新成立高校兼职档案人员的管理

董秀锐，马峰涛河北中医学院

新成立高校兼职档案人员的管理

董秀锐，马峰涛
河北中医学院

新成立高校各项事业发展都处于起步阶段，档案工作基于其为高校建设提供参考和佐证的重要作用，谋划发展自然也在其中。而要做好新成立高校档案工作，兼职档案人员必然作为一支主要力量，支撑高校档案事业的发展。而如何做好新成立高校兼职档案人员的管理，成为我们要研究的一项重要内容。

高校；兼职；档案人员；管理

随着我国高等教育体制的改革发展，为了进一步提升高校的办学水平和质量，一些地方高校通过合并、重组等方式组建成立了新的大学，从而实现了质的飞跃。河北中医学院正是在这种大背景下，经过党和政府的深思熟虑和高瞻远瞩，于2013年，由河北医科大学中医学院与河北医科大学西山校区组建成立。在学校各项事业起步发展的同时，档案事业也迎来了机遇与挑战。在万象更新的局面下，要想做好新形势下的档案工作，除了要有坚强的领导和专职人员做后盾外，还需要依靠一支能力强、素质高的兼职档案人员队伍，积极为档案工作凝神聚力，为助推学校各项事业的发展做出应有的贡献。

一、明确兼职档案人员的组成

兼职档案人员是高校档案工作队伍的重要组成部分，是高校档案工作网络众多环节中的重要一环。由于新成立高校内部机构重新调整，各部门工作人员岗位诸多变化，致使一些部门档案兼职人员出现调整和暂时缺位的情况。为了加强学校档案规范化管理，进一步健全学校档案管理网络，确保学校档案工作顺利进行，圆满完成档案工作任务，需要各部门重新确定好档案兼职人员，且最好是本部门负责文件收发的工作人员或者办公室主任、行政秘书、教学秘书等。部门兼职人员的人数应该根据部门业务和工作情况确定，一般设置1名，对科室较多、工作量大的部门设置2-3名。通过兼职档案人员的合理布局，为高校档案工作的后续开展提供了必要的人力支持。

二、发挥兼职档案人员的作用

兼职档案员本身的工作性质，决定了档案工作只是其日常工作中的一部分，他们往往身兼数职，哪方面工作时间紧、任务重，他们就会倾向于哪方面的工作。档案工作如果没有硬性任务指标或者无人监管，那么很有可能就会被遗忘在角落，以至于最终影响高校档案整体工作的有序进展。尤其在新建高校，档案工作可以说是从一穷二白的起点出发，从某种意义上来讲，档案工作的开展更需要各位兼职档案员的全力支持和大力配合才能完成，工作虽然平凡，但却意义重大。兼职档案员要充分认识到自己肩上的重任，将档案管理工作融入到平时的各项工作之中，找好定位，做好角色担当。兼职档案人员要对本部门办理完毕的具有保存价值的各种文件材料加以清点整理、收集齐全、组卷归档。凡是需要归档的文件材料，兼职档案员都应督促有关人员做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，归档材料一般在年底移交给档案（馆）室专职档案员。

三、注重兼职档案人员的自身发展

兼职档案人员由于其工作的特殊性，新任职的各基层部门领导对兼职档案人员的工作不够重视，加之并非专职档案工作人员，没有接受过专业的档案学习，导致其档案意识薄弱，责任心不强，工作效率不高，工作质量欠佳。这就要求高校各级领导要从根本上重视兼职档案人员队伍的管理，用实际行动支持他们的工作，主动关心特们的生活，具体从工资、待遇、职称职务晋升上给予政策倾斜，鼓励兼职档案员激情从事工作，增强事业心和责任感。要通过集体学习和自主学习的方式，切实提升兼职档案工作人员的政治素质和业务能力。鼓励兼职档案人员参加校内外各种培训班、档案知识讲座及专题报告，从法律层面提高本职工作的政治素养，从业务能力层面提高档案管理工作的效率，真正实现兼职档案人员质与量的升华。

四、平衡专、兼职档案员之间的关系

专职档案人员是指在高校档案馆（室）专门从事档案管理相关工作的人员，全面负责高校档案的分类、编目和加工整理、系统排列，集中统一管理，负责编制检索工具和参考资料，积极开展档案利用工作，主动、高质量为学校各项工作服务。各部门、各二级单位兼职档案人员是分别兼职从事本部门、本单位档案管理工作的人员，并定期向高校档案（馆）室移交本部门档案，在档案业务上接受档案（馆）室专职管理人员的管理和指导。作为业务指导部门，档案（馆）室专职管理人员要经常下基层实地了解并检查指导兼职档案人员工作情况，并负责答疑解惑，现场指导档案工作各个环节中容易出现的纰漏与难题，帮助督促兼职人员把档案工作做实做细。作为档案管理部门的专职档案员，要明确兼职档案员的岗位职责，制定严格的考核制度，以制度作为标准和规范，定期或不定期检查兼职档案员的工作情况，量化工作目标，同时与奖惩、工资待遇等挂钩，对业绩突出的兼职人员予以表彰奖励，对没有完成工作目标或表现较差的兼职档案员予以警告或处分。通过严明的奖惩制度，来充分调动兼职档案人员的工作积极性，确保各项档案材料完整、及时、安全的移交至档案（馆）室，保证档案工作的正常有序开展。

总之，档案工作作为一门具有专业性、实践性、科学性、技术性很强的工作，各岗位兼职档案人员一定要加强自身管理，注重学习与实践相结合，努力掌握档案相关法律知识与档案管理基本技能，进一步提升档案工作认知度与认同感，在意识和行动上展现档案工作人员应有的态度和风采，为新建高校档案事业的建设添砖加瓦。

马峰涛，男，河北大学档案学本科专业毕业，就业于河北中医学院，综合档案室副主任、馆员。

董秀锐，女，河北大学档案学本科专业毕业，就业于河北中医学院综合档案室，馆员；