遗失或损毁等问题。对此，科研单位必须顺应形势发展的需要，积极开展科研档案数字化工作，着手建设电子档案管理系统，把控电子文件的前端管理和全程管理，做好数据交换和技术对接，注重文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾。在系统建设期内，单位采用电子科研档案“双套制”归档模式，要求电子文件归档的同时归档其纸质版，确保归档文件的齐全性和完整性。并且考虑电子档案管理系统与现有办公管理系统、科研管理系统的衔接问题，如对科研管理系统进行升级，实现其与电子档案管理系统的无缝对接，为科研档案的共享与利用打好基础。

4 重视项目监管，落实监管责任

在国家级、省级和省级有关部门的重大项目管理中，专职档案管理员需要组织项目中期档案管理检查，或开展跟踪检查，着重加强痕迹管理和立卷指导工作，确保档案资料的完整性和真实性。项目结束后，专职档案管理员应督促并协助项目组根据要求向综合档案室提交完整的技术资料，包括项目合同、项目验收材料、科研论文、实验记录等，如无特殊原因逾期不归档，项目验收时应评为不合格，项目负责人的科研信用将产生不良记录。

5 纳入岗位考核，实行绩效管理

科研档案是评价科研单位在某一阶段内的发展情况、综合实力及学术水平的重要依据，也是考核科研项目参与人员的工作业绩、评估其学术研究的重要参考。在日常工作中，应将档案管理工作纳入岗位考核中，进行绩效考评时把管理人员与科研人员档案立卷归档情况列为评价指标，通过加强绩效管理的方式，不断提升有关部门和人员的档案规范化管理意识。