加强高校人事档案管理的分析与思考

毛峥嵘/浙江师范大学

人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的反映个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现和工作业绩等内容的文件材料。作为国家档案的重要组成部分，人事档案既能为编史修志等提供重要参考，也能为干部职工评先晋优、薪金给付、工龄计算、户口迁移等提供有效凭证。具体到高校人事档案，高校人事档案反映了高校教职工基本信息，是高校开展人力资源管理的重要依据。当前高校人事档案管理存在的问题较多。下面，笔者逐一分析并提出改进建议。

1 人事档案材料缺失现象比较普遍

高校人事档案应当包括高校教职工的个人履历、学历资料、工资材料、工作鉴定与考核材料、奖惩材料等。按照中组部《干部人事档案审核工作检查验收办法》的规定，笔者与浙江省6所高校的人事档案管理员各自对本校的50份人事档案进行逐一审核，结果显示，300份人事档案中，5份缺少履历材料、9份有履历材料但无组织审核章、37份缺少考核材料、6份缺少职称材料、85份缺少学历材料（包括工作之后在职攻读的学位材料及证书复印件）、17份缺少党团材料、59份缺少奖励材料、39份缺少工资材料。由此可见，档案内容缺失现象较为普遍。

2 人事档案管理标准化程度低

高校人事档案工作标准化管理，要求对人事档案实行统一、简化、协调等有序化管理控制，以获得最佳档案管理效益。要建立和完善人事档案的术语、代码、分类、计量、统计等基础标准，也要建立和完善档案的收集、鉴定、整理、编目、检索等技术标准，还要使档案材料的归类、借阅与保护制度符合国家标准。在实际工作中，高校人事档案管理标准化程度低的问题很常见。例如，上述300份高校人事档案中，年度考核表填写不规范的现象就较为突出，37份是用圆珠笔填写的，58份手续不完备、需要本人签字，24份需要单位盖章。还有一些人事档案所附的总结性材料过多，且没有形成时间及单位公章。

3 人事档案管理精细化程度低

高校人事档案管理工作涉及面广、信息量大，实行精细化管理尤为重要。作为一种高效、集约的管理方式，精细化管理具有以下特征：一是强调数据化和精确性，这是精细化管理的基础和前提。档案材料只有实现数据化、保证其精确性，才能为决策提供参考。二是强调细节，精细化管理体现在管理运作的各个细节中，强调细节才能提高管理绩效。三是强调持续不断地改进，精细化管理是一个不断改善和提高的过程。四是强调以人为核心，精细化管理由人来操作，为的是人的发展。五是创新，精细化管理以持续改进为特征，持续改进是创新的重要体现。人事档案管理作为人事工作的重要组成部分，包括人事档案的整理、收集、鉴别、保管、提供利用服务等诸多内容。当前高校人事档案管理精细化管理程度低的问题十分普遍，人事档案不能真实全面地反映个人情况。

4 改进高校人事档案管理的建议

一要加强相关培训。笔者以金华职业技术学院的100名教职工为研究样本，就人事档案重要性的认识、人事档案的具体材料有哪些、是否清楚人事档案的填写规范等内容进行问卷调查，发放调查问卷100份，回收有效问卷90份，占比90%。有效问卷中，清楚人事档案作用的有90人，占比100%；16人能比较完整地回答人事档案中有哪些材料，占比为17.8%，74人只能回答1至3项内容，占比为82%。此外，绝大多数教职工不了解如何规范填写人事档案材料中的表格。显然，有必要针对教职工加强人事档案基本知识、基本内容、基本规范、基本方法等方面的培训。教职工作为高校人事档案的形成者与利用者，掌握人事档案的相关知识，能够确保人事档案的质量，也能充分发挥人事档案的价值。

二要做好档案材料审核工作。高校人事档案相关材料如没有经过组织审查核实与盖章确认，就没有法律效应，体现不出作为凭证依据的价值。高校人事档案审核部门要制订档案审核及管理的规范流程与标准，依据流程开展工作，做好审核管理；要认真细致地核实材料信息的真实性，对已经审核完成的材料签署意见并盖上公章，完成后及时移交高校档案管理部门并存入本人档案之中，确保档案材料完整与规范有效。

三要加强移交接收工作。在日常高校人事档案材料审核过程中，笔者发现档案材料缺失现象比较严重，如因时间推移、单位撤并、领导换届、档案管理人员更替等，人事档案材料没有及时交接，出现“人变档没变”或“人变档不在”等极为严重的问题。分析原因，在于材料移交不及时、经手人对人事档案不重视或责任心缺乏，等等。一旦经手人调离工作岗位或者退休，而新接任工作的人员没有办理好交接手续，新接任工作的人员由于不了解工作情况，很有可能会错误地处理一些看似不重要的人事材料，造成人事档案“断档”“老化”等问题，致使教职工需要使用人事档案时无档可查，造成无法弥补的损失。一份手续完备的人事材料移交给高校档案管理部门后，经手人一定要养成及时接收登记并归档的习惯，并建立人事档案月抽检、年例检工作机制，避免人事档案材料遗失或不完整。

需要特别指出的是，人事档案随着人员流动而走是当前人员频繁流动过程中经常发生的现象。调出人员人事档案管理涉及到原单位与新单位的交接问题，调出单位的档案管理部门要切实履行好档案管理职责，及时与档案接收单位积极沟通，及时将调出人员的人事档案以机要、保密渠道转递给接收单位，务必做好档案材料的持续转递工作，并留意之后材料移交工作中是否还有调出人员的材料拿来归档，如遇到这样的情况，必须保存好当事人的“散材料”，并及时把这些材料寄出，以保证其能及时移交至接收单位，避免“人走材料流”等情况的发生。

四要提升档案人员素质。高校人事档案管理人员要具备丰富的专业知识、良好的职业素养与较高的业务能力，还要熟知档案法律法规、具备档案法治意识，最重要的是具备档案知识、提升业务能力。在新形势下，要不断适应档案业务信息化、数字化、平台化、移动化等的发展需要，通过岗位培训、在岗学习、经验交流等方式不断丰富专业知识和提升岗位技能。建设一支专职、专业的人事档案管理队伍，是提升高校人事档案工作水平的关键所在。现实的情况是，很多高校没有设置专门的人事档案管理岗位，人事档案管理人员兼职较多等现象普遍存在，造成的后果是，工作人员因不熟悉人事档案管理业务知识，错把人事档案材料归入综合档案中，造成要用人事档案材料时不知何处找、找不到或找不齐等问题。鉴于人事档案的重要性，建议高校配齐、配足、配强专职人事档案管理人员，并定编定岗，明确岗位职责任务及问责机制；同时建议上级主管部门将是否设置专门的高校档案管理人员纳入绩效考核范畴，切实增强高校对人事档案管理队伍建设的重视程度。

五要实行档案标准化管理。当前高校人事档案管理中，缺少档案管理标准或有标准不遵守的问题比较常见。以档案整理工作为例，我们经常发现档案整理格式不统一的问题，如一本人事档案材料有多个装订孔，如果不及时补救，档案就会受损。规格不统一的档案在装订时，管理人员须剪裁破损一边，再粘贴上一条完整的贴边，这样虽然看上去平整了很多，但最终会留下一条粘合重叠缝，如果整本都粘贴，会出现重合处高起，使得档案看上去不平整、不美观。针对这些问题，建议有关部门制定相关标准，对档案装订位置、装订方法、保存分类、保存位置、保存事项等进行进一步细化。

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