医院档案管理中电子档案系统的应用

熊瑛 甄玲 余国兆 武汉科技大学附属孝感医院基建办 （湖北 孝感 432000）

医院档案管理中电子档案系统的应用

熊瑛 甄玲 余国兆 武汉科技大学附属孝感医院基建办 （湖北 孝感 432000）

在医院的常规管理工作中，档案管理工作相较与其他工作而言有着较为复杂的内容，且其所包含的资料、信息也相对较多。从我国目前大多数医院现有的档案来看，其内容不仅包括基础性的建设档案、病历档案，而且还有人事劳资档案和财务档案等资料；而考虑到其整体管理的复杂性与现实的难度性，医院相关部门在创建档案管理模式中除了不断借鉴其他行业运用的管理方式外，还积极做到与时俱进，倡议运用科学技术的手段实现信息化管理。基于对这一理念的认识，医院的档案管理部门应充分立足其管理的现状与实际，详细并认真地分析运用科学技术手段的优点，从而实现医院档案的电子化与信息化的管理，提高工作效率。

医院档案管理 电子档案系统 应用价值

从当前的医院管理工作进行分析，档案管理工作不仅直接影响到医院的正常运行，而且还影响着医院经营管理工作展开的实效性，因而占据着重要的地位。鉴于当下医院对档案管理工作的重视，我们提倡以认真负责的态度执行档案的管理工作，从而才能在极大程度上满足医院经营管理的需要；但是从大多数的实际情况来看，其管理模式、工作还存在众多的问题，因而要在以往的管理基础上增加些许创新性的手段，例如充分利用电子信息技术的发展，将管理的层面推向电子化与信息化，从而保障医院档案管理工作展开的有效性[1]。

1.医院档案信息化管理的内涵

一般而言，档案是一种由各类报表、管理文件以及会议记录等资料构成，而医院档案相较于其他档案而言，还具有其原始记录、随时查询、增值效用以及价值保留等功能，因而可作为医院领导、科研人员展开工作的重要依据。

随着我国科学技术的飞速发展，信息化技术的运用已经不再少见，而将其运用到医院实际的档案管理工作中，不仅可以实现档案管理工作的现代化，而且还有利于提高其档案管理、利用的整体水平，具体表现可归纳为以下两个方面：首先，医院的档案管理主要涉及到分类、查询、应用以及保存等内容，因而应用信息化技术后，档案信息可在信息技术的调控下自动生成资料的集成，同时展开有序的分类，不仅便于查询，而且对档案的鉴定、编目排序也有极大的影响，极大程度上提高了医院对档案的管理效率。由于在医院的日常管理工作中所涉及到的信息、数据较多，因而想要实现有效的信息处理与数据管理目标，满足医院的经营管理需求，就必须对其各种信息、数据进行整理；由此可见，信息化技术的应用是其发展的必然趋势[2]。

其次，信息化档案管理还可作用在档案物流的调控上，最终实现档案“无纸化”的管理，改变以往管理的模式与方法，创新管理。实现医院档案管理的信息化，在一定程度上实现了档案信息资源有效性，同时也是社会现代化发展的必然趋势，是档案管理工作实现现代化的必然选择。结合医院档案管理的实际来看，信息化技术的应用已经成为促进我国医院档案管理工作取得可观成效的关键因素，是推动医院档案管理工作的重要措施；为此，我们应该对信息化技术的应用以及成效展开更深入的了解。

2.医院档案管理存在的问题

2.1 档案保存难度大

档案的储存问题一直以来都是医院档案管理难以解决的重要问题之一；据了解，以往的医院档案储存方式多由影像、磁带、胶片等介质构成，而这些介质又极易出现发黄、破损、霉变、受潮等现象，因而在极大程度上难以实现永久性的资料储存，进而极易使档案资料出现缺失或无法查询等现象；在相关的调查中发现，这种现象，亦或是这些储存方式至今仍有出现，因此如何实现有效的档案保存仍成为医院档案管理部门首当其冲要面对的问题。

2.2 档案的管理与查询存在一定难度

目前，仍有多数医院依然沿用着人工档案管理的方式来管理档案，而所谓的人工档案管理，其常规的流程与模式大抵为“查询作者——查询案卷的目录——查询档案编号以及存放的地质——通知库房进行调卷——办理相关手续”，不仅需要较长的查询时间，而且需要花费大量的人力资源与工作人员的大量精力，此外，相关繁琐的手续也不可避免；因而在极大程度上限制了档案调动与查询工作的顺利性，不仅影响了查询的时效性，而且还影响了后续工作的展开，因而其问题同样是众多医院档案管理迫切需要解决的问题之一[3]。

2.3 档案没有得到良好的利用，利用率较低

传统的档案储存还有另一个特性——纸质档案。众所周知，纸质不仅极易被损坏，而且利用率也相对较低，在被用于医院档案信息的管理中，由于医院档案中药物归纳、各种处方用法、药剂配伍、药物的副作用等内容对统计量的要求相对较高，因而不仅在资料的整理上给工作人员增添极大的工作量，而且极大程度上不符合资源的合理利用原则；考虑到这些实际性的因素，如果不及时采用有效的档案储存方法，这些问题将会愈发严重化，进而不利于医院的管理与经营。

3.医院电子档案管理的应用效果

通过对当下医院档案管理工作的分析以及应用信息化手段进行调整后，发现医院的档案管理工作在实际中不仅得到明显的改善，而且也促进工作的进程，并获得了明显的成效，主要表现在以下几个方面：

3.1 信息化技术提高了医院档案的保存效果

在应用信息化技术之后，医院改善了其运用纸质档案储存的方式，并将其转化为电子档案。而所谓电子档案，指的是通过计算机技术、通讯技术以及网络技术等手段的影响，由各种子系统融合构成的电子管理方式，主要针对档案的管理；不仅具有极大的存储空间，满足医院档案储存对空间的需求，而且还增强了档案的保密效果与存储质量，避免档案因时间的久远而遭到破坏等问题的出现，极大程度上实现档案保存的效果，保障医院档案能在任一时间点实现档案的查询工作[4]。

3.2 信息化技术满足了医院档案对管理与查询的需求

鉴于对医院档案难以实现的管理与查询工作的了解，医院档案管理部门在应用信息化手段后发现，电子档案系统不仅改变了传统档案的查询方式，而且也改善了其档案查询与管理工作的状况，降低查询与管理工作的失误；而且其在计算机技术、网络信息等强有力的现代技术的支持下，极大程度上提高了档案管理与查询工作展开的速度与效率，提高查询的准确性与实用性，为医院档案管理部门提供了良好的工作保障。

3.3 信息化技术提高了医院档案的调用效率

据了解，传统的人工档案管理模式除了使档案资料不易保留、难以实现快速并准确地查询外，还存在着调用效率低等问题，难以满足医院档案管理部门对档案管理的需求，而在应用信息化就技术后，医院档案管理部门对档案的调用效率逐渐上升，实现了传统人工档案管理中不能实现或是难以实现的工作目标，即使在工作量特别大、工作特别繁杂的情况下，电子档案系统也能有效、快速的完成，并具有可观的调用准确性，为医院的档案管理、医院经营提供强有力的保障。

4.结语

在医院的档案管理工作中，电子档案系统的应用不仅能满足医院档案对资料储存空间的需求与想象，而且还能满足医院档案管理对档案资料质量的保存要求，以及实现工作质量高效完成的目标；为此，我们应该加大对信息化技术的引进与运用，力图通过更多信息化的技术为医院的档案管理工作提供更强有力的支持，进而确保医院档案管理工作的顺利、有效开展[5]。

[1] 王欢. 档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J]. 安徽农业大学学报(社会科学版), 2014,23(4):66-69.

[2] 黄新金. 档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J]. 才智, 2015,11(18):66-69.

[3] 任兵. 医院档案管理中信息网络化的应用[J]. 中国新通信, 2013,15(4):71.

[4] 卫淼. 档案管理模式改革在医院档案管理中的应用研究进展[J]. 中国卫生产业, 2016,13(20):147-149.

[5] 杨存俊. 现代信息化视阈中的医院档案管理研究[J]. 工会论坛(山东省工会管理干部学院学报), 2013,16(3):157-158.

1006-6586(2017)06-0116-02

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