大数据时代高校校友档案的建立与开发利用

郎文香

（安徽科技学院党委（校长）办公室综合档案室，安徽凤阳233100）

大数据时代高校校友档案的建立与开发利用

郎文香

（安徽科技学院党委（校长）办公室综合档案室，安徽凤阳233100）

校友档案是高校档案的重要组成部分，是高校的一笔宝贵财富。校友档案的研究起步晚、基础弱，最早出现有关校友档案研究的文章是在2008年。鉴于此，文章以大数据时代为背景，阐述建立与开发利用高校校友档案的重要意义及如何建立与开发利用高校校友档案，为今后在实践中建立和开发利用高校校友档案提供理论参考。

大数据；校友档案；建立；开发利用

高校校友档案主要是指高校各类在校生、应往届毕业生在校期间及毕业后形成的对本人、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。校友档案是高校档案的重要组成部分，是高校的一笔宝贵财富。胡锦涛同志曾讲道：“人才资源是第一资源，而校友资源是学校最富饶的人才资源”。校友档案详细记录了校友在校期间及毕业后的发展情况，因此，可以通过校友档案挖掘校友资源。建立和利用好校友档案，无论是对校友本人成长还是对高校发展都具有重要的现实意义。

有关高校校友档案的研究起步晚、基础弱。最早出现有关校友档案研究的文章是在2008年。在中国知网上，以校友档案为关键词，共检索到10篇文章；以高校校友档案为关键词，共检索到1篇文章；以高校和校友档案为关键词，共检索到2篇文章。经过统计，除去重复的文章，共计检索到11篇文章。史健[1]、王婷婷[2]、陈慧兰[3]等对高校校友档案的建立及校友价值的开发利用进行了论述。然而，在当今大数据时代这个特殊的背景条件下，如何建立与开发研究高校校友档案的文章尚未刊载。

随着大数据时代的来临，人们的思维和管理方式也发生了变革，数据量大、类型繁多、速度快、时效高等是这个时代的特点。在此时代背景下，新的数据开发、数据分析、统计技术等手段不断涌现，这给高校校友档案的建立和开发提供了新的契机。本文以大数据时代为背景，就建立和开发高校校友档案的重要意义及如何建立和开发高校校友档案进行详细阐述，为今后在实践中建立和开发高校校友档案提供理论参考。

一、建立与开发高校校友档案的重要意义

(一)建立与开发高校校友档案可以促进母校硬件设施建设

高校校友档案对校友在校学籍及毕业后的发展情况进行了详细记录，通过校友档案开发校友资源，有利于促进母校硬件设施的建设。国外的一些著名大学，“校友捐赠”已成常态。在我国也有很多校友事业成功后回馈母校的例子，例如，2010年，叶惠全校友捐赠1000万元人民币修缮暨南大学经济学院大楼，2011年，清华大学100周年校庆时，由校友捐资兴建的新清华校史馆落成开放。

（二）建立与开发校友档案有助于促进母校教育工作、师资队伍建设和科研水平的提高

通过查阅校友档案，可以了解校友在踏出校门后的突出成就，可聘请优秀的校友回校担任客座教授、兼职教授或研究生导师等。此外，校友中一些成功的企业家会通过建立专项资金的方式支助母校的教育工作。例如，2015年，阿里巴巴集团董事局主席马云为母校杭州师范大学捐款1亿元人民币，设立了“杭州师范大学马云教育基金”。[1]因此，通过校友档案挖掘校友资源，有助于促进母校教育工作和师资队伍建设。

建立和开发校友档案有助于促进母校科研水平的提高。一方面，可以聘请在科研等学术领域有所建树的校友为母校相关领域的广大师生员工作学术报告，为国家基金、省基金等项目申报“问诊把脉”；另一方面，高校可以通过校友资源与该地的企业寻求产学研合作，从而促进科研水平的提高。

(三)建立与开发校友档案有助于促进大学生就业

建立和开发校友档案，挖掘校友资源，是促进大学生就业的一种重要渠道。一方面，由校友主管的单位，在毕业季校友可以带着所需岗位返校，举办专场招聘会，在同等条件下校友一般会优先考虑母校毕业生，为毕业生提供就业岗位或实习基地。同时，不定期召集企业中优秀的校友回母校作讲座，可以帮助毕业生选择就业方向，明确就业目标。另一方面，校友中的成功企业家可以建立校友专项基金，支助毕业生创业。例如，2016年，由浙商创投、紫金港资本等校友企业发起的“浙大紫金港未来创新母基金”启动，拟在未来5年内达到120亿元的规模，以支持校友创业。

（四）建立与开发校友档案有助于提高母校的知名度

母校知名度的提高来自于两个层面：一是母校本身办学实力的增强；二是来自于校友及社会媒体对母校的宣传。通过校友档案持续跟踪、关怀校友，增强校友对母校的认同感，校友才能对母校进行大力宣传。校友对母校的宣传通常有以下几种方式：一方面，校友可以通过母校的宣传影片对母校进行宣传；另一方面，优秀校友本身的发展情况也是对母校很好的宣传，增强了社会对该校办学实力的认可。其实校友对母校的感情及关注，本身也是校友对母校宣传的一种方式。校友对母校的宣传，扩大了母校在国内外的知名度和影响力，为母校的招生就业、人才引进等打下坚实的基础。[2]

(五)建立与开发校友档案为毕业生走向社会提供可靠凭证

校友档案是母校与校友之间沟通的纽带，为校友今后的发展提供强有力的凭证材料。学生在考进大学时，高校就开始建立学生在大学期间的学籍档案，包括招生录取大表、学生登记表、学生学籍卡、学生成绩表等材料。在校生学籍档案为校友毕业后走向社会提供直接的现实材料，例如，学生出国留学、考研升学或入伍当兵，都需要出具毕业生在校期间的成绩表或招生录取大表等材料。所以，建立和完善校友档案为毕业生今后走向社会提供了可靠凭证。

二、大数据时代高校校友档案的建立

（一）强化建立高校校友档案的意识

校友是一面镜子，其在社会中发展的好与坏，与母校的知名度和影响力息息相关。因此，对校友步入社会后的发展情况，母校要进行适当跟踪，必要时给予适当的帮助。而建立和完善校友档案则是关心和帮助校友的一个重要渠道。在国外许多知名高校非常重视校友档案工作，专门成立校友档案部门。在国内专门成立校友档案部门的高校还很少，在校生学籍档案通常和教学档案一起归档保存，而毕业生毕业后的信息资料归档保存的也是少之又少。因此，建立高校校友档案的意识要进一步强化。一是要积极争取领导对校友档案的重视；二是把与校友档案相关的学科纳入到大学生公共选修课中来；三是通过大学生的班主任或辅导员不定期召开主题班会，对大学生进行校友档案思想教育，通过校友档案教育工作，让大学生真正意识到校友档案的重要性，而不是到毕业后留学、考研等需要时才会想起档案。

(二)加强人员队伍建设及资金投入

高校校友档案的建立离不开人、财、物的投入。是否有强大的人员队伍建设及充足的资金投入，关系到高校校友档案能否顺利建立。例如，校友档案数据库的建立，尤其是毕业生成长档案数据库的建立，都需要有一支既熟悉档案业务又懂得现代化管理技术的人员队伍和充足的经费作保障。再有，校友资源的开发，档案管理系统的利用与维护等，无一不需要人员的参与及经费的投入。所以，要高度重视建立高校校友档案所需的人员队伍建设及资金投入。

（三）建立校友档案数据库

高校校友档案主要包括在校生学籍档案和毕业生成长档案两部分[4]。建立在校生档案数据库可以参照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》进行分类和整理，具体内容主要包括学生入学时的招生录取大表、学生登记表、学生学籍卡、学生成绩表、学生奖惩、毕业信息等材料[3]。在大数据时代背景下，下面的材料也应归档：反映大学生在校期间参加重要活动或毕业时班级（院系）的经典照片、视频；参加各种级别比赛获得的证书、奖杯、奖牌；申请实用新型专利或发明专利获得的证书及其他科研成果；参加其他活动获奖的电子作品等。

毕业生档案数据库可以参照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》中的档案分类法，校友档案可按下面的方法进行编目：一级目录为教学（JX），二级目录19表示校友毕业后的各类材料，根据需要可设三级目录。传统校友档案要进行数字化扫描，并将所有电子目录、扫描全文、视频等录入到校友档案管理系统中，以便保存、检索利用。毕业生档案数据库具体内容主要包括：毕业生步入社会后的联系方式，尤其是固定电话和电子邮箱；工作后的丰富工作经验或创业经验；具有重要影响的创作作品、论文著作、专利及其他重要成果；参加各种活动获奖的荣誉证书及奖杯、奖牌的照片；参加重要社会活动的照片；校友回馈母校的各种材料，例如，校友对母校的捐赠，回学校做学术报告等。

三、大数据时代高校校友档案的开发与利用

（一）大数据时代高校校友档案的开发

在校生学籍档案的开发相对容易一些，主要通过高校档案馆（室）的专职档案人员及教务处、招生与就业处、各教学学院（部）的兼职档案人员等对学生在校期间的信息资料进行收集整理。毕业生走向社会后分布在五湖四海，对其信息的收集难度较大，也是开发完善校友档案的难点所在。建立和完善高校校友档案中的毕业生成长档案通常有以下几种方式：一是专门成立校友办公室；二是充分发挥辅导员、班主任的联络员作用，联系各地校友；三是成立片区校友联谊会，定期走访校友、开展活动；四是建立校友的专门网站，网站内容要丰富，包括设计互动、增加BBS留言及联系我们等模块；五是要利用高校的校庆日，邀请校友回母校参加校庆，从而收集校友信息；六是通过学校的论坛、QQ群、微信群等联系各地校友，特别是著名的校友；七是在校举行的大型研讨会，邀请该专业的杰出校友参加研讨。

（二）大数据时代高校校友档案的利用

传统的校友档案查找利用主要是通过手工目录检索。在当今大数据时代背景下，数据量大、速度快、时效高等是这个时代的特点。以手工目录检索为主的查找档案方式显然已不适应时代的发展，这就需要开发校友档案资源管理系统。

传统的校友纸质档案和照片等可以通过扫描成电子版存储到计算机上，然后将电子目录及扫描的全文录入到校友档案资源管理系统中，而新形成的电子文件、照片或视频等可通过文档一体化方式自动归档到校友档案资源管理系统。在校友档案资源管理系统中，通过输入关键词，就可以查找相关的档案信息。档案管理员在该系统后台通过授权，校友通过网络登录母校的校友档案资源管理系统就可以在异地查找自己的学籍档案等相关信息[4]。由此可以看出，校友信息资源管理系统的开发利用，一方面保护了传统的校友纸质档案，减少其磨损程度；另一方面节省了时间和空间，提高了校友档案的查找利用效率。

四、结语

综上所述，笔者认为，为了更好地建立和开发利用高校校友档案，挖掘校友资源，一是要充分认识建立和开发高校校友档案的重要意义；二是要切实增强建立高校校友档案的意识；三是要加强人员队伍建设和资金投入；四是要有开发利用高校校友档案的工作方案，只有做好以上几点才能使高校校友档案工作取得更大的成效。

[1]史健.高校校友档案的建立与管理研究[J].中国外资,2014，(4):267-267.

[2]王婷婷,汪建武.高校校友档案价值与建设新探[J].兰台世界,2010，(11):54-54.

[3]陈惠兰.建立高校校友档案管理体系为校友工作服务[J].科技创新与应用,2012，(21):299-300.

[4]程术兵.基于校友档案管理与利用研究[J].兰台世界,2015,(17):76-77.

Establishment and Development of University Alumni Archives in the Era of Big Data

LANG Wen-xiang
(Anhui Science and Technology University,Fengyang 233100,China)

Alumni archive is an important part of archives in universities,and is the precious wealth.Alumni archive was researched lately,and the foundation of research was weak,the first reports of alumni archival research was in 2008.In view of this,based on the big data era as the background,the significance of the establishment and development of university alumni archive was elaborated in detail and how to establish and develop university alumni,the establishment and development of university alumni archive can provide theoretical reference for the future in practice.

big data;alumni archives;establishment;development

G647.24

A

1009-3583（2017）-0172-03

2017-05-03

郎文香,女，辽宁葫芦岛人，硕士，安徽科技学院党委（校长）办公室综合档案室馆员，主要研究方向为高校档案管理。

（责任编辑：徐国红）