关于对档案鉴定作用的分析

文/杜尔伯特蒙古族自治县物价局 齐红晶



关于对档案鉴定作用的分析

文/杜尔伯特蒙古族自治县物价局 齐红晶

【摘要】鉴定工作在档案的形成过程中起关键作用，决定文件是否转为档案以及档案的“精、全”质量。本文主要对档案鉴定的作用进行分析。

【关键词】档案；鉴定；作用

一、鉴定在档案形成中的关键作用

档案是具有保存价值的文件，社会活动中形成的文件是否能保留转存为档案是人们鉴定选择的结果，文件进入档案领域要经过鉴定这一关的资格审查，保管期满的档案文件也会通过鉴定这样的手段决定存毁，鉴定掌握档案的生杀大权，决定着文件的生命期。社会活动形成的文件当它们没有成为档案时，其占有者可以处置或者任其自生自灭，只有成为档案后才进入“安全港”。选留文件和划分保管期限是鉴定工作的职能，通过科学的鉴定才能把有价值的文件转为不同保管期限的档案，使人类活动的知识信息精华得到有效保存。纵观所有档案馆、室的档案都是按照一定的标准经过鉴定保存起来的不同内容、不同形式和载体文件材料，从这个意义上说，如果没有鉴定工作，所有文件都不能成为档案，因此，鉴定是形成档案的关键。

二、鉴定是档案管理的起点和终点，并贯穿在档案管理的其他业务环节之中

对收集工作而言，先要有归档范围和档案标准（归档文件的内容价值划分标准及质量标准），这样才能区分档案与非档案文件，才能有的放矢地进行收集，因此鉴定工作在先，对收集工作起控制收集范围和收集质量的作用，当文件收集之后，经过归档鉴定才能成为档案，由此可知，鉴定工作是收集工作的先导和关卡。在档案整理工作中，需要按照鉴定标准区分不同价值的文件，划分不同保管期，在此基础上按照档案整理的工作程序进行分类组合和排序的系统化整理，所以鉴定工作渗透在整理工作之中。档案编研工作的“选材”要对所选取的材料进行真实性、原始性、完整性的鉴辨，决定取舍，所以编研工作的选材取材过程也是根据编研需要进行鉴定选择的过程。鉴定与利用也有关系，档案具有内部性，利用范围要受限制，历史档案的开放利用要经过鉴定，文件的定密与解密要进行鉴定，电子档案的传送流通也要经受一定的审查鉴定，所以鉴定工作对档案的利用范围起控制作用。

通过以上分析可知，鉴定工作不仅决定了档案的起点和终点．而且存在于档案业务的其他环节之中。

三、鉴定是优化档案、提高档案管理效益的杠杆

我国档案优化问题日益突出。在档案馆的建立发展时期，为了丰富馆(室)藏和利用工作，经过几十年积累，档案的庞杂和管理效益的矛盾就表现出来了。造成档案庞杂的原因是多方面的：一是因为基层部门档案人员缺乏鉴定专业知识，归档鉴定工作质量不高，致使低值文件和非档材料混入档案；二是缺乏监督和复查措施，致使档案优化难以保障；三是时过境迁，许多原来有用的档案逐渐失去效用。如果库存档案鉴定工作长期停滞，只进不出就会使问题越积越多。许多老企业和事业单位的档案已爆满，库房的图纸、材料塞得无法周转，有些机关将多年积累未经鉴定的工作材料存放在橱顶上、走廊的纸箱中。许多档案馆有不少待鉴定、待销毁复查的档案文件，一方面低值和失效档案充斥，另一方面社会需要的档案又残缺。机构撤并和人员精简更加重了原来的工作负担。只有通过鉴定才能及时清除无用材料，消肿减负，提高管理效益。鉴定工作经常化、程序化才能优存劣汰，使档案整体优化，并使档案部门的管理走上良性的可持续发展的道路。

鉴定对档案优化的作用不仅表现在对无用文件的清除方面，更体现在对档案结构的调整和有用文件增补方面，发挥存精去朽的双向作用。

四、鉴定工作是对现代文件系统进行监控管理的必要手段

广义的档案鉴定理论认为，鉴定工作不是传统概念上的档案管理后置环节．它是文件系统中进行档案选留和监控管理的一种机制和功能，这项工作贯穿在文件管理的全过程，涵盖各种内容和载体的文件，由文件生命全程各阶段的管理人员共同完成。这项工作通过建立并实施文件归档范围与价值鉴定标准，归档工作连锁责任制和约定的工作程序及相应的工作手段来实现既定工作目标。从宏观上来说．鉴定工作就是对现代文件流程进行监督控制的一种手段，它要对文件中具有保存价值文件和不具有保存价值文件进行分流，以实现对失去效用文件的淘汰和档案的选留，要对具有档案价值文件的质量和使用范围进行监控，在电子文件操作系统中，将鉴定标准转化成自动识别程序，使电子文件系统能自动控制文件流向，控制使用范围，截留应归销文件并自动组合成电子档案。通过以上分析，鉴定工作是档案管理部门应对现代文件管理变化挑战的必要手段。

五、鉴定工作是适应改革形势和机构人员变动的必要措施

我国基层档案部门长期以来档案只进不出情况较为普遍，老的档案人员调离或退休．在签定工作方面的欠账给后任者带来很大负担。改革形势下机构和人员变动频繁，人员精简，机构变动。庞杂的档案造成管理上的种种问题，尤其是破产企业和撤销机关的档案，处理起来十分困难，有的单位就将档案“打包”交给档案馆，成了一种包袱。在改革形势下，鉴定工作尤显重要，需要及早抓紧做，不留欠账，以适应社会变动的需要。

综上所述，鉴定的作用主要是通过鉴辨文件的保存价值确定其取舍，对有保存价值的文件而言，鉴定是它们通向档案殿堂的通道、桥梁，这也是积累档案财富，选留人类社会活动信息精华的手段。对无用的或失效的文件而言，鉴定就是一块挡板。通过鉴定不断存入和积累有用文件，又不断淘汰无用文件，使档案成为人类的珍贵信息资源和文化遗产，同时也实现了对各类文件的有效管理。

【参考文献】

[1]杨彬.档案鉴定工作的重要意义[J].兰台世界,2015(S3).

[2]吴江华.论电子环境下档案价值鉴定的重要性[J].档案学研究,2001(02).