新媒介在档案意识建构中的优势研究★

■ 闻心洁

新媒介在档案意识建构中的优势研究★

■ 闻心洁

本文分析了传统媒介建构档案意识的缺陷，论述了新媒介在档案意识宣传中的优越之处：满足不同受众的信息渠道选择偏好，能较好地适配不同信息传递目标，高效便捷。

档案意识 新媒介 适配性 建构传统媒介

从事新媒介历史理论研究的学者认为媒介的改进源于人们对文化、社会、政治、法律、经济和技术等现状的不满，由技术、经济驱动，受诸多因素的影响不断进化，在结束制度化过程后，新媒介最终成形。简而言之，新媒介产生于社会需求，经过社会认知的过滤，纳入社会运转的框架，受社会制度的制约，最终服务大众。

一、传统媒介下社会档案意识的缺失

党的十八大以来，全面从严治党不断推向深入。干部人事档案审核是一项基础性工作，将其纳入工作范畴势在必行。此项甄别工作牵扯出长久以来整个社会档案意识缺失的现象：认为仅凭一个电话就可以调出学籍材料并快递送上门；坚决要在当年的学籍卡上改写自己出生日期，因为当时是父亲替他填写的阴历生日；认为毕业证可以重新颁发等等。

依我国国情，档案意识培养的关键时期在大学，然而高校群体档案意识的淡薄也是非常明显，所有大学新生在入学教育中都没有档案教育。其实在新生填写学籍卡时，“建档”流程已开始，但绝大多数辅导员对建档立档也不清楚，更谈不上对学生提出要求，明确告诉同学们：“今天填写的文件，明天做为档案存在”。许多学生表格填写不严谨，代填、表格字迹潦草问题很多，导致毕业证上名字出现错误的情况十分常见；整个大学期间，除了毕业时学校提醒办理迁档手续，以及《大学生手册》零星提到相关内容，档案意识教育几乎为零。以本校为例，只提到归入人事档案的材料为成绩册、奖励和处分材料。实际上学生归档材料达12种之多。

一直以来，社会档案意识宣传主要依靠纸质媒介，广播、电视等传统媒介在营造档案意识中传播的单向性弱势尤为突出，广播、电视具有瞬时性，回馈后滞。受众处于被动接收地位，档案距离感突出，从而使“不了解、不清楚、不感兴趣”成为大众对档案的态度。随着社会不断发展，大众对档案的需求与日俱增，突破传统媒介的藩篱，使用新媒介营建档案环境，建构档案意识势在必行。

二、以受众为中心的新媒介传播优势

1.受众多样化，满足不同受众的信息渠道选择偏好

档案意识的建构涵盖整个社会，而社会是由不同的人群组成，在寻求信息时选取的信息源、信息渠道和可接受的信息表达方式亦不相同，新媒介自身的多样化能够满足受众的需求，能够“投其所好”，消弭“距离感”。

对于在校大学生，网络平台、微信、慕课都是适宜的新媒介。大学生微信使用率高达93%（2015腾讯业绩报告显示），可使用建立微信公众号的方式或进入档案馆网页点击浮动窗口——新生入学档案考试板块进行入学教育。微信和档案馆网页都有“联系我们”的模块，方便解决问题。这是在最恰当的时机进行最有效的介入，入档的第一份资料——学生登记表在此时期形成，在档案形成的初端把控质量，树立档案意识。浮动窗口的醒目推出省去了搜寻时间，高效便捷。校方可根据实际情况滚动推出相关信息指导：如何办理学籍档案翻译，交流生的在校证明及翻译等等。这种信息联结持续到学生毕业后，真正实现“档案与您同行”。此外利用学校资源，将《档案法》的相关内容制作成慕课，受众可拓宽至学生群体外的社会人群，方便随时观看。慕课发展至今，最常见的是cMOOC，xMOOC，tMOOC三类。其中cMOOC适配于档案受众：强调联结的建立和网络的形成。互动互助，网上答疑：在其附有的论坛上，师生也包括其它受众可以相互交流。它设计精细、视频短小，一个主题制作一个视频，尤其适用于典型案例的解析，有助于树立起是非观，明确什么行为属于违法。

对于在职人员，大多不熟悉来馆查询的手续，如：需要携带的相关证件、机关证明，遇到密级档案查询还要启动审核程序等等，这些繁琐的手续流程可以基于Flash的二维动漫形式展现，需要时通过主题词查询或档案网站链接随时随地观看了解，有助于加强普及信息安全的理念。

退休人员由于自身的身体条件限制（视力与听力的特殊性），除了网页上提供的电话咨询方式，单一文字的解答和宣传不适配这类人群。在常见问题模块中，事先可预备好这类人群的高频查询类目做出相应文件，有条件可制作简短的VCR。由于现今的宽带环境越来越好，流媒体播放流畅性相应提高，网络上点播型应用是非常适合退休人员，可以控制反复、停顿播放，主动权在受众手中。

2.适配不同信息传递目标，高效便捷

档案的收集利用涉及到方方面面，对于广大群众，政府部门有宣传普及的需要，对于专业人士，有编研的需求，因此形成的档案行为具有目标多样化的特性，而新媒介在此方面也具有良好的适配性。

普及宣传：嵌入式程序中的触摸屏适配度极高。使用无门槛，方便易操作，难度等同于取款机。2016年国际档案日的宣传主题是“档案与民生”，档案涉及民生各个方面，并不是放在档案馆的才是"档案"。难点在于“档案”的甄别，要有意识地保护重要的凭证、文书，只有这样在关键的时候它们才能为你“服务”。触摸屏作为媒介，宣传这一主题相当“亲民”。有条件的社区完全可以使用这种方式。

档案收集：Blogs、Facebook、Flickr等社交媒介。在这方面，美国政府始终走在前面。2010年12月8日，美国国家档案与文件署在其网站上正式发布“社交媒体战略”，第二年又出台相应的管理指南———《Web2.0背景下社交媒体平台文件管理指南》，对用户做出了约束和内容的限制，初步明晰责、权。在中国，随着“国家记忆、城市记忆、民族记忆”一系列国民行动的推出，尤其是南京大屠杀“国家公祭”及幸存者“记忆之盒”为代表；近年来连续不断的“申遗”工作，这些都需要大量的“档案”作为支撑。我国档案机构使用社交媒介征集档案处在初级阶段，“档案收集，人人有责”这个观念正在走近人心。

档案研究信息的共享：博客。在学界档案最主要的利用方式是编研，目前研究型学者主要通过博客来发表信息，或与其他学者交换珍贵信息。通过设置可以使“同道中人”浏览，并逐渐形共享信息圈。

总之，媒介融合的时代，新技术给我们的生活带来了巨大的变动与冲击，如何充分利用其优势为大众服务值得进一步探讨。例如，我国的档案机构使用社交媒介——微博，微信、百科、论坛等的数量少得可怜，更新滞后等等，总体与大国地位不相称。首先，要从观念上重视改善档案环境：诸多时候，信息以何种媒介展现并不是一个面子工程，是为了“使用而利用”，观念不能落在技术后面。其次，人力物力的投入都要到位，技术有了，维护更新的人员也要到位，信息的及时答复，实时推送都要有专业人员操纵与控制，才能收到良好效果。最后，依据实际情况在使用过程中建立相应的法侓法规，使档案意识建构真正纳入到社会意识运转体系中。

★本文为2016年江苏省高校档案研究会科研课题“基于社会认知理论的高校档案信息搜寻行为实证研究”（课题编号jsgdf2016-02）成果】

[1]盛若蔚，江琳.给干部档案“大体检”[J].人民日报，2015(4月21日).第017版：党建周刊.

[2]陈坚林.大数据时代的慕课与外语教学研究——挑战与机遇[J]，外语电化教学，2015(1).

[3]熊回香，施旖.基于社交媒体的档案服务研究[J].档案学研究，2016(4).

[4]吴培华.我们走进的是“+互联网”时代：再论传统出版在坚守与变革中前行[J].科技与出版，2015(8).

作者单位：江南大学档案馆